Größe der Personalabteilung vs. Mitarbeiteranzahl [01.2025]

Dieser Artikel wird fortlaufend aktualisiert. Letztes Update: 06.01.2025

Springen Sie direkt zu Ihrem Thema:

1. Aktuelle Benchmarks zur Größe der Personalabteilung: Wie viele Personaler pro Mitarbeiter brauchen Sie?
2. Definition: Was bedeutet Verhältnis „HR zu Mitarbeiter“?
   
   • Gründe für das häufige Mismatch zwischen Größe der HR und Gesamt-FTE
3. Best Practices: Größe der Personalabteilung zu Anzahl Mitarbeiter
4. Aktuelle Trends zur HR Größe und HR Ratio
5. Historische Benchmarks & neue Studien: Größe der Personalabteilung / des HR zu Personalbestand
   
   • HR-Experten: Wie viele Mitarbeiter pro HR Business Partner & Personalsachbearbeiter?
     
6. Fazit: So passen Sie die HR-Struktur Ihrem Geschäftsmodell an

Sie werden im Laufe des Artikels vom HR-Wachstum der letzten Jahre lesen.

Zeitgleich aber haben Sie vermutlich zu viele HR-Themen auf dem Tisch, um sie mit Ihrem aktuellen Team zu meistern.

Die wichtige Transformation hin zur modernen HR ist in aller Munde.

HR-Leads versuchen vielerorts, in einem komplizierten Arbeitsmarkt die Oberhand zu behalten oder zumindest konkurrenzfähig zu bleiben.

Damit Ihr Unternehmen aber besser noch einen echten Vorteil im aktuellen Arbeitsmarkt ausspielen kann, muss es

1. Aktuelle HR Trends voraussehen
   
2. aus Personaldaten die richtigen Maßnahmen ableiten
3. und jederzeit in Echtzeit (re-) agieren können.

Doch ist das für Ihre operative Personalarbeit in ihrer derzeitigen Besetzung überhaupt möglich?

Aktuelle Benchmarks: Wie viele Personaler pro Mitarbeiter brauchen Sie?

Die Größe der Personalabteilung gegen die Anzahl der Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu messen, ist ein guter Startpunkt.

Sehen Sie in der Infografik direkt, wie viele Personaler pro Mitarbeiter Sie nach aktuellem Stand brauchen.

Der Mindestwert (unteres Ende der Benchmark-Skala) liegt bei 11,5 FTE in der Personalabteilung.

Auf einen Blick: Größe der Personalabteilung

• Der heutige „Sweet Spot“ für die Größe der Personalabteilung liegt zwischen 1,5 und 4,5 HR-Mitarbeiter pro 100 Mitarbeiter.
  Zugegeben, das ist eine große Spannweite.
  Den Maximalwert erreichen Sie nur dann, wenn Ihr Unternehmen marktbedingt eine enorme Fluktuationsrate (plus Nachstaffing) hat oder temporärer Projektbedarf besteht, z.B. bei exponentiellem Wachstum oder M&A.
  Dann kann auch ein Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern zeitweise bis zu 39 FTE in der HR beschäftigen (siehe Grafik).
  
• Bei Erreichen dieses Maximalwertes macht ein Recruiting-Team bis zu ein Drittel der gesamten Personalabteilung aus.
  
• Der Median (mittlerer Wert der Datenverteilung) liegt dabei deutlich niedriger - bei 1,7 HR-Mitarbeitern pro 100 Mitarbeitern.
• Zu wenige – oder zu viele – HR-Mitarbeiter führen zu einer höheren Fluktuation.
• Dies bedeutet, dass Sie die folgenden Best Practices auf Ihre Situation münzen müssen.
  Hier gilt es, individuelle Ansätze zu finden oder Ableitungen der Punkte zu entwickeln.
• Und, Sie ahnen es, die oben stehenden Benchmarks sind bei der Betrachtung eines Tochterunternehmens und/oder integrierten HR Service-Centern nahezu hinfällig.
  Die guten Nachrichten: Individuelle Konzepte sind unser Job, hier erfahren Sie mehr dazu.
  
