Größe der Personalabteilung vs. Anzahl Mitarbeiter: Definition, Benchmark und Guide
Damit Ihr Unternehmen nicht nur konkurrenzfähig bleibt, sondern besser noch einen echten Vorteil im aktuellen Arbeitsmarkt ausspielen kann, muss es
- HR Trends voraussehen
- aus Personaldaten die richtigen Maßnahmen ableiten
- und jederzeit in Echtzeit (re-) agieren
können.
Doch ist das für Ihre operative Personalarbeit in ihrer derzeitigen Besetzung überhaupt möglich?
Die Größe der Personalabteilung gegen die Anzahl der Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu messen, ist ein nützlicher Startpunkt.
Dieses Verhältnis sagt Ihnen, ob Ihre HR strategisches Personalmanagement liefern - oder nur administrative Aufgaben abarbeiten - kann.
Es lässt Sie auch die optimale Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation beurteilen.
In diesem Artikel erfahren Sie
- die Definition des HR-Mitarbeiter-Verhältnisses
- Faktoren, die dieses Verhältnis beeinflussen
- einen Benchmark für die Größe Ihrer Personalabteilung entsprechend des Personalbestandes
Inhalt
- Was ist das Verhältnis von HR zu Mitarbeiter?
- Gründe für das häufige Mismatch zwischen Größe der Personalabteilung und Mitarbeiteranzahl
- Der Anteil von Personalern in Führungspositionen
- Best Practices: Größe der Personalabteilung zu Anzahl Mitarbeiter
- Was ist der Benchmark für Größe der Personalabteilung / des HR zu Personalbestand
- Fazit: Ihr HR-Modell muss zum Geschäftsmodell passen
Was ist das Verhältnis von HR zu Mitarbeiter?
Das Verhältnis zwischen der HR und Mitarbeitern ist der Quotient aus der Anzahl der Beschäftigten in Ihrer Personalabteilung und der Anzahl Ihrer Mitarbeiter des gesamten Unternehmens.
Welche Synonyme gibt es?
Das Verhältnis von HR zu Mitarbeiter wird auch angegeben in
- Größe der Personalabteilung zu Anzahl Mitarbeiter
- HR zu MA Rate
- Personaler zu Mitarbeiter Verhältnis
Die aus der Gruppe der „HR Metrics“ stammende Personalkennzahl liefert also ein Verhältnis, das auf die Effizienz der Personalabteilung bzw. der HR hinweist.
Ein hoher Anteil (es arbeiten also relativ viele HR-Mitarbeiter in der Organisation) kann auf eine geringere Effizienz bei der Erbringung von internen Dienstleistungen des Personals hindeuten. Dieses Problem haben allerdings die wenigsten Unternehmen.
Vielmehr stellen wir in unserer täglichen Arbeit immer wieder fest, dass die Human Resources unterbesetzt sind.
Die Folge von HR-Unterbesetzung:
Es können nur administrative Aufgaben erledigt werden - strategisches Personalmanagement ist kaum möglich.
Das entscheidende strategische Personalmanagement bleibt oft auf der Strecke.
Können Sie in der aktuellen Besetzung aus den vielen Daten wirklich Erkenntnisse ziehen?
Und noch einen entscheidenden Schritt weiter: Können Sie Ihre Personalkennzahlen (Fehlzeiten und Fluktuation runter, Produktivität und Attraktivität hoch) zu Ihren Gunsten beeinflussen?
Haben Sie Kontrolle über Ihre People Analytics, HR Analytics & Co.?
Oder fragen Sie sich an dieser Stelle, was überhaupt der Unterschied ist?
Kennzahlensysteme, Maßnahmen und Methoden zur Senkung der Personalkennzahlen oder Gesundheitsmanagement – alles schwierig bis unmöglich, wenn der Personalabteilung zu wenige Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Auf diese Krux kommen wir später zurück.
Zuerst aber werfen Sie mit uns einen Blick auf die genaue Formel.
Das Verhältnis zwischen Personal und Mitarbeiter ist die Anzahl der HR-Mitarbeiter (ausgedrückt in VZÄ oder Vollzeitäquivalent), dividiert durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter in einer Organisation (auch in VZÄ ausgedrückt).
