Um Fehlzeiten wirklich verstehen zu können, benötigen Sie die richtigen KPIs im Thema Abwesenheit - für Ihr Unternehmen und Ihre Situation.
Der perfekte Startpunkt dafür ist die Fehlzeitenanalyse.
Für die Geschäftsführung haben eine Fehlzeitenanalyse und abgeleitete Aktionen großen Einfluss auf das Geschäftsergebnis.
Darum erfahren Sie in dieser Publikation:
Anhand der unten aufgeführten Schaubilder, Herleitungen und Kennzahlen können Sie eine Fehlzeitenanalyse selbst durchführen.
Eine Fehlzeitenanalyse misst sämtliche (sinnvolle) Kennzahlen zum Thema Abwesenheit und krankheitsbedingter Fehlzeiten.
Bedenken Sie aber, dass die Analyse nur die halbe Wahrheit ist - wenn überhaupt.
Sie sollte Bestandteil Ihres Fehlzeitenmanagements sein, aus dem sich Maßnahmen ableiten.
Im Idealfall haben Sie ein Krankenstand Dashboard installiert.
Bei Überschreitung gewisser KPIs führen dann einzelne Abteilungen oder Teams selbst entsprechende Aktionen ein. Die HR begleitet diese Maßnahmen, meist über HR Business Partner.
Zugegeben, das ist wirklich das Best Case Szenario - von Unternehmen oft angedacht, selten erreicht.
Was immer Sie auf Maßnahmenseite tun, um den Krankenstand zu senken oder zu kontrollieren, beachten Sie mindestens diese Regel:
Überschütten Sie nicht das gesamte Unternehmen per Gießkannenprinzip mit Maßnahmen.
Von 100 Aktionen bringen nur wenige echte Effekte und finanzielle Rendite.
Bei allen KPIs zu Fehlzeiten geht es darum,
Im Schaubild oben sehen Sie unsere Darstellung als Teil einer Fehlzeitenanalyse als Beispiel.
In die insgesamt 9 Krankenstandkennzahlen fließen jeweils unterliegende Metriken ein.
So bestimmen wir die Qualität und Quantität jeder dieser Bereiche und gleichen sie über Benchmarks mit der Branche des jeweiligen Unternehmens ab.
Bei unserer Darstellung gilt: je größer der Ausschlag der einzelnen Punkte im Bereich "Branche" nach außen, desto auffälliger/wichtiger ist die Kennzahl.
Ist der Ausschlag der einzelnen Punkte im Bereich "Unternehmen" größer, ist die einzelne Kennzahl für das Unternehmen kritischer. Ist der Ausschlag eines Punktes für das Unternehmen geringer, ist die Kennzahl positiver bzw. überdurchschnittlich gegenüber der Branche.
Im hypothetischen Beispiel unten sind also die Fehlzeiten gesamt, der Anteil der Kurzzeiterkrankungen, die Gesamtkosten der Fehlzeiten innerhalb der Lohnfortzahlung und der Anteil von Absentismus besonders auffällig, damit negativ für den Betrieb.
Mithilfe dieses Bildes kann sich das Unternehmen im Fehlzeitenmanagement nun gezielter auf die kritischen Bereiche konzentrieren.
Es soll Ihnen nur als Beispiel dienen, wie Sie selbst eine Fehlzeitenanalyse intern anschaulich darstellen können.
Schauen wir auf einige der dargestellten Kennzahlen und einige weitere, die auf diese einzahlen.
Die wichtigsten KPIs im Thema Krankenstand sind für jedes Unternehmen individuell zu bestimmen.
Möchten Sie schnell zu einer Kennzahl springen oder wiederfinden, nutzen Sie diese Sprunglinks:
Synonyme: Fehlzeitenrate oder -quote, K-Quote, AU-Quote
Zu dieser Metrik ist nicht viel zu sagen, außer dass sie die gängigste in der Liste ist.
Jedes Unternehmen - zumindest in Deutschland - erfasst diese Quote.
Die Entwicklung des Krankenstandes wird fast monatlich in der Presse diskutiert.
Trotzdem müssen wir als Berater für Fehlzeitenmanagement etwas anmerken.
