Was tun bei hohem Krankenstand? Analyse, KPIs & Maßnahmen im Überblick

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Hoher Krankenstand kostet Unternehmen Millionen. 

Viele handeln reaktiv und setzen nach dem Gießkannenprinzip irgendwelche Maßnahmen um.
Dabei verpassen sie oft den wichtigsten ersten Schritt: eine saubere Analyse der Ursachen. 

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Fehlzeiten auf das richtige Fundament stellen – mit konkreten KPIs, Visualisierung und dem Blick für das Wesentliche.

Das Wichtigste auf einen Blick

Das müssen Sie wissen, wenn Sie Ihren hohen Krankenstand nachhaltig senken wollen:

• Ein hoher Krankenstand ist meist Symptom, nicht Ursache. Ohne ein klares Verständnis der Kennzahlen und Zusammenhänge bleibt jede Maßnahme blind.
• Erst visualisieren, dann analysieren: Unternehmen mit systematischem KPI-Tracking sparen Kosten, Ressourcen und Nerven.
• Viele Projekte scheitern, weil wichtige Grundlagen fehlen. Schaffen Sie Transparenz über Kosten, Verteilung und Trends Ihrer Fehlzeiten.
• Individuelle KPIs sind der Schlüssel. Setzen Sie gezielt 5–8 messbare Indikatoren, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.
• Externes Sparring hilft dort, wo Betriebsblindheit bremst. Erst dann entfalten Investitionen in Maßnahmen ihren vollen ROI.

Warum hoher Krankenstand mehr als ein Gesundheitsproblem ist

Ein hoher Krankenstand im Unternehmen ist selten das eigentliche Problem – sondern fast immer ein Symptom. Die Krankenquote allein liefert oft nur einen Ausschnitt der Realität. Viele Unternehmen starten dennoch direkt mit Maßnahmen, ohne die Ursachen zu verstehen.

„Die Krankenquote ist nicht die ganze Wahrheit“

„Die Krankenquote ist nicht die ganze Wahrheit – oft ist sie nur ein kleiner Teil davon.“, so Tim Grove, operativer Vorstand der Harbinger AG.

Und weiter: „Unternehmen fragen regelmäßig eine Reduktion ihrer Fehlzeiten bei uns an. Bei einem Großteil der Fälle fehlt zu Beginn ein solides Grundverständnis der Zusammenhänge.

Krankenstand ist selten der Kern des Problems. Viel aussagekräftiger sind oft umliegende Zahlen, wie Altersstruktur, Arbeitsbelastung oder Teamdynamik – also Kennzahlen, die die wahren Ursachen abbilden.“

Welche Rolle Führung dabei spielt, zeigen wir auch im Beitrag „Führungsverhalten vs. Krankenstand“ – inklusive typischer Mustern, wie schlechte Kommunikation oder fehlende Steuerung den Krankenstand in die Höhe treiben können.

Die wirtschaftliche Wirkung verstehen und visualisieren

Ein hoher Krankenstand verursacht nicht nur Ausfälle – sondern reale Kosten, Produktionsengpässe und Belastungen für andere Teams. 

Um gegenzusteuern, braucht es eine visuelle Darstellung der Auswirkungen auf Ihr Geschäft. 

Viele Unternehmen unterschätzen die Wirkung ihrer eigenen Daten.

Wie Sie Ihre Fehlzeiten datenbasiert analysieren und mit den richtigen KPIs unterfüttern, lesen Sie auch im Beitrag „Fehlzeitenanalyse: Alle Kennzahlen, Benchmarks & Trends 2025“.

