Was sind People Analytics? Vorteile, Praxisbeispiele, FAQ

Wir sprechen mit CEOs und Geschäftsführern in ganz Deutschland, teils europaweit.

Und sie sind von Ihren Human Ressources enttäuscht.

Sie möchten in der Lage sein, ihre Personalleiter bzw. Chief Human Resources Officers (CHROs) so einzusetzen, wie sie ihre CFOs einsetzen:
als vertrauenswürdige, starke Sparringspartner.
Strategisches Personalmanagement steht also ganz oben auf der Wunschliste.

Die Geschäftsführung möchte...

1. sich auf die strategischen Fähigkeiten Ihrer HR verlassen, die
2. Menschen und Zahlen miteinander zu verbinden.
3. Schwächen und Stärken der Organisation diagnostizieren.
4. die richtige Übereinstimmung zwischen Mitarbeitern und Aufwand herstellen.
   
5. Beratung zu den Auswirkungen auf die Unternehmensstrategie von ihrer HR.

Oder in einem Bild:

Dieses Bild ist aber für kaum eine Geschäftsführung Realität. Doch das ist nicht das Problem.

Das Problem ist hausgemacht. Und zwar von eben ganz oben.

Es fängt bei der zu geringen Größe der Personalabteilung an, geht über die zu kleinen internen Ressourcen und reicht bis zu den zu großen Arbeitspaketen, die aus beiden Punkten resultieren.

Die Folge:

Nur wenige HR Leads können die Ansprüche erfüllen, die die Geschäftsführung an strategische HR einfordert.

Und so bleibt die HR von allen Abteilungen in einer Organisation die mit dem schlechtesten Ruf.

Das hat zwei Gründe.

1. HR = bad news.

Wenn der Personalmanager anruft und in sein Büro bittet, ist Unheil wahrscheinlich. Man erwartet Ärger, meist in Form einer Abmahnung oder sogar Kündigung. Wenn es gute Nachrichten wären, übernimmt die jeweilige Führungskraft gerne den Job - nicht die HR.

2. Zwischen harten Zahlen und Soft Skills

Die Personalabteilung gilt als weich und altmodisch.

Ein Großteil der Arbeit in der Personalabteilung basiert auf dem „Bauchgefühl“. HR hat nicht den Ruf, viel Geld für das Unternehmen zu verdienen oder wichtige Forecasts zu erstellen.

Die Personalabteilung bemüht sich also ähnlich wie das Marketing oder die Finanzabteilung darum, ihren Erfolg zu quantifizieren und zu messen. In dem Fall über den ROI im HR.
Prognose: Schwierig.

HR Analytics ändert alles für Sie.

Es löst viele der beschriebenen Herausforderungen für Sie, weil Sie künftig datengesteuert und analytisch arbeiten können.

Schritt 1: Big data is key

Die Kernfrage lautet hier: „Welche Daten sind für unsere Geschäftsziele relevant?“

Legen Sie Ihre Key Performance Indicators (KPIs) entsprechend fest.

So sparen Sie wichtige Ressourcen ein.

Wichtig dabei:

Untersuchen Sie nur Bereiche, die einer direkten Überwachung bedürfen, z. B. operative Aufgaben innerhalb der Personalverwaltung, und zu einem spürbaren Geschäftserfolg führen.

Big Data ist dann Zeitverschwendung, wenn die Daten keinen strategischen Mehrwert bieten.

Wenn Sie wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen, ist die Datenerhebung ein Leichtes. Entscheiden Sie, welche Daten für Ihre People Analytics wichtig sind, z.B.:

• Statistiken
  
• Data-Mining
  
• maschinelles Lernen
  
• Umfragemanagement
  
• strategische Tools
  

Schritt 2: Test, Analyse, Lerneffekt

Die meisten Branchen sind unübersichtlich und schwer vergleichbar.

Mit wem benchmarken Sie sich also?
Am besten zunächst mit Ihrem eigenen Unternehmen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick:
Wo steht Ihr Unternehmen am Markt, wer ist Ihr Wettbewerb, zum Beispiel im Kampf um neue Leistungsträger?

Experimentieren Sie nun ein wenig in Ihren People Analytics und Ihrem Personalkennzahlensystem. Testen Sie verschiedene Annahmen, beschaffen Sie sich Daten aus Statistiken und Umfragen und entscheiden Sie, welche Zahlen Ihnen den größten Mehrwert bieten.

Nun analysieren Sie Ihre Datenerhebung.

Haben Sie eine ausreichende Datenmenge erhoben, um qualitative Rückschlüsse zu gewinnen? Welche Daten waren überflüssig?

Jetzt kommt der wichtige Part.
Halten Sie Ihre "Key Learnings" - Ihre wesentlichen Lerneffekte - fest:

• Welche Funktionen und Prozesse profitieren von diesem Analytics-System?
• Wie profitieren diese Bereiche - finanziell und strukturell?
• Wie kontrollieren Sie jetzt und künftig diese wichtigen Daten?

