Krankenstand senken: Wie Sie sich Absentismus und irre Kosten sparen

Krankenstand senken: Wie Sie sich Absentismus und irre Kosten sparen

Inhalte:

  1. Was sind die Folgen von Absentismus?
  2. Fehlzeitenmanagement: Die Basis der Lösung
  3. Krankenstand senken: Tipps und 10 interne Maßnahmen, wie Sie Absentismus kontrollieren können
  4. Lässt sich durch eine Gesundheitsprämie der Krankenstand senken?

Auf den ersten Blick erscheinen Fehlzeiten und Verspätungen von Mitarbeitern als normal.

Krankheit, Verletzungen und Notfälle gehören doch zum täglichen Leben, unmöglich also als Unternehmen den Krankenstand senken zu können.

Das betroffene Team reguliert sich selbst. Die Kollegen des fehlenden Mitarbeiters sorgen dafür, dass alle Projekte normal weiterlaufen.

Und Sie haben recht. Kranke Mitarbeiter sind normal.

Absentismus hingegen nicht.

Das, laut Wörterbuch, gewohnheitsmäßiges Fernbleiben vom Arbeitsplatz ist nicht nur nicht normal - es kostet Ihr Unternehmen ein Vermögen. Dazu hat es wenig mit der Gesundheit des Mitarbeiters zu tun.

Was sind die Folgen von Absentismus?

Produktivitätsausfall, schlechte Stimmung im Team, untergrabene Führungsqualitäten, steigende Fluktuation, schwierige Nachbesetzung… um nur einige der fatalen Folgen von Absentismus zu nennen. Die Ursachen sind ebenso komplex.

Wie hoch ist der Anteil von Absentismus an Fehlzeiten in deutschen Unternehmen?

Man geht davon aus, dass dieses planmäßige Fernbleiben (oder auch krankfeiern) zwischen 10 und 33 % aller Fehlzeiten in deutschen Unternehmen ausmacht.

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Eine kleine Zwischenrechnung: Absentismus ist oft 6-stellig

Die durchschnittliche Ausfallzeit eines deutschen Arbeitnehmers kostet 3500 Euro Ausfall an Bruttowertschöpfung.

Legen wir in unserer Rechnung ein Unternehmen des Mittelstandes mit 400 Mitarbeitern zugrunde.

400 Mitarbeiter x 3500 Euro Ø Ausfall pro MA = 1.400.000 €

Für den Anteil des Absentismus an diesen 1,4 Mio. Ausfallkosten setzen wir konservativ 20 % an.

20 % Absentismus bedeuten also 280.000 € Ausfallkosten, verursacht durch die Unlust einzelner Beschäftigter zur Arbeit zu erscheinen.

Die flankierenden Kosten (Mehrarbeit für das Team, Verzögerungen in Projekten, Betriebsklima und Co.) überlassen wir Ihnen. Bringen Sie Fehlzeiten stets in eine größere Kennzahlenmatrix, um Sie im Zusammenhang beurteilen zu können.

Ihrem Gesundheitsmanagement und vor allem der ROI ihres BGM fügen solche Zahlen immensen Schaden zu.

Statistiken zu Absentismus

Laut der jährlichen Umfrage von CareerBuilder nimmt die Abwesenheit von Mitarbeitern sogar zu.

40 Prozent der befragten Arbeitnehmer gaben in einer Umfrage 2017 zu, in den letzten 12 Monaten „krankgefeiert“ zu haben, gegenüber 35 Prozent im Jahr 2016.

