Was ist HR Automation? Guide, Beispiele, Best Practices

Dieser Text wird fortlaufend aktualisiert. Letzte Aktualisierung: 24.06.2024

Auf einen Blick: Zahlen & Fakten zu HR Automation

HR Manager verschwenden Ø 14 Stunden pro Woche mit Aufgaben, die leicht automatisiert werden könnten.
Sich wiederholende, langweilige, meist verwaltende Aufgaben nehmen ca. 73 % der Wochenarbeitszeit der Personalabteilung in Anspruch.
Eine effektive Implementierung von HR Automation digitalisiert Standardaufgaben der HR, interne HR-Experten haben im Anschluss mehr Zeit für strategische Arbeit.
HR Automatisierung kann zu mehr Produktivität, kürzeren Prozessen, Datenaustausch in Echtzeit, Fehlerkorrektur, geringeren Kosten, einer verbesserten digitalen Mitarbeitererfahrung und Nachhaltigkeit in der HR führen.
Weitere Vorteile sind papierloses Arbeiten, mehr HR-Nachhaltigkeitsaktivitäten, datenbasierte Entscheidungen und eine bessere Zusammenarbeit zwischen HR und operativen Bereichen.
Ausbleibende HR Automation bedeutet oft mangelnde HR-Effizienz und hohe Fehlerwahrscheinlichkeit durch menschliche Ressourcen.

Inhalte:

Intro & Basis: Was ist HR Automation
Benefits: Was ist Ihr größter Vorteil bei der HR Automation?
Gefahren: Welche Probleme drohen, wenn Sie in Ihrer HR nicht automatisieren?
Prozesse: Welche HR Aufgaben können automatisiert werden, welche nicht?
Trends: Die 3 wichtigsten HR Automation Trends 2024, die Sie kennen sollten
Beispiele für HR Automation
Anbieter: Die besten Anbieter und Tools 2024 für HR Automation

Digitalisierung macht vor allem vor der Personalabteilung nicht halt, bei den Firmen als die Königin der Verwaltungseinheiten bekannt.

Erfolgreiche Unternehmen haben ihre eigene HR Automation bereits vor Jahren angestoßen.

Jetzt erreicht die Welle aber auch Entscheider und Personaler im Dornröschenschlaf.

Die Zahlen überzeugen jedenfalls:

HR Automation ist in den letzten 2 Jahren um 599 % gewachsen.
Allein im Recruiting betrug das Wachstum der Automatisierungsprozesse 316 %.

Es lohnt sich also.

Besonders, wenn Sie Ihre HR-Arbeit weg hin zu mehr strategischem Personalmanagement entwickeln möchten. Der effektivste Weg dazu ist und bleibt eine moderne HR Transformation.

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⚙️ Was ist HR Automation?

Bei der HR Automatisierung integrieren Sie Software, um sich wiederholende und zeitaufwendige Aufgaben zu digitalisieren und zu automatisieren.

HR Automation bezieht sich also auf den Prozess der Verbesserung von Personalmanagementaufgaben durch den Einsatz von Technologie und Tools.

Das Ziel einer HR Automation ist der grundlegend andere Umgang mit sich wiederholende Aufgaben in der HR, die statistisch 73 % der gesamten Arbeitszeit von Personalabteilungen einnehmen.
Diese werden reduziert, nicht mehr manuell von Menschenhand ausgeführt und die Erledigung in ihrer Genauigkeit verbessert.

HR-Experten können sich in der Folge auf strategische Aktivitäten konzentrieren, die mehr Wertschöpfung für Unternehmen bedeutet.

✅ Was ist Ihr größter Vorteil bei der HR Automation?

Durch eine wirksame Umsetzung der HR Automation erledigen HR-Teams weniger repetitive Aufgaben.

Das schafft die Grundlage für effizientere und präzisere Arbeitsweisen im gesamten Unternehmen.

Durch HR Automation kann Ihre Personalabteilung künftig vor allem mehr Zeit in strategische Arbeit investieren.