Krankenstand visualisieren – mit den richtigen Zahlen

Tim Grove, der über 120 Projekte zu Fehlzeiten begleitet hat, betont: 

„Unternehmen sparen massiv Zeit, Ressourcen und Opportunitätskosten, wenn sie eine solide Datenbasis schaffen. Ab ca. 200 Mitarbeitenden ist es ein Muss, Fehlzeiten zu visualisieren und relevante KPIs zu tracken.“

Die Verantwortlichen vor Ort wissen meist selbst, welche Kennzahlen kritisch sind. Unsere Analyst:innen unterstützen gerne, aber: „Es ist keine Raketenwissenschaft – und der selbst-edukative Teil hilft unseren Klienten enorm, ihre Probleme wirklich zu verstehen.“

Effektiver Start statt langes Projekt

Wenn die Grundlagen bereits vorliegen, läuft ein Projekt zur Krankenstandsanalyse wesentlich effizienter. Wie Grove sagt:

„Unser Mehrwert ist dann am größten, wenn wir diese Grundlagen direkt sehen und analysieren können – so konzentrieren wir uns auf die Maßnahmen mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis.“

Viele Unternehmen zahlen hohe „Urgency Fees“, weil intern kein Experte für die Kennzahlen rund um Fehlzeiten etabliert ist. Dabei wäre genau das ein echter Vorteil – für Tempo, Qualität und Nachhaltigkeit.

Grundlage schaffen heißt: Krankenstand auswerten lernen

Wie kommt Ihr Unternehmen in diese starke Ausgangsposition? Indem Sie gezielt drei Grundlagen schaffen: Visualisierung, Analyse und KPI-Definition. Erst danach sind Maßnahmen wirklich sinnvoll.

Fehlzeiten strukturiert analysieren: Daten & Tools

Womit beginnt jede fundierte Fehlzeitenanalyse? Richtig – mit der Frage: Was kostet es?

Fehlzeiten verursachen direkte und indirekte Kosten. Neben der Lohnfortzahlung zählen dazu auch Produktionsausfälle, Opportunitätsverluste und sogenannte Replacement Costs – etwa durch den Einsatz von Leiharbeit.

Kosten durch Krankenstand als zentrale Kennzahl

Ihre erste Pflichtkennzahl: die konkreten Kosten von Fehlzeiten. Diese Zahl gehört in jedes HR- und Finanz-Dashboard und sollte regelmäßig mit Vorjahreswerten und dem Branchendurchschnitt verglichen werden.

Die wirtschaftliche Bewertung von Fehlzeiten bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen – denn jede Maßnahme zur Reduktion muss ihren Return bringen. Hier finden Sie unser System zur KPI-Festlegung.

Relevante Analysekategorien im Unternehmen

• Gesamte Krankenquote (rollierend, monatlich, jährlich)
• Fehlzeitenkosten absolut und relativ zur Personalkostenquote
• Unterschiede nach Geschäftsbereichen, Teams, Schichten
• Auslastung & Produktivitätsverluste im Verhältnis zu Absentismus
• Krankenstand nach Alter & Betriebszugehörigkeit

Erweiterte Perspektiven für tiefere Analysen

• Verteilung von Kurz- vs. Langzeiterkrankungen
• Unterschiede zwischen Führungslinien (z. B. Supervisor-Level)
• Status von BEM-Prozessen
• Interne Reporting-Qualität & Dashboard-Abdeckung

KPIs bei hohem Krankenstand richtig festlegen

Die Visualisierung Ihrer Fehlzeiten ist nur der erste Schritt. Im zweiten Schritt geht es darum, die richtigen KPIs für Ihren Krankenstand zu definieren.

Wie Sie Fehlzeiten-KPIs richtig priorisieren

Jedes Unternehmen ist anders – und Ihre KPIs müssen das widerspiegeln. Eine gute KPI ist:

• Repräsentativ für das eigentliche Problem
• Vergleichbar mit historischen Werten und Benchmarks
• Beeinflussbar durch konkrete Maßnahmen

Vermeiden Sie KPI-Inflation: Fokussieren Sie sich auf 5–8 zentrale Kennzahlen – nicht mehr.

