Personalcontrolling: Definition, Vorteile, Leitfaden

Personalcontrolling: Definition, Vorteile, Leitfaden

294 Milliarden E-Mails...
65 Milliarden WhatsApp Nachrichten...
500 Millionen Twitter-Tweets...
pro Tag. So viel Daten werden allein über drei der gängigsten Medien am Tag generiert.

Während dieser Daten noch einigermaßen nachzuvollziehen sind, entzieht sich die insgesamt generierte Datenmenge schnell unserer Vorstellungskraft (oder unserer Fähigkeit eine Ansammlung an Nullen in Worten auszudrücken).

Big Data, also Massendaten, bestimmen unsere Welt. Sie bestimmen unser Leben und durch Personalcontrolling auch längst unser Arbeitsleben.

Die Datenerfassung, -auswertung und -kapitalisierung von Daten hat sich in der Geschäftswelt dramatisch entwickelt.

So dramatisch, dass die Stärke und die Vorteile von Personalcontrolling heute attraktive Arbeitgeber auszeichnen.
Mehr noch: Steht Ihr Unternehmen am Ende des Spektrums, sind die Zukunftsaussichten schlecht bis selbstzerstörerisch.

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Inhalte:

Ist Ihr Unternehmen „data-driven“? Zwischen Überlebensfähigkeit, Erfolg und Untergang

Befürworter und Kritiker von Datenlawinen und -auswertungen sind sich nicht in vielen Punkten einig, doch in einer zentralen Haltung gegenüber aller Daten sind sie meist d’ac­cord:

Es geht nicht mehr darum, wie viele Daten es gibt - es geht darum, wie diese Daten verwendet werden.

Änderungen in der Art und Weise, wie Daten verwendet werden

Es gab noch nie so viele Informationen auf der Welt.

Man könnte sagen, dass dies an Dingen wie dem Aufstieg von Smartphones, Sensoren und Fahrzeugen und Geräten liegt, die mit dem Internet verbunden sind. Viele der Dinge, die wir berühren und mit denen wir arbeiten, produzieren die Daten selbst.
Der eigentliche Grund für diesen Anstieg ist jedoch, dass Datenanalysen und automatisierte Antworten auf analytische Entscheidungen nützlicher werden.

Die Explosion von Daten in den letzten 10 Jahren hat zu einem positiven Zyklus von Datenanalysen und -akten geführt, was zu wieder neuen Erkenntnissen, neuen Daten und weiteren Datenanalysen führte.

Es entstand ein ewiger Kreislauf, aus dem es keinen Ausweg geben wird - einfach weil die Erkenntnisgewinne aus Daten zu valide, wertvoll und vorteilhaft geworden sind.

Unternehmen sammeln mehr Daten als je zuvor.
Und Ihr Unternehmen sollte es in den hektischen Zeiten des deutschen Arbeitsmarktes und unserer westeuropäischen Demografiesituation auch tun.

Warum? Weil die Vorteile von Personalcontrolling so stark und einzigartig sind, dass Sie in Themen wie

Angesprochen auf die Wichtigkeit von Personalcontrolling und dem Umgang mit modernen People Analytics, kann Tim Grove als operativer Vorstand der Harbinger AG aus der Praxis sagen:
„Unternehmen müssen heute gut darin sein, die nächsten Entwicklungen vorherzusehen und in Echtzeit zu reagieren. Im aktuellen Arbeitsmarkt, aber besonders im Bewerbermarkt der mindestens nächsten 8-10 Jahre, wird sie das überlebensfähig und erfolgreich machen.“

Wir begleiten HR-Leader zur modernsten HR-Struktur für ihr Unternehmen.
Kennzahlenbasiert und Ergebnis-relevant.
Nach Zusendung Ihrer E-Mail-Adresse fragen wir Sie nach Informationen zu Ihrem Unternehmen. Im Anschluss an Ihre Antwort senden wir Ihnen entsprechendes Material zu, sofern der Austausch auch im Interesse der Harbinger AG liegt.

Und was, wenn Unternehmer, CEOs oder Personalleiter sich dieser datengesteuerten Haltung verweigern und auf die Karte ‚Es ist bisher noch immer gut gegangen‘ setzen?