Die Formel für HR zu Mitarbeiter:
HR zu MA Verhältnis: [Anzahl der Personaler (VZÄ) / Personalbestand (VZÄ)] * 100
Ein Beispiel aus dem echten Leben:
Ein wachstumsstarkes Unternehmen beschäftigt 1020 Mitarbeiter (980 VZÄ).
Stefanie B., Ihres Zeichens CHRO (oder auch Personalchefin), ist besorgt.
Der Druck auf die Human Resources, Leistungen zu erbringen und auch strategische Ziele zu erreichen, wächst stetig – die Größe Ihres Teams im Personal bleibt dagegen unverändert.
Das aktuelle Team im Personalwesen besteht aus 17 Personen (15 VZÄ) und Stefanie möchte (/muss) sich auf das strategische Personalmanagement konzentrieren.
Es gilt die Fehlzeiten zu senken, Vakanzzeiten zu minimieren und der CEO drängt auf die Steigerung vom Gewinn pro Mitarbeiter.
Nun möchte sie das Verhältnis Ihres Unternehmens mit dem Benchmark in der Branche vergleichen. Dazu berechnet sie das Verhältnis zwischen Personal und Personal wie folgt:
HR zu MA Verhältnis: [Anzahl der Personaler (VZÄ) / Personalbestand (VZÄ)] * 100 = 1.53 %
Diese 1,53 % liegen deutlich unter dem Benchmark-Verhältnis (2,6 - siehe unten) für Unternehmen ähnlicher Größe.
Diese Tatsache bringt Stefanie ein zusätzliches datenbasiertes Argument für die Erhöhung Ihrer HR-Teamgröße.
Es gibt jedoch noch viele andere Überlegungen, wenn es darum geht, die optimale Größe einer Personalabteilung zu bestimmen.
Gründe für das häufige Mismatch zwischen Größe der Personalabteilung und Mitarbeiteranzahl
Es gibt verschiedenste Gründe, warum dieser Unterschied in den Verhältnissen besteht, wenn die Organisationsgröße zunimmt.
1. Obwohl die Prozentzahl bei großen Unternehmen geringer ist, ist die tatsächliche Anzahl an Human Ressources Mitarbeitern meist deutlich größer.
Durch mehr Personaler sind Konzerne und größere Unternehmen flexibler, wenn es darum geht, in Hochzeiten HR-Mitarbeiter aus anderen Teams innerhalb des Personals für intensive Projekte abzustellen.
HR'ler sind oft Generalisten im Fachbereich Personal.
Steht also ein aufwendiges Projekt im Recruiting an, werden oft auch Vollzeitbeschäftigte aus Payroll, der Personalentwicklung oder ähnlichem herangezogen.
2. Die Rollen von Personalern haben in Großunternehmen in der Regel trotz Ihres breiten Fachwissens einen höheren Spezialisierungsgrad.
In solchen Organisationen können Abteilung im HR in ihrer Struktur über viele Leistungsträger und Experten verfügen, dabei kann ein Beschäftigter nur für einen kleinen Teilbereich (Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge, etc.) verantwortlich sein.
Eine solche Nischentätigkeit und Spezialisierung der Rollen im Team ermöglichen eine höhere Effizienz und skalierbare Effekte, da mehr Rollen & Themen mehr Aufwand & Zeit erfordern, um zwischen Aufgaben zu wechseln, die sich voneinander unterscheiden.
3. Viele HR-Abteilungen haben weniger Personal, weil sie HR-Funktionen an ein Dienstleister abgeben oder auslagern.
In diesem Fall kann das Verhältnis zwischen Personalern und Mitarbeiter sinken, die tatsächlichen Personalkosten aber steigen (hohe Outsourcing-Kosten).
Anteil an Führungskräften in der Personalabteilung
Der Anteil des Personalpersonals in Führungsposition (d. h. Teamleiter, Vorgesetzter, Manager, Direktor oder höher) wird ähnlich berechnet.
Man teilt Anzahl der HR-Vorgesetzten (VZÄ) durch die Gesamtzahl der HR-Mitarbeiter (VZÄ).