Fehlzeitenmanagement: Die Basis der Lösung

Bevor Sie sich an die Lösungen des Problems machen können, noch einige unangenehmen Fragen:

  • Können Sie allgemeine Statistiken zu Krankenständen Ihres Unternehmens erheben? (Bsp. Durchschnittliche Fehlzeitenquote, 2016: 5,6 %, 2017: 5,4 %, 2018: 6,1 %)
  • Können Sie diese Statistiken auf Geschäftsbereiche, Teams und Mitarbeiter pro Führungskraft herunterbrechen?
  • Können Sie diese Statistiken mit vorliegenden Gesundheitsberichten der vertretenen Krankenkassen vergleichen und interpretieren?
  • Sind Sie in der Lage, Fehlzeitenquoten unterschiedlicher Abteilungen/Teams auf verschiedene Verhaltensmuster und Auffälligkeiten untersuchen (Stichwort Mo./Fr.-Erkrankungen)
  • Haben Sie eine aktive Fehlzeiten-Policy (Richtlinien zum Umgang mit Krankheit) installiert, deren Umsetzung alle Teamleiter beherrschen?

Überprüfen Sie anhand dieser Fragen, wie breit Sie aufgestellt sind oder auch was Ihre personellen Ressourcen derzeit hergeben und was nicht.

Je mehr Fragen Sie mit ja beantworten, desto dringender ist der Handlungsbedarf. Holen Sie sich externe Hilfe ins Haus, wenn das Thema brennt und die Unternehmenskultur leidet.

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Hohen Krankenstand senken: Tipps und interne Maßnahmen, wie Sie Absentismus kontrollieren können

1. Richtlinien für Krankmeldungen

Installieren Sie klare Richtlinien und Verfahren für Abwesenheit.

Die Mitarbeiter müssen wissen, an wen sie sich wenden müssen, wie Kontakt aufgenommen werden soll (z. B. ob SMS, E-Mail oder Anrufe angemessen sind) und wann eine Benachrichtigung über die Abwesenheit erfolgen muss (z. B. bis 9:30 Uhr am Tag der Abwesenheit).

Es sollte auch Klarheit hinsichtlich der Anforderungen für ärztliche Attests geben, genauso wie Methoden für den Umgang mit Absentismus (z.B. bei der Erkennung von Mustern, wie Montag- und Freitags-„Erkrankungen“).

Achten Sie auf Fairness und Beständigkeit dieser Policy. Wenn Sie möchten, dass die Menschen das System respektieren, muss es ihren Respekt verdienen. Dann funktioniert Fehlzeitenmanagement.

2. Unterstützung bei Krankheiten und Verletzungen

Bieten Sie interne Unterstützung für Mitarbeiter, die länger als zwei oder drei Tage fehlen. Senden Sie eine Karte des gesamten Teams. Rufen Sie an und fragen Sie, ob die Organisation etwas tun kann, um zu helfen. Lassen Sie die Person wissen, dass sie vermisst und geschätzt wird.

Die meisten Menschen fühlen sich umso verwundbarer, wenn sie krank sind. Ein freundliches Wort kann viel Gutes bewirken.

Denken Sie pragmatisch: Wahrscheinlich erhöht es auch den Wunsch der Person, zur Arbeit zurückzukehren. Die Motivation dieser Mitarbeiter liegt in Ihrer Hand.

3. Krankenstand senken durch bessere Führung

Schalten Sie Vorgesetzte ein. Nehmen Sie Manager in die Pflicht, um die effektivsten Methoden zur Reduzierung der Fehlzeiten zu finden.

Helfen Sie ihnen zu verstehen, dass Empathie, Unterstützung und Vertrauen oft Wunder bewirken, was Absentismus angeht. Das Führungsverhalten jedes Teamleiters beeinflusst Ihre Krankenquote.
Hier geht es ausnahmsweise einmal nicht um KPI’s und Mitarbeiterproduktivität, es geht um die Fähigkeit als People Manager zu glänzen.

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4. Flexible Arbeitsmöglichkeiten wirken immer gegen Absentismus

Die Möglichkeit, von zu Hause oder von überall aus arbeiten zu dürfen, Vertrauensarbeitszeit und generell flexible Arbeitsregelung: All diese Benefits des modernen Personalmanagements helfen Mitarbeitern zum Beispiel dabei, sich besser selbst zu organisieren.

