Hoher Krankenstand, was tun? Die 4 Grundlagen

Hoher Krankenstand, was tun? Die 4 Grundlagen

Ein hoher Krankenstand hat erhebliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.
Und diese Auswirkungen haben eine beachtliche Breite. In diesem Beitrag helfen wir Ihnen, Ihre Herausforderung einzugrenzen und liefern Lösungen.

Bei der Harbinger AG sind die meisten von uns Zahlenmenschen irgendeiner Art und Qualifikation. Und hier ist die statistische Wahrheit zu Fehlzeiten:
92 % aller Unternehmen möchten aktiv Ihren hohen Krankenstand reduzieren - wenn möglich.

In unserer jahrelangen Arbeit mit Organisationen zwischen 200 und 200.000 Mitarbeitern haben wir alle Extreme gesehen; von „wir tracken unsere Krankenquote nicht, weil sie dauerhaft niedrig und kein Thema ist“ bis zu „unsere Krankenquote treibt unser Unternehmen an den Rand des Abgrunds.“

Fast alle möchten Ihre Fehlzeiten auf das niedrigst mögliche Niveau bringen, natürlich bei gleichzeitig maximaler Gesundheit der Mitarbeiter.
Die guten Nachrichten: es ist möglich.
Die schlechten: es ein individueller Prozess und gibt kein Pauschalrezept.

Inhalte:

  1. Visualisierung der wichtigsten Geschäftszahlen
  2. Datensammlung
  3. Festsetzung Ihrer Fehlzeiten-KPI
  4. Maßnahmen & Aktionen

Warum Sie gewisse Grundlagen brauchen, um einen hohen Krankenstand reduzieren zu können

Die Berechnung Ihrer Krankenquote ist simpel. Wahrscheinlich ist Ihr hoher Krankenstand der Grund, warum Sie diesen Beitrag lesen.
Auch gibt es viele Aktionen gegen hohen Fehlzeiten, Maßnahmen gegen Absentismus und ca. tausend und eine gesundheitsförderliche Idee aus dem BGM.

Doch viele Unternehmer machen hier den zweiten Schritt vor dem ersten:

Die Krankenquote ist nicht die ganze Wahrheit - oft ist sie sogar nur ein kleiner Teil der Wahrheit.“, gibt Tim Grove, operativer Vorstand der Harbinger AG im Interview zum Protokoll und sagt weiter:
Unternehmen fragen nach eine Senkung Ihrer Fehlzeiten bei uns an, das ist legitim und in 99 % der Fälle können wir helfen. Aber fast genauso oft fehlt zu Beginn ein Grundsatzverständnis auf Unternehmensseite, das wir meist mit den Verantwortlichen erarbeiten. 

Dabei geht es darum, dass Krankenstand fast immer nur das Symptom, nie die Ursache der Herausforderung ist.
Und darum, dass umliegende Zahlen und unternehmensspezifische Indikatoren in den meisten Fällen viel mehr Wahrheit preisgeben
."

Grove hat selbst als Projektleitung über 120 Projekte begleitet, bei denen ein hoher Krankenstand ganz oben auf der Agenda stand und weiß „dass sich Unternehmen viel Zeit, Ressourcen und Opportunitätskosten sparen können, wenn Sie die Grundlage selbst schaffen.
Jedes Unternehmen ab einer Größe von 200 Mitarbeitenden sollte seine Fehlzeiten sinnvoll visualisieren, die wichtigsten Daten zusammentragen und tracken können. Die Verantwortlichen vor Ort wissen selbst am besten, welche dieser vielen Zahlen im Thema wirklich geschäftskritisch sind. Natürlich unterstützen unsere Data Analysts und Experten auch dabei, aber das ist wirklich keine Raketenwissenschaft. Dazu kommt, dass dieser „selbst-edukative Teil“ unseren Klienten wirklich hilft oder helfen würde, Ihr eigenes Problem präziser zu verstehen."