Genau der Shift also, den die Geschäftsführung sehen möchte und nach dem sich besonders junge Leistungsträger in der HR sehnen.

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Genau so gelingt endlich auch die Verschiebung der FTE in Richtung entwickelnder & beratender HR und strategischer Personalarbeit.

Dabei beschleunigt, verbessert sich vor allem die Wirksamkeit der HR:

Mehr Produktivität
- Schnellere Prozesse
- Data Sharing in Echtzeit
- Eingabefehler werden durch künstliche Intelligenz korrigiert

Weniger Kosten
- Verschlankte Prozesse, vor allem in Recruiting, Onboarding und Offboarding
- weniger Kosten durch Personalaufwand
- verbesserte digitale Employee Experience
Nachhaltigkeit im HR-Arbeitswesen
- Automatisierung Prozesse ermöglichen papierloses Arbeiten
- Leicht mit HR Sustainability Aktivitäten kombinierbar
Personalentscheidungen werden datenbasiert
- Fertige Dashboards und HR KPIs
Gut für Themen rund um Compliance
Leichtere Kollaboration zwischen HR und operativen Bereichen

🚫 Welche Probleme drohen, wenn Sie in Ihrer HR nicht automatisieren?

Noch vor einigen Jahren ein absolutes Nice-to-have, gilt verpasste oder aufgeschobene HR Automation längst als echter Effizienzkiller.

Mit den nächsten Jahren dürfte diese Erkenntnis nur noch eindeutiger werden.

Hier die wesentlichsten Probleme:

Verlust der HR-Effizienz

Je mehr einfache Aufgaben in Menschenhand bleiben und nicht von Ihrem Unternehmen automatisiert werden, desto mehr Zeit arbeiten Ihre Mitarbeitenden mit niedriger Wirksamkeit.

Im Jahr 2024 bedeutet das schlichtweg: wenig Effizienz durch Ressourcenverschwendung.

Zudem drängen solche Tätigkeiten in unserem derzeitigen Arbeitsmarkt Ihre Leistungsträger geradewegs zur Konkurrenz.
Hohe Fehleranfälligkeit

Stundenzettel gegenprüfen? Gehaltsabrechnungen erstellen? Urlaubs- und Zeitkonten überprüfen?

Welcher (normale) Mensch macht dabei keine Fehler? Und wessen Monotoniegrenzen werden dabei nicht belastet?
Die Folge ist eine gewisse Fehleranfälligkeit und jeder Fehler verursacht in der Regel einen Follow Up.
Heißt zu deutsch: jeder Fehlerfall muss zwei- bis dreimal angefasst werden. Kostet Zeit, kostet Geld.

Die künstliche Intelligenz hingegen erledigt diese Aufgaben ohne Fehler, in höherer Geschwindigkeit und wird beim nächsten Feedbackgespräch nicht über monotone Aufgaben und fehlende Entwicklungsmöglichkeiten klagen.
Schlechte Candidate und Employee Experience
Sie wissen es aus leidvoller Erfahrung, wir leben längst in einem reinen Bewerbermarkt.
Und in solchen Zeiten haben Arbeitnehmer fast alle Hebel auf ihrer Seite, sie agieren wie Konsumenten.
Umso wichtiger, dass die Mitarbeitererfahrung vom Tag der Aufmerksamkeit bis zum Exit - somit der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus - so perfekt wie möglich ist.

Potenziellen Leistungsträger haben aber oft eine enttäuschende Erfahrung, wenn die Personalabteilung (und natürlich der jeweilige Fachbereich) sie nicht durch die Schritte dieses Employee Lifecycles begleiten.
Und nein, das ist heutzutage kein "guter Ton", es ist längst der Mindeststandard.

Ihre HR-Experten sind mit einem Berg anderer Aufgaben überlastet und vergessen es so - ganz menschlich - sich mit Kandidaten oder Mitarbeitenden in Verbindung zu setzen.