„Diese Haltung ist nur menschlich. Der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier und gerade die Babyboomer-Generation meisterhaft darin, jede Herausforderung zu umschiffen.
Diese Herausforderung ist allerdings auf Titanic vs. Eisberg Niveau.“, so Grove weiter und erklärt:

„Unsere Erwerbstätigenzahl in Deutschland geht bis 2035 um 5-8 % zurück und einfach gesagt kommt für zwei Babyboomer [kurz vor der Berentung - Anm.d.Red.] nur ein Gen Z'ler [jüngste Generation des Arbeitsmarktes - Anm. d. Rd. ] nach, die sich in den Ruhestand verabschieden.

Der Glaube an die Selbstregulation des Marktes ist Dinosaurier-Denken und wird ganze Unternehmen an die Grenze des wirtschaftlichen Überlebens und darüber hinaus stoßen.

Es zeichnet sich eine klare Unterscheidung zwischen 'modernisiert Eure HR-Aufgaben, rüstet Personalarbeit strategisch auf und nutzt Daten - oder geht mit dem Schiff unter' ab.“

Definition: Was ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling ist ein wichtiger Teil des Personalwesens (HR), der Unternehmen hilft zu verstehen, wie Menschen miteinander und mit ihrer Umgebung interagieren. Es bietet auch Einblicke in die Meinung der Mitarbeitenden zu ihrer Arbeit und Unternehmenskultur.

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Weiterhin ist es der Prozess des Sammelns von Informationen und wichtigen Metriken über Ihre Mitarbeitenden und die Organisation selbst, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und besser zu verstehen, wie sie beide funktionieren.

Mit diesen Informationen finden Sie Schwachstellen in Ihrem Unternehmen und beheben sie, um Kennzahlen wie Effizienz, Produktivität, Bindungsraten, Schulungseffektivität und andere Dinge zu verbessern, die direkt und indirekt Ihrem Geschäftsergebnis einwirken.

Die Vorteile von Personalcontrolling bedeuten vor allem, dass strategisches Personalmanagement für Ihr Unternehmen nicht nur Wunschgedanke, sondern objektiv und valide möglich ist.

Was sind die Vorteile von Personalcontrolling?

Die Vorteile von Personalcontrolling beweisen vor allem, dass Sie das Engagement und die Bindung Ihrer Mitarbeitenden aktiv beeinflussen und verbessern können.

Erfahren Sie mehr über dieses leistungsstarke Must-Have Ihrer HR Abteilung über unsere 7 wichtigsten Vorteile von Personalcontrolling und Ihre Benefits als Personalverantwortliche, sortiert nach Wichtigkeit.

1. Optimiert Recruiting & Personalgewinnung

Sammeln Sie wichtige Rekrutierungsmetriken wie Kosten pro Einstellung, Ertragsquote, die immer wichtiger werdende Offer Acceptance Rate (OAR), Qualität der Einstellung, Qualität der Quelle oder auch Bewerber pro Stelle. Werten Sie diese Daten im Prozess besonders gegen Ihre Vakanzzeiten, time to hire und time to fill aus.
Es ist die Grundvoraussetzung dafür, um Ihre Personalgewinnung zu verstehen, Einstellungsprozesse zu verkürzen und zu vergünstigen und vor allem für Ihre datenbasierte Zukunft im Recruiting, die Hiring Analytics.
Beginnen Sie mit den oben genannten Metriken vor allem auch, um zu verstehen, was funktioniert und was Sie ändern müssen, also: Welche Änderungen können Sie vornehmen, die dem Unternehmen helfen?

Die häufige Krux: das Match-Fit von Bewerbern

Eines der schwierigsten Dinge für Unternehmen ist es, die richtigen Leute für die richtigen Jobs zu finden.
Auch hohe Fluktuationsraten können Ihr Unternehmen viel Geld kosten.