Sie haben deutlich mehr Zeit und Gelegenheit, ihr persönliches Leben zu strukturieren.

Zweifelsohne unterstützen diese Tatsachen dabei, die Arbeit positiver zu sehen und auch weniger „mal krank zu feiern“.

Studien haben zum Beispiel gezeigt, dass die Fehlzeiten während der Schulferien steigen, wenn die elterliche Verantwortung mit der Arbeitspflicht konkurriert. Wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in diesen Zeiträumen nach Bedarf von zu Hause aus arbeiten können, können sie ihre Kinder im Auge behalten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Arbeit erledigt wird.

Sicher ist: Flexible, moderne Arbeitsmöglichkeit werden Ihren hohen Krankenstand senken und gehören in die Basis Ihres Fehlzeitenmanagements.

5. Das Arbeitsumfeld als Basis allen Übels – oder eben nicht

Sorgen Sie für ein positives Arbeitsumfeld.

Absentismus steigt deutlich in Teams, in denen Mitarbeiter Angst haben, zur Arbeit zu gehen. Arbeitsplätze, an denen Mitarbeiter angehört werden, die Arbeitsbelastung schaffbar und fair ist und die soziale Unterstützung gefördert wird, verzeichnen nahezu keinen Absentismus. Aber welcher Arbeitsplatz kann das schon vollends von sich behaupten?

6. Null Fehlertoleranz bei Arbeitsplatzsicherheit

Bei Arbeitsplatzsicherheit gibt es keine zwei Meinungen: Alles andere als 0 Arbeitsunfälle und 100 %-ige Sicherheit, gerade nach Corona, ist kein adäquates Ziel.

Arbeitnehmer, die Ihren Arbeitsplatz für nicht sicher halten, nehmen in der Regel mehr Krankheitstage in Anspruch.

Ein ehrlicher und unterstützender Umgang mit Fragen der Arbeitsplatzsicherheit ist die beste Option, wenn ihre Bedenken berechtigt sind.

Ist das nicht gewährleistet, setzen Sie Arbeitsplatzbegehungen ein, Mitarbeiterumfragen und verbessern Sie das Arbeitsumfeld jedes Arbeitsplatzes.

Ein Gefühl der Sicherheit reduziert Absentismus und hohen Krankenstand.

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7. Konflikte im Team direkt lösen

Lassen Sie Konflikte am Arbeitsplatz nicht altern. Streits unter Kollegen, Mobbing und Konflikte zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, schaden dem gesamten Unternehmen, wenn sie nicht schnell und effektiv gelöst werden.

Ungelöste Konflikte führen nicht nur zu kurzfristigen Abwesenheiten, sie fördern auch vor allem psychischen Stress, der nicht selten in Langzeiterkrankungen endet.

Wie teuer, kompliziert und langfristig diese Fälle sind, haben Sie in Ihrem Unternehmen sicher schon erfahren müssen.

Bewältigen Sie Konflikte aktiv und bieten Sie gegebenenfalls Mediation an. Bei psychischer Gesundheit sparen Sie immer am falschen Ende.

8. Wertschätzung wirkt Wunder

Gute Arbeit durch ständiges Feedback anzuerkennen, Pay-by-Performance Lösungen und eine generell starke Kommunikationskultur werden von jedem Beschäftigten geschätzt.

Mehr noch: Ihre Arbeitnehmer geben ihren Teil zurück, durch Leistungsbereitschaft und einen niedrigen Krankenstand.

Kein Mensch fühlt sich gerne unbeachtet, nicht geschätzt oder unfair behandelt. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, wenn Sie gut gearbeitet haben – üben Sie konstruktive, beschreibende Kritik, wenn etwas nicht so gelaufen ist, wie es sollte.

Eine intakte Feedbackkultur hat immer positiven Einfluss auf den Krankenstand. Funktionierendes Fehlzeitenmanagement hat daher stes viel mit funktionierendem Feedback zu tun.