Leidtragend ist das ganze Unternehmen. Das Mitarbeiterengagement geht in den Keller, oder die Mitarbeiterproduktivität oder Ihre Arbeitnehmer kündigen sogar.

Ehemalige und aktuelle Mitarbeiter teilen die Erfahrung dann auch noch ganz öffentlich in Jobportalen und schon Frsind im worst case Szenario angekommen.

Sie werden einsehen - HR Automation beim Recruiting, Onboarding und Abschnitten der späteren Employee Experience lohnt sich eindeutig.

🤖 Welche HR Aufgaben können automatisiert werden, welche nicht?

Die Logik ist simpel:

Je simpler die HR-Aufgabe, desto größer das Potenzial für Automatisierung.

Hier sagt ein Bild mehr als tausend Worte:

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Welche Prozesse in der HR sind besonders einfach zu automatisieren?

Die letzten Jahre haben eindrucksvoll gezeigt:

Besonders die Gewinnung und die erste Zeit von Mitarbeitenden lassen sich kinderleicht automatisieren.

Onboarding und Recruiting sind die grüne Wiese für HR Automation

Die einfachsten Automatisierung-Übungen in der Rekrutierung sind:

Neue, offene Stellen live mit Mitarbeitern intern teilen
Automatische Erinnerungen für bevorstehende Vorstellungsgespräche an Bewerber senden
Angebotsschreiben erstellen, prüfen und versenden
Stellenausschreibungen automatisch nach Freigabe veröffentlichen
Bewerbungen nach Kriterien per Automation vorprüfen

Dazu kommen weitere Aufgaben oder Bereiche, wie:

Stundenzettel
Das manuelle Verfolgen von Stundenzetteln ist unglaublich langsam: Mit der Automatisierung ist es ein Kinderspiel.
Urlaubsanträge
Automatisierte Prozesse verwalten Urlaubsanträge in Sekundenschnelle. Sie können sich auch um Managergenehmigungen und die Führung von Aufzeichnungen kümmern.
Leistungsmanagement
Die Optimierung dieses dynamischen Prozesses beseitigt Voreingenommenheit und unterstützt eine genaue Entscheidungsfindung, wenn es um leistungsbezogene Ziele geht.

Macht HR Automatisierung Personaler bald überflüssig?

Nein, sogar im Gegenteil.

Durch diesen massiven Shift weg vom "Admin-Overload" und hin zur strategischen, beratenden HR können Personaler endlich die Aufgaben wahrnehmen, die echten Mehrwert bringen:

Personalstrategie entwickeln und durchsetzen
Mitarbeiterbindung in den Fokus rücken
HR-Arbeit mit Kennzahlen verknüpfen und einen internen ROI aufzeigen
ihre neue Reputation als Sparringspartner der Geschäftsführung prägen

In einem Satz:

HR Automation erleichtert die Personalarbeit enorm und fokussiert sie auf das wirklich Wichtige.

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📈 Die 3 wichtigsten HR Automation Trends 2024, die Sie kennen sollten

Recruiting hat weiterhin das höchste Automatisierungspotenzial
Die Personalgewinnung ist ein besonders aufwendiger, teuer Prozess mit vielen sich wiederholender Aufgaben. Sie eignet sich daher perfekt für die Automatisierung.
Dennoch automatisieren Unternehmen aktuell nur 6 % aller Rekrutierungsaufgaben.
Es lässt sich aber klar davon ausgehen, dass in den nächsten Jahren immer mehr Aufgaben rund um das Recruiting automatisiert werden, insbesondere aufgrund der jüngsten Fortschritte bei KI- und HR-Tools.
Die Automation von Payroll eilt, denn Abrechner kommen auf dem Markt kaum nach
Haben auch Sie in den letzten Jahren Lohnbuchhaltungssoftware implementiert, um verschiedene Prozesse zu automatisieren, vom Versand von Rechnungen bis hin zur Überweisung direkt auf die Bankkonten der Mitarbeiter?
Jedenfalls tat dies ein Großteil deutscher Unternehmen zwischen 2015 und 2020.
Die eingesparte Zeit kann besser genutzt werden, um sinnvolle Einzelgespräche zu führen und die Mitarbeiter zum Erfolg zu führen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Vermeidung menschlicher Fehler bei der Zahlungsabwicklung, die kosten- und zeitintensiv sind.
Zudem sind Abrechner mittlerweile Nadeln im Heuhaufen und dieser Trend droht sich nur weiter zu verschärfen, weil die nächste Generation schlichtweg kaum Lust auf solche Jobs hat.
Weiterbildung passiert so remote wie das Arbeitsleben