Was kostet Flukuation pro Position Branche Fluktuationskosten Kosten fuer neue Mitarbeiter Statistik Schaubild  page 0001

66% aller CFOs geben zu, dass sie keine Menschen einstellen, die gut zur Kultur ihres Unternehmens passen.
Es ist also wichtig zu wissen, wen Sie einstellen sollten.
Sie möchten schließlich, dass neue Mitarbeitende schnell zu Leistungsträgern werden, so zufrieden, engagiert und produktiv wie möglich.
Und Sie möchten, dass Ihre ungewollte Fluktuation sinkt und künftig weniger Geld für Einstellungen ausgeben.

HR-Analysen (besonders Hiring Analytics) innerhalb des Personalcontrolling können alle Informationen und Fähigkeiten eines Kandidaten offenlegen, mit den Fähigkeiten und Verhaltensweisen Ihrer Top-Performer vergleichen.
Weitergesponnen kann passende Software über Algorithmen eine Auswahlliste der bestmöglichen Kandidaten erstellen.
Beispielsweise können situative Beurteilungstests sicherstellen, dass ein Kandidat über die richtigen Fähigkeiten verfügt, um eine bestimmte Rolle adäquat zu besetzen.
Dies spart die Zeit von Personalvermittler und Geld für Ihr Unternehmen, weil Sie sich weniger von teuren, externen Headhuntern abhängig machen.

Was ist Ihr größter Vorteil von Personalcontrolling im Recruiting?

Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Sie beim ersten Mal die richtige Person einstellen.
Das bedeutet auch eine kürzere Einarbeitungszeit, weniger interne Ressourcen während des Onboardings, eine höhere Produktivität und größere Bindung - alles durch das maximale Matchfit zwischen Bewerber und offener Stelle im Unternehmen.

2. Stärkt Retention & Personalbindung

Die Vorteile von Personalcontrolling müssen diese Qualität enthalten: die Fluktuationsrate Ihrer Mitarbeitenden zu verringern - oder eben andersherum; sie müssen Ihre langfristige Mitarbeiterbindung aktiv erhöhen.
Mit den angesprochenen dramatischen Entwicklungen in unserem Arbeitsmarkt wird sich auch Ihre Konkurrenz auf die Bindung der Mitarbeitenden konzentrieren.

Es gilt: Je besser Ihr Unternehmen seine Leistungsträger und High Performer bindet, desto

  • leistungsstärker ist Ihr Business
  • geringer sind Ihre Kosten im explodierenden Recruitingmarkt
  • höher sind Ihre Weiterempfehlungsraten durch Mitarbeitende, die mit Ihrem Unternehmen emotional verbunden sind
  • zufriedener sind Ihre Kunden durch geringen Wechsel ihrer Ansprechpartner
Wichtigste Recruiting Kennzahlen KPIs Personalgewinnung Personalcontrolling People Analytics im Recruiting einfuehren Hiring Analytics page 0001

Der Effekt ist am deutlichsten, wenn sich ein Unternehmen auf einen bestimmten Job oder eine Gruppe von Mitarbeitern konzentriert. Eine gezielte Aufbewahrung, die auf People Analytics basiert, kann den Umsatz von Mitarbeitern um viel senken.

Alle unsere Klienten bei der Harbinger AG, die seit mindestens drei Jahren solche Analysen führen, mit uns gemeinsam interpretieren und entsprechende Maßnahmen ableiten, haben sie Ihre Fluktuation auf Managerebene im Vergleich zum jeweiligen Markt um 19 % gesenkt.

3. Senkt Fluktuation, besonders mitarbeiterseitige Kündigungen

Und damit sind wir beim Thema. Das Wort Kündigungswelle geistert durch deutsche Zeitungen und macht wahrscheinlich auch vor Ihrem Unternehmen nicht Halt.

Die Vorteile von Personalcontrolling treffen das Thema Fluktuation voll. Durch Personalcontrolling gewinnen Sie Einblicke in:

  • welche Mitarbeiter gehen und warum
  • Ihre Bindungs- und Fluktuationsrate
  • welche Abteilungen eine überdurchschnittliche Fluktuation haben
  • vorzeitige Fluktuationsrate bei Neueinstellungen
  • und welche Mitarbeiter in Zukunft am ehesten gehen werden.