Wenn Sie diese Arbeit in Ihrem Unternehmen selbst leisten, geht ein Beratungsprojekt zur Krankenstandsenkung mit der Harbinger AG zügig über die Bühne.

„Unser Mehrwert ist dann am größten, wenn wir diese Grundlagen direkt sehen und analysieren können - denn dann fokussieren wir uns ganz auf die Aktionen, die den größten Erfolg versprechen und das beste Kosten/Nutzen-Verhältnis haben.“ (Tim Grove, CEO der Harbinger AG)

„So viele Anfragen von Klienten beschreiben Ihre Dringlichkeit, zahlen teils hohe Urgency Fees in den Projekten... alle gewinnen, wenn das Unternehmen intern bereits einige Experten für dieses Thema und seine Zahlen entwickelt hat.", so Tim Grove weiter.

Also, wie kommt Ihr Unternehmen in die komfortable Lage, bereits die wichtigen Grundlagen geschaffen zu haben? Krankenstand reduzieren beginnt mit drei Schritten innerhalb Ihrer Zahlenwelt, bevor es zu den Maßnahmen und Aktionen geht.

Schauen wir gemeinsam auf diese Bausteine.

Hoher Krankenstand, was tun?

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Visualisierung der wichtigsten Geschäftszahlen

Womit fängt jede Diskussion an und endet sie (zumindest im Geschäftszusammenhang)?
Genau, Geld... Was kostet es?

Also, was kosten Sie Ihre Fehlzeiten? Welchen Anteil machen krankheitsbedingte Fehlzeiten aus? Welches Loch reißt Absentismus?
Hier liegt Ihre erste wichtige KPI, die auf jedes Dashboard, jede Visualisierung egal welcher Art, gehört:
Kosten von Fehlzeiten für Ihr Unternehmen.

Eng damit verbunden sind die „Replacement costs“ - also die Kosten für Leiharbeitnehmer.

Sie werden immer wieder zurück zu den Kosten kommen. Auch bei unseren Beratungsprojekten zum Thema Krankenquote senken legen wir den Fokus auf den ROI und es gilt:
In jedem Consulting-Projekt zum Thema Fehlzeiten muss Ihr unternehmerischer Return deutlich höher liegen als Ihr Invest.

Wie lässt sich die Rendite am Ende zeigen? Natürlich durch die KPI Kosten für (krankheitsbedingte) Fehlzeiten und - nun vermiedenen - Produktivitätsausfall durch Krankenstand.

Wir senken den Krankenstand operativer Geschäftsbereiche. Kennzahlenbasiert.
  • eindeutiges Ziel
  • klares Konzept
  • ergebnisrelevante Maßnahmen
  • schnelle Umsetzung
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Mehr zum Fehlzeitenmanagement der Harbinger AG finden Sie hier.
Lieber persönlich? Unsere Mitarbeiter freuen sich auf Ihren Anruf: +49 (0) 211 88 250 - 455

Ihre Must-Haves:

  1. Verfolgen Sie Ihre Krankenquote Ihrer Mitarbeitenden systematisch (vergleichen Sie mit dem Vorjahr und dem Branchendurchschnitt)
  2. Machen Sie ich ein klares Bild davon, welche Auswirkungen sie auf Ihre Geschäftszahlen hat
  3. Bringen Sie so ein Top-of-mind Bewusstsein in die Köpfe aller Beteiligten, machen Sie das Thema 'Krankenquote senken' zum wirtschaftlichen Imperativ

Ihre Nice-to-Haves:

Die übergeordnete Ebene ist nun erschlossen, aber bei krankheitsbedingten Fehlzeiten und vor allem beim Thema Absentismus steckt der Teufel wortwörtlich im Detail. Also lassen ergänzen Sie Ihre Visualisierungen am besten um weitere Parameter - hier die sinnvollsten:

  • Krankenquote und -kosten nach Geschäftsbereichen & Teams
  • Krankenquote nach Altersgruppen innerhalb der Mitarbeitenden
  • Krankenquote nach Betriebszugehörigkeit
  • Auslastung (vs. Fehlzeiten), Statistiken zu Utilisation in einzelnen Units

Datensammlung und Analyse

Die Visualisierung ist geschafft und ein wichtiger Meilenstein, aber Sie sind noch längst nicht aus dem Schneider. Um Ihre Krankenquote senken zu können, braucht es noch einige Voraussetzungen mehr.

