Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen? KPIs, Benchmarks, Trends [2024]

Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen? KPIs, Benchmarks, Trends [2024]

Die Identifizierung, Gewinnung und Auswahl von Top-Bewerbern ist längst ein zentraler Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen.
Recruiter sind dabei das Zünglein an der Waage.

Ihr wachsender Anteil an Personalabteilungen ist der Hauptgrund für die Vergrößerung der HR an sich.

Doch wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen genau? 

Von welchen Faktoren ist diese Anzahl abhängig? 

Und wie errechnen Sie den perfekten Benchmark für Ihr Unternehmen?

Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf Recruiting-Teams werfen, einschließlich ihrer optimalen Größe und der idealen Anzahl an Spezialisten, die Ihr Unternehmen benötigt.


Auf einen Blick: Zahlen und Fakten zu "Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen?"

  • Verschiedene Faktoren verschärfen die Arbeitsmarktsituation in Deutschland - steigende Vakanzzeiten, Fluktuationsraten zwingen Unternehmen, immer mehr Stellen in der Personalgewinnung zu schaffen
  • Die Unternehmensgröße ist nur eine Komponente für die Bestimmung der optimalen Anzahl an Recruitern
  • Die Knappheit des Bewerbermarktes je nach Branche, die aktuelle Größe und Aufstellung der eigenen Personalabteilung, sowie Wirksamkeit des Employer Branding sind bestimmende Faktoren
  • Wie viele Recruiter ein Unternehmen braucht, ist wesentlich von der Anzahl der zu besetzenden Stellen pro Jahr abhängig
  • Ein Recruiter betreut im Normalfall 15-20 Stellen jährlich, der deutsche Durchschnitt liegt darüber - bei 27 Stellen pro Jahr
  • Je größer das Unternehmen, desto mehr Stellen kann ein Recruiter in der Regel betreuen (bis zu 100 in Großunternehmen)
  • Für die optimale Anzahl an Recruitern gibt es keine pauschale Formel, nur Benchmarks zur Orientierung.
    Das genaue Sizing eines Recruiting-Teams funktioniert über Strategic Workforce Planning

Inhalte:

  • Die Situation: Der Recruiting-Markt spielt völlig verrückt
  • Die bestimmenden Faktoren für die Anzahl Ihrer Recruiter
  • Benchmarks: Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen?
    Wie viele offene Stellen hat Ihr Unternehmen pro Jahr zu besetzen?
    Wie viele Vakanzen sollte ein Recruiter betreuen?
    Wie viele Stellenbesetzungen passieren durch Headhunter und Personalberater?
    Wie viele Recruiter pro Mitarbeiter?

Die Situation: Der Recruiting-Markt spielt völlig verrückt

Recruiting und Personalbeschaffung sind in den letzten zehn Jahren deutlich komplizierter geworden.

So kompliziert, dass nahezu alle Hürden der Vernunft gefallen sind:
Headhunter, die die bei der Konkurrenz "plündern"; Flunkern beim Stundenlohn in Stellenanzeigen; Antrittsprämien, um die Neuen irgendwie wirklich zum ersten Tag zu lotsen; Retentionsboni, damit sie nicht direkt wieder kündigen; the list goes on...

Die Aussichten? Es wird genauso weitergehen bzw. schlimmer werden.
Dabei reichen drei wesentlichen Zahlentrends, die Ihr Personalerleben die nächsten Jahre begleiten werden:

  • Die deutsche Demografiekrise
    Die kritische Entwicklung der Anteile verschiedener Generationen ist für den deutschen Arbeits- und Bewerbermarkt längst eine Konstante geworden. Zu viele Babyboomer und eine zu kleine Generation Z bedeutet:
    Aktuell (und in den nächsten Jahren) verlassen deutlich mehr erfahrene Babyboomer den Arbeitsmarkt als in junge Generation Z'ler betreten.
    Die erwerbstätige Bevölkerung schrumpft zusammen, auch die Migrationsentwicklung kann dieses Delta nicht schließen.