Mit diesen Informationen kann Ihr Unternehmen die Fluchtgefahr Ihrer Mitarbeitenden senken. Natürlich steht davor der strategische Schritt, herauszufinden, warum diese Leistungsträger künftig gehen möchten.
Dann ist es an der Zeit, spezifische Pläne zu entwickeln, um sie zu behalten.
Ist Ihnen dieser Schritt zu groß / zu komplex, melden Sie sich zum Thema 'Strategien für Ihre Mitarbeiterbindung' bei uns.

Mitarbeiterbindung verstehen Formen der Bindung Retention Management Unterschiede ungewollte Kuendigungen vermeiden Schaubild Fluktuation page 0001

HR-Analysen können schnell herausfinden, warum Mitarbeiter gehen und was die Trends sind. Exit-Interviews geben Ihnen Aufschluss darüber, warum Mitarbeiter gehen möchten/werden und Feedbackgespräche mit High Performern, warum sie bleiben wollen.

Es ist wichtig für die Leistung Ihres Unternehmens, dass Sie diese Gründe verstehen.
Und Personalcontrolling ist dabei der Schlüssel, eben diese Potenziale zu finden.

Zusatztipp: Sammeln Sie Daten von Mitarbeiterumfragen sammeln und machen Sie aus den Ergebnissen einen Business Case. Beziehen Sie diese wertvollen Informationen in Ihre Organisationsentwicklung ein.

4. Erhöht Produktivität & Performance

Mit HR Analytics und wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) können Sie herausfinden, wie viel jeder Mitarbeiter für Ihr Unternehmen wert ist.

Sie sollten vor allem erörtern können, wer Ihre besten Mitarbeiter sind. An welchen Köpfen hängt die Produktivität in einzelnen Teams und Abteilungen?

Messen Sie also Mitarbeiterproduktivität bewusst strategisch, erstellen Sie im besten Fall einen Produktivitätsindex.
Diese Erarbeitungen helfen Ihnen nun als Standard bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Und bieten - richtig aufgesetzt - jeder Führungskraft eine enorme Unterstützung in jedem neuen Bewerbungsgespräch:

  • Wer und welche Qualifikationen haben sich für diese Stelle bei uns bewährt?
  • Was macht einen High Performer für diese Aufgabe aus?
  • Wonach suchen wir für diese Stelle?

Ihr gesamter Personalbestand, alle Ihre Mitarbeitenden können einen besseren Job machen und das Endergebnis verbessern, wenn Sie als Unternehmen die Motivation, Produktivität und Effizienz durch Personalcontrolling besser verstehen.

Performance Management Mitarbeiterproduktivitaet messen Leistungstraeger ausmachen High Performer erkennen Schaubild Uebersicht Methoden Beratung page 0001

Diese Art der Analytics geben Ihnen Informationen darüber, wie Mitarbeiter miteinander sprechen und wie Abteilungen zusammenarbeiten.

Das geht so weit, dass Personalcontrolling Ihnen aufzeigt, wie Mitarbeiter bestimmte Apps verwenden und wie sich dies auf die Team-Produktivität und die Performance der einzelnen Mitarbeitenden auswirkt.

Sie können die Leistung, Zusammenarbeit und Produktivität verbessern, indem Sie interne Prozesse optimieren und den Mitarbeitern ihre Arbeit erleichtern.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise herausfinden kann, wie produktiv Ihre Remote -Mitarbeiter sind, kann es diese Informationen verwenden, um seine Richtlinien zur Arbeit aus dem Homeoffice anzupassen.

5. Fokussiert Personalentwicklung & "learning on the job"

Daten können Ihnen sagen, wo Ihre Mitarbeiter ihre Fähigkeiten verbessern.

Die Vorteile von Personalcontrolling werden besonders bei Trainings und Schulungen sichtbar. Sie werden die endlose Diskussion kennen: "Schulen wir zu viel oder zu wenig? Wir können wir das Thema kosteneffizienter halten?"
Genau an diesem Punkt geben Ihnen richtig durchgeführte Analysen aus der HR Aufschluss:

Schauen Sie auf:

  • Schulungsbudget pro Abteilung / Team / Mitarbeiter
  • Inanspruchnahme / Partizipation an Schulungen
  • Effekt auf die Leistung nach Abschluss (siehe Punkt 4 dieser Liste)
Statistiken zu Personalentwicklung Learning and Development L D learning on the job Entwicklungsmoeglichkeiten Studien Schaubild Umfrage page 0001

Das sind die Mindestdaten, die Sie benötigen. Nun machen Sie sich an einen eigenen Benchmark.
Erstellen Sie einen Index für Schulungen.