  

Generell sagt Ihnen Ihre HR Ratio, ob Ihre HR strategisches Personalmanagement liefern - oder nur administrative Aufgaben abarbeiten - kann.
Sogar, wie Organigramm und Aufbau Ihrer modernen Personalabteilung aussehen sollten.

Es lässt Sie auch die optimale Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation beurteilen.

In diesem Artikel erfahren Sie

• die Definition des HR-Mitarbeiter-Verhältnisses
• Faktoren, die dieses Verhältnis beeinflussen
  
• einen Benchmark für die Größe Ihrer modernen Personalabteilung, gemessen an Ihrem Personalbestand

Wir begleiten HR-Leader zur modernsten HR-Struktur für ihr Unternehmen.

Kennzahlenbasiert und Ergebnis-relevant.

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Definition: Was bedeutet Verhältnis „HR zu Mitarbeiter“?

Das Verhältnis zwischen der HR und Mitarbeitern ist der Quotient aus der Anzahl der Beschäftigten in Ihrer Personalabteilung und der Anzahl Ihrer Mitarbeiter des gesamten Unternehmens.

Welche Synonyme gibt es?

Das Verhältnis von HR zu Mitarbeiter wird auch angegeben in

• HR Ratio
• Betreuungsquote oder Personalschlüssel der Personalabteilung
  
• Größe der Personalabteilung zu Anzahl Mitarbeiter
• HR zu MA Rate
• Personaler zu Mitarbeiter Verhältnis

Die aus der Gruppe der „HR Metrics“ stammende Personalkennzahl liefert also ein Verhältnis, das auf die Effizienz der HR hinweist.

Ein hoher Anteil (es arbeiten also relativ viele HR-Mitarbeiter in der Organisation) kann auf eine geringere Effizienz bei der Erbringung von internen Dienstleistungen des Personals hindeuten.
Dieses Problem haben allerdings die wenigsten Unternehmen.

Vielmehr stellen wir in unserer täglichen Arbeit immer wieder fest, dass die Human Resources unterbesetzt sind.

Die Folge von HR-Unterbesetzung:
Es können nur administrative Aufgaben erledigt werden - strategisches Personalmanagement ist kaum möglich.

Das entscheidende strategische Personalmanagement bleibt oft auf der Strecke.

Das stellen wir in der Regel über unser Harbinger Diamond Benchmarking pragmatisch dar:

Sie sehen im Beispiel, dass...

• die Mitarbeiteranzahl in Services & Administration (oder klassisch Personalveraltung) zu hoch besetzt und nicht digitalisiert / automatisiert genug ist
• die meisten Unternehmen ziehen zwar zunehmend in Richtung der "internen HR Dienstleistung" (aufgrund des Aufbaus im Recruiting und der Anzahl Ihrer Recruiter), sind aber auf Seite der Personalentwicklung meist unterbesetzt
• der größte Nachholbedarf besteht auf Seite der "Strategischen HR".

Somit ist die intern eingeforderte strategische Personalarbeit allein wegen des jahrelang ausgebliebenen Sizings innerhalb der HR unmöglich.

Können Sie in der aktuellen Besetzung aus den vielen Daten wirklich Erkenntnisse ziehen?

Und noch einen entscheidenden Schritt weiter: Können Sie Ihre Personalkennzahlen (Fehlzeiten und Fluktuation runter, Produktivität und Attraktivität hoch) zu Ihren Gunsten beeinflussen?

Haben Sie Kontrolle über Ihre People Analytics, HR Analytics & Co.?

Oder fragen Sie sich an dieser Stelle, was überhaupt der Unterschied ist?

Kennzahlensysteme oder Maßnahmen und Methoden zur Senkung der Personalkennzahlen – alles schwierig bis unmöglich, wenn der Personalabteilung zu wenige Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Auf diese Krux kommen wir später zurück.

Zuerst aber werfen Sie mit uns einen Blick auf die genaue Formel.