  • Stetiger Anstieg der Vakanzzeit
    Diese besonders prekäre Lage bezüglich der deutschen Demografie ist vielleicht der bestimmende Faktor, mindestens aber einer der Auslöser, für die seit über 10 Jahren steigende, durchschnittliche Vakanzzeit.
    So bleibt eine Stelle über alle Wirtschaftszweige hinweg heute 155 Tage unbesetzt, etwa doppelt so lang wie vor 10 Jahren.
    📉 By the way: Schätzungsweise kostet eine nichtbesetzte Stelle Unternehmen 7.000 bis 8.000 € pro Monat.

  • Wechselbereitschaft nimmt immer weiter zu
    Spätestens beim dritten Stichpunkt merken Sie: die Trends laufen in die völlig falsche Richtung. Und so reiht sich die immer größer werdende Wechselbereitschaft deutscher Arbeitnehmer ein. Seit 2019, mit kurzem Abflachen in der Pandemiezeit, steigt ihre Wechselbereitschaft. Im Jahr 2024 sind sie offener für Angebote anderer Unternehmen und gewillter den je, diese auch anzunehmen.
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Die bestimmenden Faktoren für die Anzahl Ihrer Recruiter

  • Knappheit der Bewerber-Zielgruppe auf dem (umliegenden) Arbeitsmarkt
    Trotz allgemein großer Bewerberknappheit in deutschen Märkten gibt es im Branchenvergleich große Unterschiede.
    So sind im Baugewerbe oder in der Pflegebranche Bewerber besonders rar, im öffentlichen Sektor ist die Lage etwas besser.
    💡Tipp für Ihr Recruiting Benchmarking: Fakturieren Sie die später folgenden Werte bei hoher Knappheit in Ihrem Markt mit bis 1,5.
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  • Durchschnittliche Vakanzzeit
    Setzen Sie die Vakanzzeiten verschiedener Positionen in Ihrem Unternehmen in Relation zu Vergleichswerten, zum Beispiel aus dem Schaubild oben. Auf ein Vergleich zwischen der time-to-hire  Ihres Unternehmens gegen Benchmarks macht Sinn.
    Liegen Ihre Werte über dem Schnitt, kann ein anderer der aufgeführten Faktoren Grund dafür sein - aber auch die mangelnde Performance Ihrer Recruiter oder eingesetzter Dienstleister.

  • Der Anteil passiver Kandidaten
    Passive Kandidaten sind Personen, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen und nicht proaktiv nach Arbeit suchen, aber für Anfragen grundsätzlich offen sind. So wahrscheinlich auch diejenigen aus der Statistik oben, die sich in einem Jahr nicht mehr bei Ihrem aktuellen Arbeitgeber sehen.
    Die Anzahl und damit der Anteil dieser Kandidaten lässt sich nur schwer beziffern oder benchmarken. Doch auch hier gibt es einen klaren Trend: Ihr Anteil wird stetig größer.
    Der Bewerbermarkt ist in fast allen Industrien leer gefegt, ca. 65 % aller neuen Stellenausschreibungen gehen sofort in den "verdeckten Markt", also an Headhunter. Deren Job? Geeignete Profile aufspüren und Mitarbeitende anderen Unternehmen entziehen.
    ☝️ Merke: Der Anteil passiver Kandidaten steigt stetig, der strukturierte und strategische Aufbau eines Talentpools ist für Ihr Unternehmen immens wichtig.

  • Größe der Personalabteilung
    Die eigentliche Größe Ihrer Personalabteilung spielt eine bedeutende Rolle für die Anzahl der Recruiter.
    Durchschnittlich machen FTEs im Recruiting mittlerweile 18 % der gesamten HR aus, in Unternehmen mit hohem (Nach-)Besetzungsbedarf sogar bis zu ein Drittel.
    Ab 15 % Anteil des Recruitings sollten Unternehmen (ab 250 Mitarbeitenden) ein eigenes Recruiting-Team mit Teamlead ins Leben rufen.
    In Großunternehmen und Konzernen gibt es entsprechend große Recruiting-Abteilungen, die in sich thematisch wiederum untergliedert werden. Hier gibt es dann meist auch den "Gegenpart", das Retention Management.
    Personalgewinnung und -bindung arbeiten (im Bestfall) Hand in Hand zusammen.