Wenn Unternehmen ihre Personalabteilungen aufbauen (oder vergrößern), ist dies eine nützliche Metrik, um die Anzahl der Mitarbeiter zu vergleichen, die andere Organisationen in ihrer Branche zur Implementierung von HR-Funktionen verwenden.
Der Anteil an Führungskräften im Personal beträgt durchschnittlich 53 % für alle Organisationen. Mit zunehmender Mitarbeitergröße der Organisation nimmt dieser Prozentsatz in ähnlicher Weise ab wie das Verhältnis zwischen Personal und Mitarbeitern.
Kleine Unternehmen haben einen deutlich höheren Anteil (65 %) an Vorgesetzten im Vergleich zu mittleren (38 %) und großen (31 %) Unternehmen.
Diese Kennzahl ist für mittelständische Unternehmen deutlich höher als für große Unternehmen - was darauf hindeutet, dass der Anteil und Bedarf an HR-Führungskräften empfindlich auf Veränderungen in der Personalgröße reagiert.
Die Tatsache, dass mittlere und große Organisationen einen geringeren Anteil an HR-Mitarbeitern in Führungspositionen haben, weist auch darauf hin, dass die entsprechenden Führungskräfte mit zunehmendem Wachstum in der Lage sind, ihre Führungsspanne zu vergrößern.
Wir glauben hingegen, dass Erfahrung = größere Leitungsspanne ein Trugschluss ist.
Best Practices: Größe der Personalabteilung zu Anzahl Mitarbeiter
Viele Faktoren werden in Ihrem Unternehmen das Verhältnis zwischen HR und Mitarbeitern beeinflussen.
Dies bedeutet, dass die folgenden Best Practices für Ihre Situation nicht hilfreich sein können. Hier gilt es, individuelle Ansätze zu finden oder Ableitungen der Punkte zu entwickeln.
-
Technologie.
Der erste Aspekt, der Ihr HR-Mitarbeiter-Verhältnis beeinflussen wird, ist das Niveau der HR-Technologie.
Unternehmen, die stark in digitale HR- und Self-Service-Funktionalitäten investiert haben, haben in der Regel eine kleinere HR-Organisation. Moderne Personalsoftware war bereits auf dem Vormarsch und ist seit der Corona-Krise allgegenwärtig.
Doch auch das beste Tool liefert Ihnen nur die halbe Wahrheit – im schlimmsten Fall einen Datenfriedhof.
Sie möchten doch vor allem wissen, was Ihnen diese Zahlen sagen, oder?
In Unternehmen, die digital gut aufgestellt sind, können sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte mithilfe von Software den größten Teil der Personalverwaltung selbst durch wenige Mausklicks erledigen.
Dies reduziert die händische Zeit für die Personalverwaltung. Der Einsatz von Software erleichtert also die bürokratischen Aufgaben der HR, wodurch mehr Zeit und Ressourcen für strategisches Personalmanagement bleiben. -
Rolle der HR.
Oft in Einklang mit der angesprochenen Technologie ist ein weiterer Faktor für das Verhältnis von Personal zu Mitarbeiterzahl, welche Rolle der Personalbereich eines Unternehmens intern einnimmt.
Ist Ihr Personalwesen sehr operativ tätig?
Oder kommen Ihm gar sehr strategische Aufgaben zu?
Das gewählte Modell wird die Rolle und die darin enthaltenen Aufgaben und Ziele im Personalmanagement bestimmen.
Ein Beispiel anhand der HR Business Partner Funktion (HRBP):Wenn das Verhältnis von HR Business Partner zum Rest des Unternehmens gering ist, haben diese HRBP in der Regel eine viel strategischere Rolle, um entsprechende Ziele zu erreichen.
Ist das Verhältnis hoch, agiert der HR Business Partner eher wie ein traditioneller Personalberater und hat eine viel operativere Struktur. -
Budget und Budgetkontrolle.
Ein dritter Faktor ist die Budgetkontrolle und die Kontrolle der Personalanforderungen.