Das Verhältnis zwischen Personal und Mitarbeiter ist die Anzahl der HR-Mitarbeiter (ausgedrückt in VZÄ oder Vollzeitäquivalent), dividiert durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter in einer Organisation (auch in VZÄ ausgedrückt).

Die Formel für HR zu Mitarbeiter:
HR zu MA Verhältnis: [Anzahl der Personaler (VZÄ) / Personalbestand (VZÄ)] * 100

Ein Beispiel aus dem echten Leben:

Ein wachstumsstarkes Unternehmen beschäftigt 1020 Mitarbeiter (980 VZÄ).

Stefanie B., Ihres Zeichens CHRO (oder auch Personalchefin), ist besorgt.

Der Druck auf die Human Resources, Leistungen zu erbringen und auch strategische Ziele zu erreichen, wächst stetig – die Größe Ihres Teams im Personal bleibt dagegen unverändert.

Das aktuelle Team im Personalwesen besteht aus 17 Personen (15 VZÄ) und Stefanie möchte (/muss) sich auf das strategische Personalmanagement konzentrieren.

Es gilt die Fehlzeiten zu senken, Vakanzzeiten zu minimieren und der CEO drängt auf die Steigerung vom Gewinn pro Mitarbeiter.

Nun möchte sie das Verhältnis Ihres Unternehmens mit dem Benchmark in der Branche vergleichen. Dazu berechnet sie das Verhältnis zwischen Personal und Personal wie folgt:

HR zu MA Verhältnis: [Anzahl der Personaler (VZÄ) / Personalbestand (VZÄ)] * 100 = 1.53 %

Diese 1,53 % liegen deutlich unter dem Benchmark-Verhältnis (2,6 - siehe unten) für Unternehmen ähnlicher Größe.

Diese Tatsache bringt Stefanie ein zusätzliches datenbasiertes Argument für die Erhöhung Ihrer HR-Teamgröße.

Es gibt jedoch noch viele andere Überlegungen, wenn es darum geht, die optimale Größe einer Personalabteilung zu bestimmen.

Gründe für das häufige Mismatch zwischen Größe der HR und Gesamt-FTE

Es gibt verschiedenste Gründe, warum dieser Unterschied in den Verhältnissen besteht, wenn die Organisationsgröße zunimmt.

1. Obwohl die Prozentzahl bei großen Unternehmen geringer ist, ist die tatsächliche Anzahl an HR Mitarbeitern meist deutlich größer.

Durch mehr Personaler sind Konzerne und größere Unternehmen flexibler, wenn es darum geht, in Hochzeiten HR-Mitarbeiter aus anderen Teams innerhalb des Personals für intensive Projekte abzustellen.

HR'ler sind oft Generalisten im Fachbereich Personal.

Steht also ein aufwendiges Projekt im Recruiting an, werden oft auch Vollzeitbeschäftigte aus Payroll, der Personalentwicklung oder ähnlichem herangezogen.

2. Die Rollen von Personalern haben in Großunternehmen trotz Ihres breiten Fachwissens einen höheren Spezialisierungsgrad.

In solchen Organisationen können HR-Abteilungen über viele Leistungsträger und Experten verfügen. Ein HR-Beschäftigter kann aber nur für Teilbereiche verantwortlich sein.

Nischentätigkeiten und Spezialisierungen der Rollen im Team ermöglichen höhere Effizienz und skalierbare Effekte, da mehr Rollen und Themen entsprechend mehr Aufwand und Zeit bedeuten, um zwischen Aufgaben zu wechseln, die sich voneinander unterscheiden.

3. Viele HR-Abteilungen haben weniger Personal, weil sie HR-Funktionen an Dienstleister auslagern.

In diesem Fall kann das Verhältnis zwischen Personalern und Mitarbeiter sinken, die tatsächlichen Personalkosten aber steigen (hohe Outsourcing-Kosten).

Best Practices: Größe der Personalabteilung zu Anzahl Mitarbeiter

Verschiedene Faktoren bestimmen die Betreuungsquote / HR Ratio für Ihr Unternehmen:

• Technologie.