💡 Tipp aus der Consulting-Praxis
Vorsicht beim Vergleich mit anderen Krankenstands-Berechnungen!
Lassen Sie sich etwa Gesundheitsberichte von Krankenkassen für Ihr Unternehmen ausstellen oder vergleichen mit allgemeinen Daten der Kassen, ist es oft ein Vergleich von Äpfeln und Birnen.
Krankenkassen sind (der Regelung nach) oft erst ab dem 3. Tag über eine Krankheit informiert.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat in einem Monat 10 Fehltage, aufgeteilt auf jeweils zwei Fehlzeitfälle á 5 Tage.
Bei 25 Arbeitstagen pro Monat sind das satte 40 % Krankenstand.
Die Krankenkasse aber erfasst beide Krankmeldungen ab Tag 3, kommt also auf 6 Fehltage und einen Krankenstand von 24 % für den Monat. Immer noch viel, aber ein großer Unterschied.
Erfassen Sie den Krankenstand Ihres Unternehmens (und später aller betrachteten Gruppen) so präzise wie möglich, im Idealfall über die Sollarbeitszeiten in Stunden oder Tagen.
Was ist der Benchmark für die AU-Quote?
Über unsere aktuelle Heat Map sehen Sie direkt, was die Benchmarks in Ihrer Branche sind und ob Sie interne oder externe Maßnahmen einleiten sollten:
Was können Sie aus dem Krankenstand ableiten?
Aus der Gesamtquote können Sie die durchschnittlichen Fehlzeitentage pro Mitarbeiter ableiten.
Dazu benötigen Sie durchschnittlichen Arbeitstage pro Jahr für alle Mitarbeiter.
Die Formel lautet dann wie folgt:
In Deutschland greift ab dem 42. Tag das betriebliche Wiedereingliederungsmanagement (BEM). Zumindest muss die Personalabteilung nach diesen sechs Wochen (am Stück oder einzeln) dem betroffenen Mitarbeiter BEM anbieten.
Wir brauchen also nicht philosophieren, aber wann man langzeitkrank ist - es ist per Gesetz definiert.
(Und auch nicht, ob der bürokratische Aufwand durch BEM wirklich maßgeblich zur Senkung von Krankenstand beiträgt.)
In der Fehlzeitenanalyse geht es einzig um die quantitative Unterscheidung, die Anteile von Kurz- und Langzeitkranken.
Berechnen Sie diese Quote unbedingt, denn das Ergebnis hat wesentlichen Einfluss auf die abzuleitenden den Maßnahmen.
Sie sollten bei der Verteilung mindestens eine Zweidrittelmehrheit zugunsten der Kurzzeiterkrankten haben, also Mitarbeiter mit maximal 41 Fehltagen pro Jahr. Besser noch, wenn der Anteil Ihrer Langzeitkranken unter der 25% - Grenze bleibt.
„Langzeitkranke bedeuten für uns doch keine Lohnfortzahlung mehr" werden Sie jetzt vielleicht argumentieren. Und haben recht.
Der Produktivitätsausfall für Ihr Unternehmen bleibt allerdings gleich. Der Ersatz dieser Leistung kostet sie (über LAN & Co.) mehr.
Kurzzeiterkrankungen sind aus unternehmerischer Sicht zudem viel besser zugänglich, lassen sich durch gezielte Maßnahmen leichter senken.
Die berühmte BEM-Rampe... Wenn Sie diesen Begriff nicht kennen, schätzen Sie sich glücklich.
Viele Unternehmer, die Ihren Krankenstand aus eigener Kraft nicht mehr in den Griff bekommen, bekommen auch das Übermaß an BEM-Qualifikationen und -Verfahren nicht abgearbeitet.
Damit Ihnen dies erst gar nicht passiert, tracken Sie den Anteil von BEM-Fällen fortlaufend.
Wenn der Anteil stetig größer wird, schreiten Sie ein und erhöhen die Ressourcen auf HR-Seite,
Wie hoch sollte der Anteil von BEM-Fällen liegen?
Sie können BEM-Fälle als Synonym für Langzeiterkrankungen (siehe oben) betrachten.
So sind Sie im normalen Bereich, wenn diese unterhalb von 25 % bleiben und bei höchstens 33 %.