Antworten auf diese Fragen finden Sie nur durch systematisches Experimentieren. Übertreiben Sie es aber nicht - auch so ein Business Case für People Analytics sollte eine Deadline haben.

Schritt 3: Fertiger Aktionsplan

Wenn Sie wissen, was Ihr Endziel ist, welche Daten relevant sind und welche Optionen verfügbar sind, erstellen Sie einen Aktionsplan.

Dieser Plan sollte immer auf einer gut verständlichen klaren Vor- und Nachteile-Analyse basieren. Verlieren Sie sich nicht in Fachchinesisch, Ihre Stakeholder mögen klare Worte.

Wenden Sie Ihre Analysen also nun auf Ihre wichtigen Themenbereiche an, wie:

• Fehlzeitenmanagement
• Personalgewinnung
• Performance Management
  

Ein präzise definierter Aktionsplan gibt Ihnen ein besseres Verständnis dafür, warum bestimmte Änderungen stattfinden können.
Wohin entwickelt sich Ihr Unternehmen dadurch? Wer kann dazu beitragen? Wo bedarf es Unterstützung?

Schritt 4: Rechtlich sicher

Entscheidende Bedeutung hat der rechtliche Aspekt bei all Ihren Erhebungen.
Lassen Sie die Daten und Prozesse gegen Ihre Compliance Richtlinien und Datenschutzauflagen laufen. Lassen Sie das Ganze dann von internen oder externen Fachleuten validieren, bevor Sie mit HR Analytics starten.

Wenn Sie nun Rohdaten gesammelt und bearbeitet haben, lassen Sie die gesammelten Ergebnisse ebenfalls genehmigen, bevor Sie diese in irgendeiner Form anwenden oder veröffentlichen.

Beim Thema Datenschutz legen Sie also Ihre maximale Sorgfalt und Aufmerksamkeit an den Tag.

Behalten Sie auch die Entwicklungen in unseren Datenschutzgesetzen im Auge und halten Sie sich über alle Änderungen selbst auf dem Laufenden.

So agieren Sie immer auf der rechtlich sicheren Seite.

Schritt 5: Schlanke Systeme

Unabhängig von der Komplexität Ihres Vorhabens sollte die Strategie, an die sich Ihre Prozesse halten, einfach und schlank sein.

Ermöglichen Sie in der Datenanalyse und -interpretation eine einfache Anwendung, Aktualisierung und Lesbarkeit.

Erstellen Sie etwa einen vereinfachten Grundriss. Der könnte bestehen aus:

1. Aufnahme und Entwurf (Datenerfassung und Entwurf der Analyse)
   
2. Datenbereinigung (Entfernen irrelevanter oder unzuverlässiger Daten)
   
3. Datenanalyse (quantitative und qualitative Untersuchung)
   
4. Austausch von Erkenntnissen (Interpretation und Präsentation der Daten).
   

Sie vermeiden so unnötige Komplikationen.

Gleichzeitig stellen Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Variablen (Menschen und die Dynamik des Geschäftsumfeldes) und fließenden, anpassbaren Systemen und Prozessen der HR Analytics sicher.

Holen Sie sich ein kompetentes Team ins Boot, um den gesamten Prozess zu rationalisieren und Qualitätskontrollen (Meilensteine im Projekt) zu installieren.

Dieser Aufwand hört sich komplex an, verschlankt aus unserer Erfahrung das System aber nachhaltig.

Schritt 6: Daten- und faktenbasierte HR Strategie

Eine realistische HR-Geschäftsstrategie vermeidet funktionale Silos.

Die Folge: Sie können Ihre Leistungsträger und Geschäftsfelder nahtlos der richtigen Aufgabe zuordnen.

Klare KPIs und Erwartungen an die Rendite von People Analytics stellen sicher, dass Sie die Ergebnisse häufig und transparent messen.

Eine erfolgreiche HR Strategie muss also durch Daten und einen effektiven Aktionsplan unterstützt werden.

Schritt 7: Technischer Support

Technologie ist heute mit allen Aspekten Ihres Arbeitslebens verbunden - das gilt insbesondere in den People Analytics.

Sie brauchen ein smartes HR-System an Ihrer Seite. Es sollte Prozesse übersichtlich erfassen und darstellen, fehlerfrei laufen, Ihre Zeit sparen und Ihnen Ihre Arbeit erleichtern. 
Neue HR-Tools machen Echtzeitdaten leicht zugänglich.

Auch dies ist ein wichtiger Punkt und eine Gelegenheit für Sie, sich durch Agilität und Echtzeit-Intelligenz wirklich von der Konkurrenz abzuheben.

Ihr Wettbewerbsvorteil durch People Analytics

Ihre wichtigsten HR-Funktionen und -Prozesse werden sich ändern - basierend auf den Erkenntnissen Ihrer People Analytics.

Sie sollten sich also darüber bewusst sein, dass Sie einen Change-Prozess anstoßen. Und Veränderung fällt Menschen meist schwer.