  • Organigramm / Organisation der Personalabteilung
    Aus der Betreuungsquote ergibt sich das Organigramm Ihrer HR - oder eben andersherum.
    Die Aufstellung - ob flach, per Matrix, Linien-Management oder Mischformen - ist ein Thema für sich. Darum behandeln wir den Aufbau einer modernen Personalabteilung in einer eigenen Publikation.
     
  • Der Grad des Outsourcings im Recruiting
    Recruitment Process Outsourcing (RPO) ist genau das, was der Name vermuten lässt: die Auslagerung (von Teilen) Ihres Rekrutierungsprozesses.
    Das macht vor allem Sinn, wenn Ihr internes Rekrutierungsteam nicht über die Kapazitäten, Fähigkeiten oder das Know-how verfügt, um sich um alle Rekrutierungsbemühungen des Unternehmens zu kümmern (oder die Ergebnisse ausbleiben...).
    Ab einer gewissen Unternehmensgröße arbeitet man mit mindestens einem externen Dienstleister zusammen und/oder teilt sich Shared Service-Center.
    💡Tipp für Ihr Recruiting Benchmarking: Wenn sich "Peaks" im Nachbesetzungsbedarf ergeben, macht ein Outsourcing mehr Sinn als intern neue Stellen im Recruiting aufzubauen.

  • Der Grad der Automation in der Personalgewinnung
    HR Automation ist der Megatrend im Personalwesen, Recruiting-Aufgaben und -Prozess lassen sich vergleichsweise einfach digitalisieren
    Im Recruiting wird in den letzten Jahren zudem statistisch am meisten automatisiert.
    Was für den allgemeinen Bewerbermarkt gilt, gilt übrigens auch für den Markt der Rekrutierenden selbst: Kandidaten sind knapp.
    Es lohnt sich, besonders die wiederkehrenden monotonen Aufgaben der Personalgewinnung zügig zu automatisieren - und sich als Unternehmen FTE im Recruiting dadurch zu sparen.

  • Anteil von Blue-collar vs. white-collar / Direkter vs. indirekter Bereich
    Auch die Jobarten und der Anteil von gewerblichen und kaufmännischen Mitarbeitenden bestimmen Ihren Bedarf an Recruitern.
    Wie viele Recruiter ein Unternehmen braucht, ist also auch davon abhängig, wie groß der jeweilige blue-collar und white-collar Bereich ist.
    Es geht noch weiter: Wie viele Engpassberufe sind zu besetzen? Wie dünn ist der Markt Ihrer Hochqualifizierten? Aber auch: Wie viele der Stamm-Mitarbeitenden können über Re- oder Upskilling so aus- oder weitergebildet werden, dass Lücken intern geschlossen werden können?
    ☝️ Grundsätzlich gilt: Rechnen Sie bei den Benchmarks unten für den direkten Bereich mit einem Faktor von 1,5 pro Benchmark-Wert, also mehr Stellen pro Recruiter.

  • Eigene Recruiting KPIs
    Wie bei allen Personalkennzahlen können Sie auch beim Recruiting unzählig viele erheben. Aber was haben Sie davon? Wahrscheinlich nur Zahlenchaos.
    Darum definieren Sie Ihre eigenen Recruiting KPIs bei der Antwort auf die Frage "Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen?"
    Trotzdem möchten wir Ihnen fünf "trendige" Recruiting KPIs empfehlen, die wahrscheinlich auch für Ihr Unternehmen von richtungsweisender Bedeutung sein werden:
    • Kosten pro Einstellung + Recruiting ROI
    • Bewerberqualität (per eigenem Index)
    • Time-to-hire
    • Time-to-fill
    • Auswahlverhältnis

  • Demografie des eigenen Unternehmens / Nachfolgemanagement
    Wie im Intro angesprochen, ist Demografie die große Konstante unseres aktuellen, deutschen Marktes. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie auch bei der Anzahl Ihrer Recruiter im Unternehmen die eigene demografische Situation einkalkulieren sollten.
    Wie viele Babyboomer gilt es intern aktuell und demnächst zu ersetzen? Wie viele Nachfolger werden in Führungspositionen benötigt?
    Meist können Stellen intern nicht adäquat besetzen werden und Bewerber von außen sind die einzige Lösung im Nachfolgemanagement.