Eine Übersicht typischer Fehlzeiten-KPIs – von Krankenquote über Ersatzkosten bis zur Teamverteilung – finden Sie auch in unserem Beitrag zum Bradford Faktor. Er zeigt, wie stark einzelne Fehlzeiten Ihre Bilanz beeinflussen können.

Leitfragen zur KPI-Findung bei Fehlzeiten

• Wie entwickelt sich Ihre Krankenquote im 3-Jahres-Trend?
• Wo liegen die größten Abweichungen zur Branche?
• Welche Alters- oder Berufsgruppen verursachen überdurchschnittliche Fehlzeiten?
• Wo entstehen durch Absentismus die größten wirtschaftlichen Schäden (z. B. Kundenprojekte, Ausfälle in Schlüsselrollen)?
• Ab wann wird Ihre Krankenquote zu einem ernsthaften Risiko?

Visualisierung typischer Fehlzeiten-KPIs

Erste Maßnahmen ableiten – intern oder mit Partnern?

Wenn Sie Ihre Fehlzeiten analysiert und zentrale KPIs definiert haben, lassen sich erste Maßnahmen oft direkt daraus ableiten. Viele Ursachen werden auf Basis der Daten erstmals sichtbar – und genau hier beginnt der entscheidende Unterschied zwischen Reaktion und Strategie.

Interne Ressourcen gezielt einsetzen

In vielen Fällen können HR Business Partner:innen oder Teamleitungen bereits erste Schritte selbst gehen: Kommunikation anpassen, Dienstpläne überarbeiten, Führungskräfte schulen oder BEM-Prozesse aktiver gestalten. Diese „Quick Wins“ sind wichtig – aber meist nicht ausreichend.

Wie Sie mit strukturierten Gesprächen nach Rückkehr aus der Krankheit Klarheit schaffen, lesen Sie im Praxisleitfaden zum Krankenrückkehrgespräch – inklusive Ablauf, Tipps und typischen Stolpersteinen.

Wann interne Maßnahmen nicht mehr reichen

Hohe Krankenstände, die sich über Monate oder Jahre halten, weisen fast immer auf tiefere strukturelle Ursachen hin. Wenn die Entlastung im Alltag fehlt, Ressourcen fehlen oder das Problem intern als „nicht lösbar“ eingestuft wird, ist es Zeit für externe Begleitung.

Systematisch, strukturiert und wirtschaftlich

Ein professionelles Beratungsprojekt basiert auf den bereits vorhandenen Grundlagen und hilft dabei, zielgerichtete Maßnahmen zu entwickeln und deren Wirkung zu messen. So wird aus reaktiver Krisenbewältigung ein nachhaltiger Hebel für Effizienz und Gesundheit.

Der Blick von außen: Ihre wichtigste Ressource

„Durch den Blick von außen erkennen wir Hebel, die Unternehmen selbst nicht mehr wahrnehmen – einfach weil die Betriebsblindheit groß ist.“ Dieser Außenseiter-Vorteil ist häufig entscheidend, um alte Muster zu durchbrechen und echte Fortschritte zu erzielen.

Und erinnern Sie sich an den Anfang: Am Ende geht es um wirtschaftliche Wirkung. Die Reduktion Ihrer Fehlzeiten ist immer mehr wert als das Projektbudget.

Wann sich externe Unterstützung rechnet

Fehlzeiten sind mehr als ein HR-Problem – sie betreffen Prozesse, Führung, Kultur, Gesundheit und Wirtschaftlichkeit. Genau deshalb lohnt sich externe Unterstützung dann, wenn die internen Lösungsversuche keine nachhaltige Wirkung zeigen oder im Unternehmen Uneinigkeit über die nächsten Schritte herrscht.

Wenn Komplexität steigt, braucht es Moderation

In vielen Organisationen sind mehrere Stakeholder betroffen – HR, Betriebsrat, Führungskräfte, Gesundheitsmanagement, Controlling. Gerade hier bewährt sich die externe Moderation, um Zielkonflikte aufzulösen und den Fokus auf Zahlen, Wirkung und Maßnahmen zu lenken.