9. Urlaubssperren abschaffen

Noch ein Modell der Vergangenheit: Urlaubssperren.

Ein Arzttermin für zwei Stunden, ein privater Termin innerhalb der Arbeitszeit und Co. – wie oft kommt es vor, dass ein Mitarbeiter pro Jahr solche Sonderzeiten in Anspruch nehmen möchte? Einmal, zweimal, dreimal?

Die Kalkulation dazu ergibt immer: Lassen Sie den Mitarbeiter machen.

Denn der Unmut darüber, sich für jede Stunde Gleitzeit oder freinehmen zu müssen, kommt Ihnen in der Endabrechnung deutlich teurer zu stehen.

Mitarbeiter, die Ihre Strukturen in dieser Hinsicht für zu steif halten, zahlen es häufig zurück, in dem Sie einfach Fernbleiben / krankfeiern, um eben die seltenen Termine wahrzunehmen.

Auch hier ist Vertrauensarbeitszeit die beste Lösung, um das Problem gar nicht erst entstehen zu lassen.

Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter wie erwachsene Menschen, das wird Ihren Krankenstand senken.

10. Die Autorität des Systems

Das Fehlzeitensystem ist nur so stark wie die Menschen, die es vertreten. Lassen Sie Verstöße gegen Ihre Richtlinien und Fehlzeiten-Policy nicht zu.

Ihre Führungskräfte sollten umfassend und fortlaufend geschult werden:

  • Was beinhalten die Richtlinien?
  • Welche Sonderfälle gibt es?
  • Welche Erfahrungen haben die anderen gemacht?
  • Muss die Fehlzeiten-Policy angepasst werden?

Sorgen Sie dafür, dass das System agil bleibt und nicht untergraben wird.

Die zahlreichen, weiteren genannten Maßnahmen sorgen dafür, dass es funktioniert. Eine Datenanalyse und Prüfung der Methoden sind aber nur möglich, wenn diese Methoden einem System unterliegt, das gepflegt wird.

Lässt sich durch eine Gesundheitsprämie der Krankenstand senken?

Lassen Sie uns noch ein kurzes Wort zur oft diskutierten Gesundheitsprämie oder Anwesenheitsprämie verlieren.

Was ist eine Gesundheitsprämie?

Eine Gesundheitsprämie wird den Mitarbeitern in Form eines Bruttobetrags X ausgeschüttet, wenn Sie keine oder unterdurchschnittliche Fehlzeiten pro Geschäftsjahr aufweisen.

Gerne entfernt dieser „Präsenz-Benchmark“ das Unternehmen durch gefährliche Vorgesetzten-Zitate wie „O Tage Krankheit sind normal“ weiter von einem intakten Arbeitsumfeld.

Den Krankenstand durch eine Prämie zu reduzieren ist daher nicht nur trügerisch, sondern sogar kontraproduktiv.

Ihre Mitarbeiter versuchen nicht kranken zu werden, erscheinen womöglich krank zur Arbeit und stecken andere Kollegen an (Stichwort Präsentismus).

Die Beschäftigten, die wiederum „eigentlich nie krank sind“, sich aber nun doch den Grippevirus eingefangen haben, fühlen sich unfair behandelt. Die Stimmung kippt, der Präsentismus steigt, das Unternehmen verliert die Oberhand, die es sich mit einer Anwesenheitsprämie eigentlich sichern wollte.

Kurz gesagt: Lassen Sie die Finger von solchen undurchdachten Prämien und konzentrieren Sie sich auf die genannten 10 Maßnahmen, um den Krankenstand zu senken und Ihre Unternehmenskultur zu stärken.

Wir haben einige Unternehmen Gesundheitsprämien einführen sehen, keines hat daraus einen eigenen Gewinn gezogen oder effektiv seinen Krankenstand dadurch reduzieren können.

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