Funktionen wie Recruiting, Leistungsmanagement, Weiterbildung und Personalentwicklung  werden sich ändern. Machen Sie das vor Projektstart allen Beteiligten klar.

Betonen Sie die vielen Vorteile...

Stellen Sie sich vor, Sie können die geschäftlichen Auswirkungen Ihres Weiterbildungsbudgets berechnen.
Oder Sie können vorhersagen, welche Neueinstellungen in zwei Jahren zu Ihren Leistungsträgern werden.
Oder Sie können Forecasts erstellen, welche neuen Mitarbeiter Ihr Unternehmen im ersten Jahr verlassen werden.

Wenn Sie über diese Informationen verfügen, modernisieren Sie Ihr strategisches Personalmanagement und sparen enorme Kosten.

Möchten Sie noch tiefer einsteigen und Ihr hier gewonnenes Wissen mit einem guten Buch vertiefen?

Lesen Sie „Work Rules!“ von Laszlo Bock.

Laszlo Bock war Senior Vice President of People Operations bei Google. In seinem Buch beschreibt er, wie sich die Einstellungsprozesse bei Google geändert haben, nachdem das Unternehmen mit der Analyse ihrer Daten begonnen hatte.

Wir haben zudem in der Vergangenheit einige sehr praktische Fallstudien veröffentlicht, die einen schrittweisen Ansatz für die Analyse zeigen.

Datenschutz vs. People Analytics: Worauf Sie achten sollten

Wie oben angesprochen, sollte das Thema Datenschutz mit Ihren People Analytics Hand in Hand gehen.

Daher machen Sie sich besonders in diesen Verordnungen schlau:

• Thema Datenerhebung:
  Der DSGVO Art. 5 beschreibt, dass Sie einen konkreten Grund für die Erhebung brauchen. So dürfen Sie auch nur Daten sammeln, die für eben diesen Grund relevant sind. Natürlich müssen Sie diese Personendaten stets anonymisieren (wie etwa bei Mitarbeiterumfragen).
  
• Thema Einwilligung der Mitarbeiter:
  Der DSGVO Art. 6 beschreibt, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen die Einwilligung für die Datenerhebung geben müssen. Widerspricht ein Mitarbeiter dieser Erhebung, endet der Datensatz für Sie an dieser Stelle.
  
• Thema Bedingungen der Einwilligung:
  Der DSGVO Art. 7 beschreibt, dass Sie verständlich nachweisen können, dass Ihre Mitarbeiter eingewilligt haben und die Einwilligung freiwillig erfolgt ist.
  
• Thema Information Ihrer Belegschaft:
  Der DSGVO Art. 13 beschreibt, dass Ihre Leistungsträger stets darüber aufgeklärt werden müssen, zu welchem Zweck Sie per People Analytics diese Daten erheben möchten.
  
• Thema Verantwortungsbereiche:
  Der DSGVO Art. 22 beschreibt, dass Sie Personen nicht einer automatisiert getroffenen Entscheidung unterworfen dürfen. Die Geschäftsführung kann in einer Organisation zum Beispiel in diesen automatisierten Prozess eingreifen.
  Mit anderen Worten: Wichtige Personalentscheidungen oder zu Geschäftsprozessen treffen bei Ihnen bitte weiterhin Menschen, nicht die künstliche Intelligenz.
  
• Thema Ausnahmen:
  Der DSGVO Art. 23 beschreibt, dass die Funktionen einer demokratischen Gesellschaft diese Artikel außer Kraft setzen können. Das trifft etwa dann zu, wenn Ihre Maßnahmen die nationale oder öffentliche Sicherheit oder die Landesverteidigung gefährden.

Das sollten Sie gelesen haben.

Bücher zum Thema People und HR Analytics:

• Shonna D. Waters PhD: The Practical Guide to HR Analytics: Using Data to Inform, Transform, and Empower HR Decisions
• Dr. Martin Edwards und Kirsten Edward: Predictive HR Analytics: Mastering the HR Metric
• Talya Bauer, Berrin Erdogan, David E. Caughlin und Donald M. Truxillo: Fundamentals of Human Resource Management: People, Data, and Analytics
• Gene Pease, Boyce Byerly und Jac Fitz-Enz: Human Capital Analytics: How to Harness the Potential of Your Organization’s Greatest Asset
• Nigel Guenole, Jonathan Ferrar, and Sheri Feinzig: The Power of the People: Learn How Successful Organizations Use Workforce Analytics to Improve Business Performance
• Jac Fitz-Enz: The New HR Analytics: Predicting the Economic Value of Your Company’s Human Capital Investments

Mehr zu den Themen Kennzahlensysteme und Personalkennzahlen:

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In diesem Artikel geht es um:

• HR Controlling
• People Analytics
• HR Analytics
• Humankapitalanalyse
• Recruiting-Kennzahlen
• Personalkennzahlen
• Human Capital Analytics
• Workforce Analytics
• Personalkennzahlensystem
  
• Führungsverhalten
• strategisches Personalmanagement
  
• Mitarbeiterbindung