First of all... was ist Absentismus?
Absentismus bezeichnet die gewohnheitsmäßige, überdurchschnittlich hohe Anzahl an Fehlzeiten von Arbeitnehmern durch fehlende Motivation. Krankfeiern also.
Darum geht es in den meisten Fehlzeitenprojekten auch darum, den Anteil von Absentismus zu bestimmen - und schnellstmöglich zu senken.
Beginnen Sie dazu mit Berechnen des Bradford Scores für alle Mitarbeiter (siehe Bradford Faktor berechnen).
Wie hoch sollte der Anteil von Absentismus maximal sein?
Mit 10 % Absentismus liegen Sie in der Norm. Alles darüber erhöht Ihre Dringlichkeit für straffe Maßnahmen.
Zugegeben, die Berechnung von Absentismus ist komplex. Kontaktieren Sie uns für Unterstützung, wenn Sie unsicher sind oder nicht ausreichend Ressourcen haben.
Unterschiedliche Altersgruppen haben unterschiedliche Benchmarks und erwartbare Werte.
Lange Zeit galt: je älter, desto höher die Fehlzeitenrate.
Mittlerweile jedoch brechen viele Azubis und die Generation Z diesen Trend - auch sie weisen oft (unerwartet?) hohe Krankenstände auf.
Für Ihren Krankenstand nach Altersgruppen innerhalb der Fehlzeitenanalyse nehmen Sie jedoch diese Gruppen:
Nach dem gleichen Prinzip berechnen Sie aus den Krankenstand nach Tarifgruppe.
Neue Mitarbeiter sind eine große Gegebenheit, den Krankenstand organisch zu senken.
Gerade in Unternehmen und ganzen Industrien, die über Überalterung klagen, steht viel Nachfolge auf sämtlichen Positionen an.
Wie Sie wissen, haben ältere Mitarbeiter einen durchschnittlich höheren Krankenstand - warum also nicht aus der Not eine Tugend machen und die Neuankömmlinge auch beim Thema Fehlzeiten in die Pflicht nehmen?
So weit, so vielversprechend.
In vielen Unternehmen ist dieses Konzept nicht nur Fluch und Segen, der Fluch überwiegt sogar.
Denn wenn Sie feststellen, dass neue Mitarbeiter den Krankenstand Ihres Unternehmens oder Abteilung aktiv erhöhen, haben Sie ein Problem. Und eine direkte Korrelation zur Personalgewinnung.
💡 Tipp aus der Consulting-Praxis:
Tracken Sie immer den Krankenstand von neuen Mitarbeitern immer gesondert.
Die ersten drei Jahre sind statistisch die aussagekräftigsten. Mitarbeiter mit hohen Fehlzeiten erhöhen ihren Wert meist in den ersten 36 Monaten sukzessive.
Schöner Nebeneffekt: Sie sehen bei den vielen anderen, wie sie Ihren Krankenstand aktiv senken - also eine qualitative Metrik, wie sie im Buche steht!
Wie hoch sollte der Krankenstand von neuen Mitarbeitern sein?
Wie beschrieben, möchten Sie durch neue Mitarbeiter positiv auf Ihre AU-Quote einwirken.
Das ist auch die Norm:
Die Betrachtungsgruppe 'Mitarbeiter mit maximal 3 Jahren' Zugehörigkeit sollte immer unter dem Gesamt-Krankenstand liegen.
Schließlich ist die Gefahr von Absentismus bei neuen Arbeitnehmer, die sich beweisen wollen, statistisch deutlich geringer.
Für viele die Königin aller Krankenstand Kennzahlen: die AU-Quote nach Führungskraft.
Hat das Führungsverhalten eine Auswirkung auf den Krankenstand eines Teams? Definitiv, sogar nachweislich.
Heißt immer schlechte Führung = hoher Krankenstand? Nein.
Sie wissen, die Verallgemeinerung bringt nichts. "Jumping to conclusions" war noch nie ein guter Ratgeber bei der Datenerhebung, das gilt auch für Ihre Fehlzeitenanalyse.