Dieser sollte sich ergeben aus:

  • Beurteilung des jeweiligen Trainings durch die Teilnehmer
  • Feedback des Dienstleisters zu Teilnehmenden
  • Erwartete Steigerung / Verbesserung des Status quo / der Performance durch die Schulung
  • Messbare Steigerung der Leistung durch das Training


Mithilfe eines solchen Vorgehens machen Sie jede Schulung und jedes Trainingsangebot messbar.
Sie kommen wahrscheinlich sogar zu einer Erhebung des Return on Investments. Im besten Fall stärken und erweitern Sie erfolgreiche Schulungsformate und brechen erfolglose früh ab, um Kosten zu sparen.

Auf diese Weise können Sie relevante Lern- und Entwicklungsprogramme erstellen, die Ihren Mitarbeitern helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und neue zu lernen.
Mitarbeitende verbessern Ihre Leistung, Ihr Unternehmen erreicht seine Ziele schneller, während Sie aktiv Zeit und Geld zu sparen bzw. Schulungsbudget gewinnbringend einsetzen.

Diese Art der Erhebung, Interpretation und Erstellen eines Schulungsindex ist Teil unseres Framework, ein People Analytics Tool, das Ihrem Unternehmen schnell und unkompliziert Antworten in den angesprochenen Themen liefert.
Fragen Sie dazu hier eine Beratung an, wenn Sie hier Unterstützung benötigen.

6. Verbessert die Employee Experience (EX)

Die attraktivsten Arbeitgeber setzen die Employee Experience an die Spitze Ihrer HR-Agenda für die nächsten Jahre.

Mit der knappen Abkürzung EX hat die Mitarbeitererfahrung nicht nur längst eine internationale Kenngröße erhalten. Sie steht im Zentrum Ihres Geschäftserfolgs.

Und so lassen sich direkte Korrelationen zwischen der Employee Experience und

  • der Mitarbeiterbindung
  • der Fehlzeiten (besonders dem Absentismus)
  • der Qualität der erbrachten Arbeit und der
  • der Anzahl der Arbeitsunfälle

nachweisen.

Wie geschieht das? Sie ahnen es... über HR Datenanalysen.

Diese Vorteile von Personalcontrolling machen auch vor dieser modernen Kennzahlen nicht Halt.

Employee Lifecycle page 0001


Als zentrales Schaubild im Thema hilft der Employee Lifecycle stets treffend. Er illustriert die Phasen einer Mitarbeiterkarriere, jeder Karriere.

Von der ersten Aufmerksamkeit zwischen Bewerber und Unternehmen, über die Rekrutierung, dem Onboarding in die Organisation, über die Entwicklung und erhoffte langfristige Bindung - bis hin zum Austritt eines Tages, im klassischen Fall der Renteneintritt und nicht die Kündigung.

Durch den rapiden Anstieg der Wechselbereitschaft und massenhaften Gedanken an Jobwechsel steckt unser Arbeitsmarkt mitten in einer historischen Krise.
Die jungen Generationen des Arbeitsmarktes verlassen ihre Arbeitgeber - auch Ihr persönliches Unternehmen - ohne mit der Wimper zu zucken.

Gefühlte Prognosen, wie sich Ihre eigene Fluktuationsrate entwickeln wird; die subjektive Einschätzung der Vorgesetzten zu Mitarbeiterzufriedenheit oder die klassische Umfrage im 1-, 2- oder 3-Jahresrhythmus sind schlichtweg nicht gut genug, nicht ausreichend. 

Ein echtes Entgegenwirken wird Ihnen über strategisches Personalmanagement gelingen, das alle Benefits und Vorteile von Personalcontrolling ausspielt.
Dabei wirken Sie auf jede Phasen des Employee Lifecycles (siehe oben) ein und beeinflussen sie zu Ihren Gunsten.