Welche Daten sammeln Sie - Stand heute - die mit dem Thema Krankenstand zu tun haben?
Wahrscheinlich mehr, als Sie denken. Aber noch wahrscheinlicher ist Ihr Fokus nicht scharf genug.

Hier ist wichtig: Es gibt kein Pauschalrezept, welche Daten Sie erheben sollten - es kommt auf Ihr Unternehmen und Ihre Branche an!

Wir stellen die „nicht-verhandelbaren“ Metriken in unseren Projekten gern in einem solchen Diagramm dar:

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Hier sehen Sie natürlich nur Beispiele und sogenannte„Dummy Daten“.
Die Must-Haves sind aber schön visualisiert (und in unserer Analyse auch der Vergleich mit Ihrem Branchendurchschnitt).

Ihre Must-Haves:

  1. Fehlzeiten gesamt, alle Mitarbeitenden
  2. Anteil der Kurzzeiterkrankungen
  3. Anteil der Langzeiterkrankungen
  4. Gesamtkosten der Fehlzeiten innerhalb der Lohnkostenfortzahlung
  5. Fehlzeiten pro Team (spätestens hier, wenn nicht schon in Ihrem Dashboard unter 1. Visualisierung dargestellt)
  6. Fehlzeiten pro Supervisor
  7. Anteil von Absentismus
  8. Status quo Ihres internen Reportings (ok, das ist wohl ziemlich subjektiv, wenn Sie das selbst tun)
  9. Status quo BEM (macht auch eher durch einen externen Partner Sinn)

Ihre Nice-to-Haves:

  • Umfragen zu Engagement und Wohlbefinden
  • Umfragen / Pulse Survey / Statistiken zu Zufriedenheit, Gruppenengagement, Engagement bei der Arbeit, psychische Gefährdungsbeurteilung / Umfragen zu Wohlbefinden
  • Workshops mit Fokusgruppen

Festsetzung Ihrer Fehlzeiten-KPI

KPI steht für Key Performance Indicators, also für Schlüsselkennzahlen.
Sie haben es erkannt, Sie suchen in diesem Schritt nach den aussagekräftigsten Kennzahlen im Thema Krankenquote senken. Heißt: wenig Quantität, hohe Qualität ist gefragt.

Und hier wird tricky. Beziehungsweise individuell.

Jedes Unternehmen ist einzigartig, auch wenn es tausende Konkurrenten in Ihrer Branche geben mag.

Ihre Must-Haves:

Stellen Sie sich bei der Festsetzung Ihrer Fehlzeiten-KPI diese wichtigsten Fragen, um der richtigen Antwort näherzukommen:

  • Wie hoch ist Ihr Krankenstand im Vergleich zur Branche? Wie ist der 3-Jahrestrend - ist das Fehlzeitenniveau Ihrer Mitarbeitenden stetig steigend? Um wie viel Prozent?
  • Gibt es Auffälligkeiten in der Verteilung von Kurz- zu Langzeiterkrankungen?
  • Auf welche umliegenden Kennzahlen hat Ihre hohe Krankenquote die gefährlichsten Auswirkungen? Dienstleistungsfähigkeit / Überlastung der Mitarbeitenden / Kundenzufriedenheit / ausbleibende oder nicht erfüllbare Aufträge / äußere Wahrnehmung des Unternehmens / etc.
  • Welche Auffälligkeiten ergeben sich aus der Visualisierung der wichtigsten Geschäftszahlen aus 1. - haben Sie etwa ein „Fehlzeitenproblem“ innerhalb Ihrer Generation X (Jahrgänge 1965 - 1979), die die Gesamt-Fehlzeiten signifikant nach oben ziehen? Dann wäre dies eine individuelle KPI für Ihr Unternehmen.
  • Was, wenn sich die Lage verschlimmert? Ab welchen Indikatoren (Kennzahlen, Prozent, ähnliche) wird das Fehlzeiten-Problem zu groß?