  Der erste Aspekt, der Ihr HR-Mitarbeiter-Verhältnis beeinflussen wird, ist das Niveau der HR-Technologie.
  Unternehmen, die stark in digitale HR- und Self-Service-Funktionalitäten investiert haben, haben in der Regel eine kleinere HR-Organisation. Moderne Personalsoftware war bereits auf dem Vormarsch und ist seit 2020 allgegenwärtig.
  
  Doch auch das beste Tool liefert Ihnen nur die halbe Wahrheit – im schlimmsten Fall einen Datenfriedhof.
  Sie möchten doch vor allem wissen, was Ihnen diese Zahlen sagen, oder?
  
  In Unternehmen, die digital gut aufgestellt sind, können sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte mithilfe von Software den größten Teil der Personalverwaltung selbst durch wenige Mausklicks erledigen.
  
  Dies reduziert die händische Zeit für die Personalverwaltung. Der Einsatz von Software erleichtert also die bürokratischen Aufgaben der HR, wodurch mehr Zeit und Ressourcen für strategisches Personalmanagement bleiben.
  
  

• Rolle der HR.

  Oft in Einklang mit der angesprochenen Technologie ist ein weiterer Faktor für das Verhältnis von Personal zu Mitarbeiterzahl, welche Rolle der Personalbereich eines Unternehmens intern einnimmt.
  
  Ist Ihr Personalwesen sehr operativ tätig?
  
  Oder kommen Ihm gar sehr strategische Aufgaben zu?
  
  Das gewählte Modell wird die Rolle und die darin enthaltenen Aufgaben und Ziele im Personalmanagement bestimmen.
  
  Ein Beispiel anhand der HR Business Partner Funktion (HRBP): Wenn das Verhältnis von HR Business Partnern zum Rest des Unternehmens gering ist, haben diese HRBP in der Regel eine viel strategischere Rolle, um entsprechende Ziele zu erreichen.
  (Sofern Sie wirklich "Business Partner Arbeit" machen und nicht für andere Zwecke eingesetzt werden.)
  Ist das Verhältnis hoch, agiert der HR Business Partner eher wie ein traditioneller Personalberater und ist näher an den operativen Abteilungen.
  
  

• Budget und Budgetkontrolle.

  Ein dritter Faktor ist die Budgetkontrolle und die Kontrolle der Personalanforderungen.
  
  Die Erklärung ist einfach:
  Ein größeres HR-Budget ermöglicht mehr Mitarbeiter im Personalbereich.
  
  Wenngleich die HR in vielen Organisationen selbst die Entscheidung trifft, ob es sich vergrößern muss.
  Oft stellt man dann fest, dass das Personalwesen dringender neue Mitarbeiter braucht als andere Abteilungen. Logischerweise steigen dann auch das HR-zu-MA-Verhältnis und die Größe der Personalabteilung vs. Anzahl der Mitarbeiter.
  
  

• Branche.

  Obwohl die Benchmark-Daten, die wir im nächsten Abschnitt zeigen werden, nicht jeden Bereich der Geschäftslandschaft angeben, gibt es doch einige Branchen, die einen größeren Anteil an Personalmitarbeitern erfordern als andere.
  
  Beispiele hierfür sind professionelle Dienstleistungsunternehmen, in denen qualifizierte Fachkräfte eine umfassendere Ausbildung und persönliche Entwicklung (zusammengefasst in Abteilung oder Thema: Personalentwicklung) benötigen, um Beschäftigte zu binden oder deren Engagement zu maximieren.
  
  

• Unternehmensgröße.

  Die Größe von Organisationen beeinflusst das Verhältnis von HR zu Mitarbeitern wesentlich.
  
  Die meisten kleineren Unternehmen und KMU stellen ihre erste HR-Fachkraft bei 20 bis 50 Personen ein, rufen den Personalbereich sozusagen ins Leben.
  
  Obwohl dieser Kollege oft auch andere Aufgaben hat, ist es ein „normale Struktur“: Ein Personaler pro 50 Mitarbeiter.
  