Ein einzelner Mitarbeiter oder eine kleine Gruppe, die langzeitkrank ist, und schon ist oft die Krankenquote des gesamten Teams erhöht. Das wiederum der Führungskraft in die Schuhe zu schieben, ist schlichtweg unfair.
Trotzdem lohnt sich natürlich die Betrachtung nach Führungskraft, Team und Abteilungen.
Die Berechnung erfolgt immer nach gleichem Prinzip.
💡 Tipp aus der Consulting-Praxis:
Nimmt eine Führungskraft ihren hohen Krankenstand mit, ist definitiv etwas faul.
Wechseln Vorgesetzte den Bereich oder bekommen ein neues Team zugeordnet und das jeweilige Team weist stets einen hohen Krankenstand auf, gibt es höchstwahrscheinlich eine Korrelation zwischen Führungskompetenz und Krankenstand.
Es passiert eher selten, aber es passiert definitiv. Also, Augen auf!
Die Betriebszugehörigkeit und ihr Zusammenhang mit Abwesenheit gehört ebenfalls in jede Fehlzeitenanalyse.
Zwar ist das durchschnittliche Dienstalter in Deutschland rückläufig, trotzdem werden Sie höchstwahrscheinlich in der Betrachtung verschiedener Betriebsalter-Gruppen beachtliche Trends erkennen.
Je nach Erkenntnis ergeben sich verschiedene Interpretationen und Ableitungen in Maßnahmen.
Welche verschiedenen Gruppen Sie beim Betriebsalter erfassen sollten
Gruppieren Sie Dienstalter am besten wie folgt:
Zugehörigkeit.
Der Bradford Faktor polarisiert zu sehr, um ihn als Metrik hier kurz zu besprechen. Lesen Sie hier weiter, wenn Sie alles über die berüchtigte Kennzahl, seine Historie und Anwendung erfahren möchten.
An dieser Stelle nur so viel:
Er ist ein ausgezeichnetes Mittel, um Absentismus sichtbarer zu machen - leider aber auch ein zweischneidiges Schwert.
Denn chronisch-kranke Mitarbeiter, die die Unterstützung des Unternehmens benötigen, haben meist einen ähnlich hohen Score wie "Krankmacher."
Wenn Sie den Bradford Faktor also in Ihre Fehlzeitenanalyse einbeziehen, erörtern Sie vorher alls Vor- und Nachteile und prüfen Sie hohe Scores im Einzelfall.
Den Median zu berechnen ist zwar keine Raketenwissenschaft, aber die Darstellung ist wenig erhellend bzw. einfach.
Nutzen Sie doch einfach diesen Median-Rechner und kopieren Ihre Daten in das Feld.
Der Median stellt die echte Mitte einer Datenreihe dar, wir deswegen auch Zentralwert genannt.
Beim Krankenstand ist oft Vorsicht vor Durchschnittswerten geboten.
Nach allen quantitativen und qualitativen Erhebungen (siehe unten) kann Ihr Ergebnis sein, dass eine überschaubare Gruppe von ca. 20 % aller Mitarbeiter den Großteil Ihrer Fehlzeiten ausmachen.
Nehmen wir an, Ihr Krankenstand liegt bei 8,4 %.
In diesem Fall ist der Wert trügerisch, wenn Sie nun den Median statt des Durchschnitts betrachten.
Der Median nämlich liegt in unserem Beispiel bei 5,4 %. Das bedeutet, dass die Hälfte Ihrer Mitarbeitenden mit ihrer eigenen Fehlzeitenquote unterhalb der 5,4 % bleiben, die anderen Hälfte liegt darüber.
Betrachten wir jetzt das Perzentil 80, liegt deren Grenzwert bei 9,7 %. In diesem Fall haben 20 % Ihrer Beschäftigten eine Fehlzeitenquote größer als 9,7 %.
Da solche Verteilung vor allem bei Unternehmen mit hohem Krankenstand vorkommen, lohnt sich die Media-Betrachtung der Fehlzeiten für diese Organisationen besonders.
Auch die abgeleiteten Maßnahmen im Fehlzeitenmanagement sollten dann viel individualisierter stattfinden.
Last but not least, noch mal BEM.
Haben Sie eine hohe Absentismus-Rate im Unternehmen und/oder eine ungünstige Verteilung der Kurz- zu Langzeiterkrankungen, wird die BEM Dokumentationsquote bedeutungsvoll.