Die Erklärung ist einfach:
Ein größeres HR-Budget ermöglicht mehr Mitarbeiter im Personalbereich.
Wenngleich die HR in vielen Organisationen selbst die Entscheidung trifft, ob es sich vergrößern muss.
Oft stellt man dann fest, dass das Personalwesen dringender neue Mitarbeiter braucht als andere Abteilungen. Logischerweise steigen dann auch das HR-zu-MA-Verhältnis und die Größe der Personalabteilung vs. Anzahl der Mitarbeiter. -
Branche.
Obwohl die Benchmark-Daten, die wir im nächsten Abschnitt zeigen werden, nicht jeden Bereich der Geschäftslandschaft angeben, gibt es doch einige Branchen, die einen größeren Anteil an Personalmitarbeitern erfordern als andere.
Beispiele hierfür sind professionelle Dienstleistungsunternehmen, in denen qualifizierte Fachkräfte eine umfassendere Ausbildung und persönliche Entwicklung (zusammengefasst in Abteilung oder Thema: Personalentwicklung) benötigen, um Beschäftigte zu binden oder deren Engagement zu maximieren. -
Unternehmensgröße.
Die Größe von Organisationen beeinflusst das Verhältnis von HR zu Mitarbeitern wesentlich.
Die meisten kleineren Unternehmen und KMU stellen ihre erste HR-Fachkraft bei 20 bis 50 Personen ein, rufen den Personalbereich sozusagen ins Leben.
Obwohl dieser Kollege oft auch andere Aufgaben hat, ist es ein „normale Struktur“: Ein Personaler pro 50 Mitarbeiter.
Größere Unternehmen haben hingegen meist ein niedrigeres Verhältnis als 1:50, da Skaleneffekte die angesprochene Digitalisierung und Automatisierung es einem einzelnen HR-Experten ermöglichen, viel mehr interne Mitarbeiter zu managen.
Wir kommen darauf im späteren Benchmark Abschnitt nochmals zurück. -
Gewerkschaften und Tarifverträge.
Der letzte Faktor ist der Grad, in dem die Arbeitnehmer gewerkschaftlich organisiert sind.
Tarifverträge und Gewerkschaften stellen in der Regel eine Herausforderung dar, da diese in jede wichtige Entscheidung, die Ihre Arbeitnehmer betrifft, involviert sind.
Die Einbeziehung dieser Gewerkschaften und das aktive Stakeholder-Management sind Schlüsseltätigkeiten, die in der Regel unter die Aufgaben der Personalabteilung fallen.
Gewerkschaften und Tarifverträge erhöhen das HR zu Mitarbeiter Verhältnis dadurch meist.
Obwohl dies keine ganzheitliche Liste ist, umfast sie die wichtigsten Punkte, die das HR zu Mitarbeiter Verhältnis beeinflussen.
So zeigt sich auch, dass eine einfache Prozentzahl nicht ausreicht, um sich etwa als Personalleiter für eine Aufstockung (oder Verringerung) der Personalmitarbeiter im Verhältnis zum Personalbestand starkmachen zu können.
Personalleiterin Stefanie wird als zusätzliche Argumente brauchen.
Nur das Verhältnis und die Größe der Personalabteilung zu nennen, reichen nicht aus.
Zum Beispiel ist es so, dass Ihre HR-Organisation technologisch fortschrittlich und hoch strategisch ist.
Anstatt neue Mitarbeiter einzustellen, könnte sie besser in die weitere Automatisierung von Prozessen investieren und gleichzeitig die Kosten niedrig halten.
Was ist der Benchmark für Größe der Personalabteilung / des HR zu Personalbestand?
Werfen wir nun gemeinsam einen Blick auf den Benchmark 'Größe Personalabteilung' oder 'die optimale HR-Mitarbeiter-Rate'.
Nach unserem Kenntnisstand gibt heute keine einheitlichen Statistiken oder Daten darüber, die alle Branchen abdecken.
Was wir jedoch heute wissen, ist, wie sich das HR-zu-Mitarbeiter-Verhältnis in Bezug auf die Unternehmensgröße verhält.