  Größere Unternehmen haben hingegen meist ein niedrigeres Verhältnis als 1:50, da Skaleneffekte die angesprochene Digitalisierung und eine erfolgreiche Automatisierung der HR es einem einzelnen HR-Experten ermöglichen, viel mehr interne Mitarbeiter zu managen.
  
  Wir kommen darauf im späteren Benchmark Abschnitt nochmals zurück.
  
  

• Gewerkschaften und Tarifverträge.

  Der letzte Faktor ist der Grad, in dem die Arbeitnehmer gewerkschaftlich organisiert sind.
  Tarifverträge und Gewerkschaften stellen in der Regel eine Herausforderung dar, da diese in jede wichtige Entscheidung, die Ihre Arbeitnehmer betrifft, involviert sind.
  
  Die Einbeziehung dieser Gewerkschaften und das aktive Stakeholder-Management sind Schlüsseltätigkeiten, die in der Regel unter die Aufgaben der Personalabteilung fallen.
  
  Gewerkschaften und Tarifverträge erhöhen das HR zu Mitarbeiter Verhältnis dadurch meist.

Obwohl dies keine ganzheitliche Liste ist, umfast sie die wichtigsten Punkte, die das HR zu Mitarbeiter Verhältnis beeinflussen.

So zeigt sich auch, dass eine einfache Prozentzahl nicht ausreicht, um sich etwa als Personalleiter für eine Aufstockung (oder Verringerung) der Personalmitarbeiter im Verhältnis zum Personalbestand starkmachen zu können.

Personalleiterin Stefanie wird als zusätzliche Argumente brauchen.

Nur das Verhältnis und die Größe der Personalabteilung zu nennen, reichen nicht aus.

Zum Beispiel ist es so, dass Ihre HR-Organisation technologisch fortschrittlich und hoch strategisch ist.

Anstatt neue Mitarbeiter einzustellen, könnte sie besser in die weitere Automatisierung von Prozessen investieren und gleichzeitig die Kosten niedrig halten.

Aktuelle Trends zu HR Größe und HR Ratio

Die durchschnittliche Größe der Personalabteilung - genauer gesagt der reine Headcount - ist seit 2018 um mehr als 11 % gestiegen.

Die Gründe werden Ihnen bekannt sein: Schwierigkeiten in der Mitarbeitergewinnung und -bindung. Besonders Recruiting-Teams wachsen stark.

Die HR Trends für 2024 unterstrichen diese Fokusthemen.

Eine Statistik ist noch beeindruckender: In großen Organisationen sinkt die Fluktuation rapide, wenn die Anzahl der HR-Mitarbeitenden wächst. (Quelle: ADP Research Institute).

Was ist der Benchmark für Größe der Personalabteilung / des HR zu Personalbestand?

Werfen wir nun gemeinsam einen Blick auf den Benchmark 'Größe Personalabteilung' oder 'die optimale HR-Mitarbeiter-Rate'.

Nach unserem Kenntnisstand gibt heute keine einheitlichen Statistiken oder Daten darüber, die alle Branchen abdecken.

Was wir jedoch heute wissen, ist, wie sich das HR-zu-Mitarbeiter-Verhältnis in Bezug auf die Unternehmensgröße verhält.

Die Society for Human Resource Management (SHRM) hat dies über mehrere Jahre erforscht. In ihrer Human Capital Benchmarking-Studie 2015 wurden folgende Betreuungsquoten der Personalabteilung ermittelt.

Wie angesprochen, ist das Verhältnis von HR zu Mitarbeitern in kleinen Unternehmen und KMU oft geringer.

Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern dagegen haben durchschnittlich 3,4 HR-Mitarbeiter pro 100 Mitarbeiter, während größere Unternehmen nur einen Bruchteil davon aufweisen.

In 2009 untersucht die SHRM zudem 119 große Organisationen und stellte fest, dass das durchschnittliche HR-zu-Mitarbeiter-Verhältnis für Organisationen mit mehr als 7.500 Mitarbeitern bei nur 0,4 lag.