Krankheitstage können zum Kündigungsgrund werden, wenn auch nur unter einer dieser drei sehr spezifischen Bedingungen:
In jedem dieser drei Fälle fällt die Entscheidung wahrscheinlich vor dem Arbeitsgericht.
Hier kommt die BEM Dokumentationsquote ins Spiel.
Sie sollten in einem solchen Fall alle BEM-Dokumentation der letzten 36 Monate als Arbeitgeber nachweisen können.
Weil niemand weiß, was in drei Jahren passiert und manche Mitarbeiter-Laufbahn zur Einzelfallbetrachtung im Thema Fehlzeiten wird, dokumentieren Sie minutiös und nachhaltig.
100 % Dokumentation sind also stets Ihr Ziel.
Jede Fehlzeitenanalyse gliedert sich grob in zwei Bereiche, den quantitativen Teil und den qualitativen.
Die quantitative Fehlzeitenanalyse ist einfach gesagt die Betrachtung des Gesamt-Krankenstandes.
💡 Tipp aus der Consulting-Praxis:
Legen Sie feste Variablen fest und bleiben Sie dabei. Andernfalls vergleichen Sie künftig Äpfel mit Birnen.
Was bedeutet das?
Es gibt viele verschiedene Variablen, die in diese Gesamtquote Ihrer Fehlzeiten einfließen können:
Sie sehen, viele Wege führen nach Rom.
Wichtig ist, dass Ihr Weg in der Ermittlung der quantitativen Fehlzeitenanalyse konsistent ist - und bleibt.
Das gängigste Format finden Sie in den Krankenstand Kennzahlen oben.
Durch diese Analyseform Ihrer Daten zu krankheitsbedingten Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen gewinnen Sie vor allem Einblicke
Die erfasste Gesamtquote können Sie nun gegen verschiedene Mitarbeitergruppen analysieren.
Die sinnvollsten Unterscheidungen sind:
Die Formeln dafür finden Sie ebenfalls unter den KPIs oben.
Bei der qualitativen Fehlzeitenanalyse setzen Sie Ihre Quoten im Thema Krankenstand gegen umliegende Metriken.
Das ist zwar aufwendig, aber der Paradeweg.
Auch im Fehlzeitenmanagement der Harbinger AG empfehlen wir genau dieses Vorgehen.
Sie gehen Fragen auf den Grund wie:
Sie kennen vermutlich das Sprichwort:
Korrelation ist nicht Kausalität.
Aber eben manchmal.
💡 Tipp aus der Consulting-Praxis:
Fordern Sie bei Krankenkassen "Gesundheitsberichte" an. Diese liefern Ihnen die Verteilung von Krankheitsgründen und Erkrankungen anonymisiert. Dazu kommen je nach Kasse oft weitere, hilfreiche Statistiken.
Einen Gesundheitsbericht bekommen Sie kostenlos von jeder Krankenkasse, bei der mindestens 50 Ihrer Beschäftigten versichert sind.
Sie ist - offen gesagt - der wichtigere Teil.
Die Verteilung von Altersgruppen hat beispielsweise immer einen wesentlichen Einfluss auf den Krankenstand.
Es gilt: Je älter wird werden, desto langsamer erholen wir uns von Krankheiten und Verletzungen.
Die durchschnittliche Krankenquote älterer Mitarbeiter ist also in der Regel höher.
Je größer der Anteil der 55-65-jährigen Beschäftigten in Ihrem Unternehmen, desto größer die Wahrscheinlichkeit eines hohen Krankenstandes.
Und schon hätten Sie einen Zusammenhang zur Demografie.
Auch Führungsverhalten korreliert in aller Regelmäßigkeit mit der Fehlzeitenquote.
Was können Sie aus den Daten ablesen?
Durch die Ergänzung der quantitativen um eine qualitative Fehlzeitenanalyse können Sie Ihre Kennzahlen besser einschätzen.
Ihnen fällt die Interpretation von Verläufen und Trends nun deutlich einfacher.
Dazu lesen Sie innerhalb dieser Analyse mögliche Einflüsse benachbarter Themen ab, wie:
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