  • Prognose / Workforce Planning
    Wie bei nahezu allen strategischen HR-Themen kommen auch beim Sizing Ihres Recruiting-Teams People Analytics ins Spiel, besser gesagt das Workforce Planning über Prognosen über ein Personal Portfolio.
    Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen in 3 Jahren? Oder in 5? Oder hypothetisch nach dem nächsten M&A Projekt?
    Nur für das Hier und Jetzt ein Recruiting-Team zu besetzen, ist meist zu kurz gesprungen. Darum fakturieren Sie Veränderungen innerhalb Ihrer Branche, in Ihrem Unternehmen - und am besten gegen oben stehenden Faktoren, bestmöglich ein.

  • Das eigene Employer Branding
    Der (mittlerweile) Klassiker und zeitlose Empfehlung: Je stärker die eigene Marke, je überzeugender das Employer Branding, desto mehr Menschen werden von sich aus in Ihrem Unternehmen arbeiten wollen.
    Sie bewerben sich aus freien Stücken, die Verhandlungsposition für Ihre Organisation ist um Längen besser und - Sie haben es geahnt - Ihr Unternehmen braucht weniger Recruiter.
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Wie Sie sehen, gibt es hierzulande - je nach Markt - viele bestimmende Faktoren.
Das relativiert vorab schon alle Benchmarks, die wir Ihnen nun präsentieren. Ein Blick auf die allgemeinen Zahlen lohnt sich aber immer. 

Lassen Sie aber stets die unternehmenseigene Situation in die Beurteilung einfließen, bevor Sie intern gegen Benchmarks argumentieren.

Benchmarks: Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen?

Kommen wir zu den Zahlen - zu Vergleichszahlen, Benchmarks, Trends und allen wichtigen Metriken, für die Sie sich reingeklickt haben.

Die Komplexität der umliegenden Faktoren haben Sie im oberen Teil gesehen, deswegen halten wir die Benchmarks so einfach wie möglich.

Es geht nicht (nur) um Unternehmensgröße

Nehmen wir einen Mythos direkt vom Tisch: Es geht nicht nur um die Größe eines Unternehmens in FTE oder Köpfe.
Unternehmen A mit 500 FTE kann den gleichen Bedarf an Recruiter-Stellen haben wie Unternehmen B mit 5.000 FTE.
Warum? Unternehmen B hat eine starke Arbeitgebermarke, gutes Personalmarketing, ein funktionierendes Mitarbeiterempfehlungsprogramm und liegt im Altersdurchschnitt und der Verteilung seiner Generationenquoten besser als der Markt. Oder, die andere Seite der Medaille, hat für die nächste Zeit einen Hiring Freeze ausgesprochen.
Unternehmen A zählt zwar einige tausende Mitarbeitende weniger, muss aber "nachstaffen", hat über 30 % Mitarbeitende über 55 Jahre alt in den eigenen Reihen, eine chronisch-unterbesetzte Personalabteilung, nie in Employer Branding investiert, einen miesen Kununu-Score und eine exorbitant hohe Fluktuationsrate.

Sie sehen, Unternehmensgröße allein ist kein bestimmender Faktor für die Anzahl an Recruitern oder die Größe des Recruiting-Teams.

Zur Wahrheit gehört aber auch, dass ein Recruiter in Unternehmen B wahrscheinlich mehr Stellen besetzt, aufgrund der Unternehmensgröße. Konzerne und Großunternehmen sind im Hinblick auf Automatisierung, Digitalisierung und über Service-Center und ähnliches besser situiert als kleinere Unternehmen. 

Um Ihren Benchmark zu bestimmen, folgen Sie daher diese Fragen:

Wie viele offene Stellen hat Ihr Unternehmen pro Jahr zu besetzen?