Daraus ergibt sich eine bessere Employee Experience; eine, die sich weiterhin messen, evaluieren und optimieren können.

Ein Missachten dieser Entwicklung kostet Sie wahrscheinlich mehr als die Zufriedenheit einzelner Leistungsträger, es würde in diesem chaotischen Arbeitsmarkt ihr gesamtes Geschäftsmodell gefährden.

7. Spart Personalkosten, senkt sonstige Ausgaben

Workforce Analytics und Personalcontrolling können Ihrem Unternehmen helfen, sein Budget besser zu nutzen.

Beide zeigen, wie viel jeder investierte Euro in Ihre Mitarbeitenden wert ist (oder sein könnte).

Entsprechende Software-Lösungen kann die HR- und Finanzabteilung zusammenbringen und ihnen eine einzige Quelle der Wahrheit geben. Klingt bahnbrechend, passiert aber tatsächlich.
Auf diese Weise erhalten beide Teams ein gutes Verständnis für Metriken wie ROI, Gehaltsstruktur und weitere Personalkennzahlen - unbedingt erforderlich, um die eigene Organisation als Ganzes weiterzuentwickeln.

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Dabei greifen komplexe - und sich gegenseitig beflügelnde - Mechanismen.
Richtig angewendet sollte Ihr Anspruch sein, diese und umliegende Personalkennzahlen positiv zu beeinflussen:

  • Fehlzeiten (besonders krankheitsbedingte)
  • Fehlzeiten nach Teams und/oder Führungskraft
  • arbeitnehmerseitige (ungewollte) Kündigungen
  • Fluktuation nach Teams und/oder Führungskraft
  • Nachfolgemanagement / Nachfolgequote
  • Belastungsquote
  • Engagement pro Mitarbeiter
  • Wirksamkeit pro Mitarbeiter
  • Schulungskosten pro Mitarbeiter
  • Zeit bis zum optimalen Produktivitätslevel pro Mitarbeiter
  • Vakanzzeit von offenen Stellen
  • Ertragsquote in der Personalgewinnung
  • ...und viele weitere, je nach Geschäftsmodell und Fokuszahlen

Wo fangen Sie an? Ihr sicherer Weg zu erfolgreichem Personalcontrolling

Das Framework der Harbinger AG vereint alle Eigenschaften und Vorteile von modernem Personalcontrolling in einem Produkt.
Vor allem aber führt es Sie auf den richtigen Weg:

  • nur die Daten zu erfassen, die für Ihr Geschäftsmodell wichtig sind.
  • in dem es Ihnen marktgenaue Interpretationen ihres Status quo liefert
  • und dabei ihre Zeit und interne Ressourcen zu sparen

Es blickt auf alle relevanten Personalkennzahlen für Sie. Wir filtern daraus die wichtigen Punkte und machen aus einem "bunten Blumenstrauß" (Ihren Daten, Beispiel siehe Bild unten) für Sie erprobte Methoden.

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Kennzahlenbasiert und Ergebnis-relevant.
Nach Zusendung Ihrer E-Mail-Adresse fragen wir Sie nach Informationen zu Ihrem Unternehmen. Im Anschluss an Ihre Antwort senden wir Ihnen entsprechendes Material zu, sofern der Austausch auch im Interesse der Harbinger AG liegt.

Mehr zu den Themen Kennzahlensysteme und Personalkennzahlen:

In diesem Artikel geht es um:

  • Personalcontrolling
  • HR Controlling
  • Definition von HR Kennzahlen
  • People Analytics
  • HR Analytics
  • Recruiting Kennzahlen
  • Ziele der Personalplanung definieren
  • Unternehmerischer Wert von Mitarbeitenden
  • Mitarbeiterbindung verbessern
  • Kündigungen verhindern
  • Steuerung von Kennzahlen und KPIs
  • Verschiedene Fluktuationsarten
  • Humankapitalanalyse
  • Recruiting-Kennzahlen
  • Instrumente der Human Ressources
  • Personalkennzahlen
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  • Employee Experience
  • strategisches Personalmanagement
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