Die Society for Human Resource Management (SHRM) hat dies über mehrere Jahre erforscht. In ihrer Human Capital Benchmarking-Studie 2015 wurden folgende Betreuungsquoten der Personalabteilung ermittelt.
Wie angesprochen, ist das Verhältnis von HR zu Mitarbeitern in kleinen Unternehmen und KMU oft geringer.
Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern dagegen haben durchschnittlich 3,4 HR-Mitarbeiter pro 100 Mitarbeiter, während größere Unternehmen nur einen Bruchteil davon aufweisen.
Tatsächlich untersuchte der Report von SHRM in 2009 119 große Organisationen und stellte fest, dass das durchschnittliche HR-zu-Mitarbeiter-Verhältnis für Organisationen mit mehr als 7.500 Mitarbeitern nur 0,4 war.
Die Zeiten haben sich allerdings geändert.
Die Zahlen von 2009 dürften heute weniger relevant sind – sie zeigen jedoch den großen Unterschied zwischen kleinen und großen Organisationen.
Um dies zu unterstreichen, ergab eine SHRM-Studie aus dem Jahr 2017 das Verhältnis der Größe der Personalabteilung gegenüber dem Personalbestand einen Durchschnitt von 2,6 - bei einem Median von 1,58.
Der Durchschnitt und das 75. Perzentil sind nahezu identisch, was darauf hindeutet, dass 2,7 in der Nähe des höchstmöglichen HR-Mitarbeiter-Verhältnisses liegt.
Das 25. Perzentil lag bei 0,99. Dies liegt deutlich über dem Benchmark für 2016, der einen Durchschnitt von 2,32 und einen Median von 1,33 zeichnete.
Der HR-Benchmarks-Bericht von Bloomberg Law aus 2018 zeigt, dass HR-Abteilungen einen Median von 1,5 Mitarbeitern pro 100 Mitarbeiter haben.
Das war der höchste bisherige Wert. Sowohl die SHRM- als auch die Bloomberg-Zahlen sind sehr ähnlich.
Tendenz fallend – wohl durch Digitalisierung und Automation.
Update 2021:
Laut dem Benchmark- und Analysebericht BNA von Bloomberg beträgt die Faustregel aktuell 1,4 Vollzeit-HR-Mitarbeiter pro 100 Mitarbeiter.
Dieses Verhältnis ist auf einem Allzeithoch und steht in scharfem Kontrast zu den deutlichen Rückgängen, die wir in den letzten Jahren beobachtet haben.
Den Erhebungen von Bloomberg zufolge erreichte diese Metrik 2013/2014 einen Höchststand von 1,3 pro 100 Mitarbeiter. Danach fiel sie 2015 auf 1,1 pro 100 Mitarbeiter. Die neue Betreuungsquote ist in erster Linie einen erhöhten Bedarf zur Unterstützung der zusätzlichen Personalbelastung durch die Corona-Krise der Unternehmen zurückzuführen.
Fazit: Ihr HR-Modell muss zum Geschäftsmodell passen
Zusammenfassend stellen wir fest, dass die Betreuungsquote der Personalabteilung stark von der Anzahl der Mitarbeiter der Organisation abhängt.
Es gibt jedoch noch andere Faktoren - darunter der technologische Stand Ihres HR, das strategische Ausmaß der Aufgaben und Ziele im Personalbereich, das Budget & die Budgetkontrolle und die Abhängigkeit von Gewerkschaften und Tarifverträgen.
All diese Faktoren ergebene Ihre individuelle Personalkennzahl, Ihr HR-Mitarbeiter-Verhältnis.
Jedes Modell im HR ist also unterschiedlich – doch was ist das Beste für Ihr Unternehmen?
Vertrauen Sie auf unsere Expertise, wenn Sie Ihr HR neu ausrichten oder auf die Probe stellen möchten.
Vor allem dann, wenn Ihnen Expertise von außen wichtige Personalaufgaben abnehmen kann, für die selbst schlichtweg zu wenig Personaler haben,
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In diesem Artikel geht es um:
- HR zu Mitarbeiter Verhältnis
- Größe der Personalabteilung
- Personalkennzahlen
- Benchmarking im HR / im Personal