Es gibt unzählige Dimensionen und komplexe Zusammenhänge. Diese fünf Fragen geben Ihnen einen guten Start für Ihre wichtigsten Fehlzeiten KPI.

Achten Sie bei der Festsetzung darauf idealerweise ~5 KPI auszuwählen, jedenfalls nicht mehr als 8.
Hier gilt Qualität vor Quantität - daher verzichten wir auf den Abschnitt der NIce-to-Haves.

Maßnahmen & Aktionen

Wie an dieser Stelle hoffentlich verständlich hergeleitet, ergebe sich viele Maßnahmen und Aktionen nun logisch - eben aus den erkannten Zahlen und KPI, die Sie vorher nicht hatten.

Damit kommen Sie ein Stück weiter, wenn auch nicht ganz ans Ziel. Aber es hilft Ihnen ungemein, die verdeckten bzw. auslösenden Zahlen für einen hohen Krankenstand zu erkennen. Erste Maßnahmen zur Optimierung dieser Metriken werden Ihre internen Spezialisten, HR Business Partner und Co. liefern und durchführen können.

Sie möchten das Problem aber langfristig in den Griff und Ihre Krankenquote senken, ohne sich in einem Jahr wieder damit beschäftigen zu müssen.
Hier kommt die Projektarbeit ins Spiel, wofür Sie wirklich externe Spezialisten bezahlen sollten, wenn das Problem zu lange besteht und Sie nicht die Zeit, Ressourcen und Nerven für die Lösung haben:

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An dieser Stelle haben wir Ihnen etwas voraus, was Sie sich ausnahmsweise selbst nicht erarbeiten können: die uneingenommene Sicht von außen.
Durch diesen Außenseiter-Vorteil sehen wir Hebel und Potenziale, die Sie aufgrund der natürlichen Betriebsblindheit nicht (mehr) sehen können. 

Und Sie erinnern sich an den Anfang des Beitrags: am Ende geht es ums Geld und um das, was Sie durch die Senkung Ihres Krankenstandes im Unternehmen sparen können. Genau hier ist die Reduzierung Ihrer Fehlzeiten immer viel mehr Wert, als das Invest, das Sie leisten.

Überzeugen Sie sich davon.

Wir senken den Krankenstand operativer Geschäftsbereiche. Kennzahlenbasiert.
  • eindeutiges Ziel
  • klares Konzept
  • ergebnisrelevante Maßnahmen
  • schnelle Umsetzung
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Mehr zum Fehlzeitenmanagement der Harbinger AG finden Sie hier.
Lieber persönlich? Unsere Mitarbeiter freuen sich auf Ihren Anruf: +49 (0) 211 88 250 - 455

Mehr zum Thema:


In diesem Artikel geht es um:

  • Hohen Krankenstand reduzieren
  • Krankenquote senken
  • Grundlagen für Unternehmen im Thema Fehlzeiten
  • Schaubilder zu Krankenstand
  • Ablauf und Aufbau zu Beratung beim Thema Krankenquote senken
  • Fehlzeitenmanagement
  • KPIs bei Fehlzeiten
  • Kosten von Fehlzeiten
  • Absentismus Statistiken
  • Visualisierung von Krankenstand, Fehlzeiten und Absentismus
  • Kennzahlen im betrieblichen Gesundheitsmanagement


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