Die durchschnittlichen Werte nach Unternehmensgröße oder -art:

- Kleine Unternehmen (und Start-Ups): bis 20 zu besetzende Stellen pro Jahr

- Mittelständische und mittelgroße Unternehmen: 30 bis 50 zu besetzende Stellen pro Jahr

- Schnell wachsende Unternehmen (und Scale-Ups): 20 bis 80 zu besetzende Stellen pro Jahr

- Großunternehmen und Konzerne: 100 bis 1.000 zu besetzende Stellen pro Jahr

- Multinationale Unternehmen (MCNs): über 1.000 zu besetzende Stellen pro Jahr

☝️ Gut zu wissen: Bei allen fünf Gruppen ist der Trend steigend. Es werden tendenziell mit jedem Jahr 3-5 % mehr zu besetzende Stellen pro Jahr.

Wie viele Stellen sollte ein Recruiter betreuen?

Um uns der schließlich Antwort auf die Frage "Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen?" zu nähern, benötigen wir nun einen Benchmark für die Leistungserwartung pro Recruiter.

Im Durchschnitt geht man von 15-20 Stellen pro Recruiter aus.

Oder andersherum: Ein Recruiter schließt 15-20 zu besetzten Stellen pro Jahr. Tendenz leicht fallend.

Heißt, Recruiter schaffen deutschlandweit von Jahr zu Jahr etwas weniger Besetzungen pro Jahr - ergo, die Vakanzzeiten steigen, die Fluktuationsraten ebenfalls.

Eine Studie aus dem Jahr 2022 widmete sich dieser Frage, Haufe fasste die Ergebnisse damals am treffendsten zusammen.
Demnach betreut ein Recruiter in Deutschland durchschnittlich 27 Stellen - mindestens 7 mehr als empfohlen.

Die weiteren Erkenntnisse? Im Jahr sind 62 Stellen zu besetzen und deutsche Unternehmen skalieren die Recruiter-Anzahl meist nach Gesamt-Beschäftigtenzahl nach oben.

Das, wissen wir heute, ist ein Trugschluss.

Und so beginnt hier der Kreislauf:
🔄 zu wenig Recruiter im Markt
🔄 zu viele zu besetzende Stellen pro Unternehmen
🔄 länger werdende Vakanzzeiten
🔄 Bedarf an mehr Recruitern
🔄 ... und wir sind wieder am Anfang

Im weltweiten Durchschnitt ist ein Recruiter übrigens für jährlich für 188 Kandidaten verantwortlich und macht 53 Jobangebote.
Zahlen und Quoten, von denen deutsche Personalgewinner nur träumen können.

3. Wie viele Stellenbesetzungen passieren durch Headhunter und Personalberater?

Wir müssen natürlich auch über die größten Profiteure dieser Trends und Benchmarks sprechen: Headhunter und Personalberater.
Sie begeben sich im Namen (oder im Sinne) des auftraggebenden Unternehmen auf die Suche nach passenden Kandidaten im Bewerbermarkt und in Anstellung bei anderen Organisationen.

Während sie vor einigen Jahren punktuell und eher für die Nachbesetzung höherer Management-Positionen eingesetzt wurden, liefern sie ihre Dienstleitung heute deutlich inflationärer und auch in Low-Pay-Jobprofilen. Wie angesprochen, gehen viele Stellenausschreibungen direkt in diesen verdeckten Markt.

Genaue Zahlen sind daher unmöglich bezifferbar, Statista zumindest hat sich an einer Trenderhebung versucht.

Aufgrund der hohen Provision für diese Art der Nachbesetzung durch Externe versuchen Unternehmen den Anteil so gering wie möglich zu halten, er liegt im Jahr 2024 aber zwischen 15 und 25 % aller Stellen, die es nachzubesetzen gilt.

📉 Prüfen Sie in jedem Fall Ihre internen Kosten sowie den Anteil besetzter Stelle durch Externe der letzten 5 Jahre, bevor Sie Ihren FTE-Wert für die Anzahl Ihrer Recruiter festlegen.

Der Benchmark für Ihr Unternehmen

Sie möchten die richtige Anzahl an Recruitern für Ihr Unternehmen errechnen, dann starten Sie bei den offenen Positionen pro Jahr.
Zielen Sie beim Anteil an Personalberatern auf 5 % ab.
Aufgrund der Marktknappheit an Recruitern selbst rechnen Sie mit dem oberen Ende des Benchmarks an Stellen pro Recruiter pro Jahr, also 20.