Als neutraler Partner auf Augenhöhe schafft Harbinger eine gemeinsame Basis: für Daten, Interpretation und konkrete Umsetzung. Auch schwierige Diskussionen – etwa über Arbeitsbelastung, Verantwortung oder Führungskultur – lassen sich so professionell und lösungsorientiert führen.

Typische Signale, dass externe Beratung sinnvoll ist

• Fehlzeiten bleiben trotz interner Maßnahmen auf hohem Niveau
• Es fehlt ein gemeinsames Verständnis von Ursachen und Wirkzusammenhängen
• Die Diskussion dreht sich im Kreis oder wird politisch geführt
• Das Thema ist mit Emotionen, Konflikten oder Angst besetzt
• Die wirtschaftlichen Auswirkungen sind erheblich – aber nicht konkret beziffert

Was Harbinger anders macht

Wir analysieren nicht nur – wir helfen Unternehmen, klare Entscheidungen zu treffen, mit Führungsteams verbindliche Maßnahmen zu entwickeln und diese auch in Richtung Betriebsrat und Belegschaft tragfähig zu vermitteln. Dabei kombinieren wir wirtschaftliche Perspektive mit Change- und Kommunikationskompetenz.

So wird aus einem komplexen Thema wie „hoher Krankenstand“ ein strukturierter Prozess mit konkreten Ergebnissen – und spürbarer Entlastung für alle Beteiligten.

Fazit: Wo steht Ihr Unternehmen auf der Fehlzeiten-Skala?

Fehlzeiten entstehen nicht über Nacht – und sie verschwinden auch nicht durch gute Vorsätze. Doch was wir in vielen Unternehmen sehen: Mit den richtigen Grundlagen lassen sich auch hohe Krankenstände nachhaltig senken.

Die 4 Grundlagen für weniger Fehlzeiten im Unternehmen

1. Wirtschaftliche Relevanz erkennen: Verstehen, was Fehlzeiten tatsächlich kosten – in Euro und in Folgewirkungen
2. Daten & Visualisierung: Eigene Zahlen systematisch erheben und auswerten, um Muster und Risikobereiche sichtbar zu machen
3. KPIs gezielt festlegen: Wenige, aber aussagekräftige Kennzahlen als Steuerungsgröße definieren
4. Maßnahmen strukturiert ableiten: Quick Wins identifizieren – und komplexe Ursachen mit externem Blick gezielt angehen

Woran Sie echten Handlungsbedarf erkennen

Jedes Unternehmen hat Fehlzeiten. Aber:

• Haben Sie ein einheitliches Verständnis der Ursachen?
• Kennen Sie Ihre wichtigsten Hebel – in Zahlen und Wirkung?
• Gibt es eine abgestimmte Strategie, wie Sie den Krankenstand reduzieren wollen?

Wenn Sie bei einer dieser Fragen zögern: Dann lohnt es sich, jetzt strukturiert zu starten. Fehlzeiten lassen sich managen – wenn Sie wissen, wo Sie ansetzen müssen.

Konkrete Maßnahmen gegen hohen Krankenstand

Holen Sie sich Unterstützung für fundierte Analyse & Umsetzung: Zum Fehlzeitenmanagement

→ KPIs & Controlling im Personalbereich:

• Personalkennzahlen: Die 11 wichtigsten HR-Kennzahlen für Führung und Steuerung
• Personalcontrolling: Die 7 größten Vorteile für Unternehmen

→ Fehlzeiten, Absentismus & Frühindikatoren:

• Krankenstand senken: 10 bewährte Maßnahmen gegen hohe Fehlzeiten
• Bradford Faktor: Was bringt das Tool wirklich – und wann nicht?

→ Projekt starten: Fehlzeiten nachhaltig senken:

• Fehlzeitenmanagement: Strategien, Analysen & ROI-starke Umsetzung mit Harbinger