Der Hauptgedanke einer Mitarbeiterschulung ist die Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern.
Das ist jedenfalls die Sicht des Unternehmens.
Aus der Sicht Ihrer Leistungsträger sind Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten dagegen ein absolutes K.-o.-Kriterium, wenn es um die Attraktivität von Arbeitsplatz und Arbeitgeber geht.
Solche Programme sollten sich schnellstens dem Trend anpassen, dass viele Ihrer Mitarbeiter oft aus dem Homeoffice heraus arbeiten.
Automatisierte Online-Lernplattformen und Workshops sind und kommen weiter in Mode, um Mitarbeitern Lernmöglichkeiten zur Entwicklung und Verbesserung ihrer Fähigkeiten zu bieten.

Hier lohnt sich für Sie auch ein Blick in die wichtigsten Statistiken rund um das Thema HR Automatisierung, die wir in einem eigenen Artikel beleuchten.

📋 Beispiele für HR Automation

Beispiele für HR Automatisierung im Recruiting

Stellenausschreibungen posten
Screening von Lebensläufen
Prüfung und Beurteilung der vorherigen Einstellungen, Beschleunigung von Pre-Screening
Sortieren und Priorisieren von Kandidaten anhand festgelegter Kriterien
Automatisierte E-Mail-Flüsse

Empfohlene Softwares: onlyfy one, d.vinci

Beispiele für HR Automation im Onboarding

Die Automatisierung des Onboardings konzentriert sich (logischerweise) ganz auf das digitale Onboarding.

Vertragsdokumente erstellen, ausfüllen und aktualisieren
Neue Mitarbeiter zu Onboarding-Workflows hinzufügen
Digitale Willkommensnachrichten und -pakete versenden
Individualisierte Inhalte / Nachrichten an neue Mitarbeiter versenden
Zu Meetings einladen, Walkarounds organisieren (z.B. in der ersten Woche)
Follow Ups an neue Mitarbeiter senden

Im weiteren Verlauf:

Feedback zum Onboarding Prozess anfragen

Beispiele für HR Automatisierung im Offboarding

Bestätigung des Rücktritts oder der Kündigung
Informieren relevanter Stakeholder über den Austritt des Mitarbeiters
Planung des Exit-Interviews
Planung für Wissenstransfer und Neuzuweisung von Aufgaben
Widerruf des Zugriffs auf Unternehmenssysteme und -daten
Unternehmenseigentum zurückholen
Aktualisierung von HR-Datensätzen
Durchführung des Exit-Interviews, später: Feedback zum Exit-Interview
Abschluss von Zahlungen und Leistungen

📋 Die besten Anbieter und Tools 2024 für HR Automation

Als HR Consultancy haben wir beim Test von Autosanierungssoftware in HR "no horse in the race".

Wenn Sie aber Unterstützung bei der Transformation Ihrer Personalarbeit hin zu modernen HR - und dem großen Digitalisierungsaspekt dabei - haben, melden Sie sich gern.

Übrigens, Investments in Tools, Software und somit HR Tech Start-ups liegen in Europa bei über 2 Milliarden Euro jährlich.
Deutsche Unternehmen liegen mit über 400 Millionen Euro investiertem Kapital hinter Großbritannien europaweit auf Platz 2.

Somit gibt's hier unsere stets aktuelle Liste Anbieter für Top-Anbieter HR Automation.