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Mit diesen Ausgangswerten rechnen wir nun in Beispielen, weil es den einen, richtigen Zielwert für die Frage "Wie viele Recruiter braucht ein Unternehmen?" nicht gibt.

Auch wenn die Mitarbeiterzahl kein ausschlaggebender Faktor ist, ist sie dennoch für Ihre Relation wichtig.

Beispiel: Wie viele Recruiter braucht ein mittelständisches Unternehmen?

  • Mitarbeiterzahl: 400
  • Führungskräfte: 30
  • Fluktuation p.a.: 8 % (→ 32 Stellenwechsel pro Jahr)
  • Personalabteilung: 6,5 FTE, davon 1 Recruiter
  • Berentungen nächste 5 Jahre:  40 (8 pro Jahr)
  • Arbeitgebermarke: Schwach

🧮 Ergebnis:

  • Zu besetzende Stellen (total): 40 pro Jahr
  • Ø Besetzte Stellen durch extern: 5 % pro Jahr (entspricht 2 Stellenbesetzungen durch Headhunter p.a.)

Ergibt durchschnittlich 38 zu besetzende Stellen pro Jahr in den nächsten 5 Jahren, im Idealfall 19 Stellen pro Recruiter.
Damit hat das Unternehmen 1 FTE Recruiter zu wenig und sollte diese Stelle kurzfristig aufbauen.
Die Recruiter berichten in dieser Unternehmensgröße direkt an die Personalabteilung.

Beispiel: Wie viele Recruiter braucht ein großes Unternehmen?

  • Mitarbeiterzahl: 4.000
  • Fluktuation p.a.: 7 % (→ 280 Stellenwechsel pro Jahr)
  • Personalabteilung: 37 FTE, davon 5,5 FTE Recruiter
  • Berentungen nächste 5 Jahre: 320 (64 pro Jahr)
  • Arbeitgebermarke: Stark

🧮 Ergebnis:

  • Zu besetzende Stellen (total): 344 pro Jahr
  • Ø Besetzte Stellen durch extern: 12 % pro Jahr (entspricht 41 Stellenbesetzungen durch Headhunter p.a.)
  • Einstellungen über Mitarbeiterempfehlungsprogramm: 15 pro Jahr

Ergibt durchschnittlich 288 zu besetzende Stellen pro Jahr in den nächsten 5 Jahren.
Hier ist die Sache in aller Regel nicht so einfach und über Ø 20 Stellen pro Recruiter zu definieren.
Ein Unternehmen dieser Größe hat in der Regel einen Bewerberpool, kann das Personalmarketing und Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programm weiter stärken und Stellen intern leichter nachbesetzen als kleinere Unternehmen.

Also gilt: Ein Recruiter betreut in großen Unternehmen meist deutlich mehr Stellen, teilweise bis zu 100 von ihnen gleichzeitig.

Bei den 288 Stellen pro Jahr im Beispiel dieses Großunternehmen einen Bedarf an Recruitern von 7-9 FTE. Das genaue Sizing sollte über eine präzise Analyse von Recruiting KPIs innerhalb eines Strategic Workforce Planning Projektes geschehen.

Wie viele Recruiter pro Mitarbeiter?

Auch wenn sich diese Frage nach allem, was Sie nun gelesen haben, nicht per Faustregel beantworten lässt, können Sie ungefähr von folgenden Verhältnissen ausgehen:

  • Unternehmen bis 1.000 Mitarbeitende: 1 Recruiter pro 300 FTE
  • Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitende: 1 Recruiter pro 500 FTE

Expertise nutzen: Teamgröße im Recruiting / Konzept & Beratung

Wir bieten die Durchführung eines Personal Portfolios im als eigenes Projekt aus unserem Geschäftsbereich Strategic Workforce Planning an. Der Fokus liebt dabei auf der Beratung und Konzeptionierung des People Portfolios, in diesem Fall für die Betrachtungsgruppe Recruiting.
Im größeren Zusammenhang wird es von Unternehmen oft auch innerhalb einer HR Transformation nachgefragt.

Der Aufbau einer Personal Portfolio Erstellung ist klar skizziert:

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