Die Zeiten haben sich allerdings geändert.

Die „Betreuungsquote Personalabteilung zu Mitarbeiter“ wächst

Die Zahlen von 2009 dürften heute weniger relevant sind – sie zeigen jedoch den großen Unterschied zwischen kleinen und großen Organisationen.

Verschiedene Studien liefern wie immer verschiedene Lösungen.

Die aktuellste Ausarbeitung kommt vom ADP Search Institut und setzt die Messlatte hoch.

Aber sehen Sie selbst:

Quelle: ADP Research Institute

Demnach ist die HR seit 2018 um durchschnittlich 18 % gewachsen.

Der Personalschlüssel der Personalabteilung wird also stetig größer.

Der Hauptgrund dafür ist das massive Staffing an Recruiting-Mitarbeitenden.
Laut ADP machen Recruiter heute 26 % mehr des Anteil der Personalabteilung aus als noch vor 5 Jahren.

In die gleiche Kerbe schlägt die Society for Human Resource Management (SHRM).

So ermittelte eine SHRM-Studie aus dem Jahr 2017 bereits das Verhältnis der Größe der HR gegenüber dem Personalbestand auf einen Durchschnitt von 2,6 - bei einem Median von 1,58.

Der Durchschnitt und das 75. Perzentil sind nahezu identisch, was darauf hindeutet, dass 2,7 in der Nähe des höchstmöglichen HR-Mitarbeiter-Verhältnisses liegt.

Das 25. Perzentil lag bei 0,99. Dies liegt deutlich über dem Benchmark für 2016, der einen Durchschnitt von 2,32 und einen Median von 1,33 zeichnete.

Der HR-Benchmarks-Bericht von Bloomberg Law aus 2018 zeigt, dass HR-Abteilungen einen Median von 1,5 Mitarbeitern pro 100 Mitarbeiter haben.

Das war der höchste bisherige Wert. Sowohl die SHRM- als auch die Bloomberg-Zahlen sind sehr ähnlich.

Tendenz fallend – wohl durch Digitalisierung und Automation.

Wie viele Mitarbeiter pro Personalsachbearbeiter und Business Partner?

Zu beiden Kennzahlen gibt es keine standardisierten, auswertbaren Quellen.

Tatsächlich mixen viele Unternehmer beide Begriffe, grenzen sie nicht klar ab und so ist man schnell bei einem Vergleich von "Äpfel mit Birnen".

Aus der Consulting-Praxis aber so viel zum Betreuungsschlüssel für HR Business Partner:

Bei einem vernünftigen Digitalisierungsgrad der Personalabteilung betreut ein Business Partner 300 - 500 Mitarbeiter. Sind die Mitarbeiter im gewerblichen / tariflichen Bereich, liegt die Quote am oberen Ende, im indirekten / rein kaufmännischem Bereich eher am unteren Ende, durch meist höheren Betreuungsaufwand.

Für den Betreuungsschlüssel für Personalsachbearbeiter gilt ähnliches:

Bei einem vernünftigen Digitalisierungsgrad der Personalabteilung betreut ein Personalsachbearbeiter 400 - 600 Mitarbeiter. Die Quote liegt also etwas höher als bei den HR Business Partnern. Mit fortlaufender Digitalisierung und HR Automation ist der Trend hier steigend.
In Zukunft werden Personalsachbearbeiter also (noch) mehr Mitarbeiter betreuen können bzw. durch Automatisierung der HR deutlich entlastet werden.

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Fazit: So passen Sie die HR-Struktur Ihrem Geschäftsmodell an

Zusammenfassend stellen wir fest, dass die Betreuungsquote der Personalabteilung natürlich stark von der Anzahl der Mitarbeiter der Organisation abhängt.

Es gibt jedoch noch andere Faktoren, die Sie einrechnen müssen:

• technologischer Stand Ihrer HR
• strategisches Ausmaß der Aufgaben und Ziele im Personalbereich,
• das Budget & die Budgetkontrolle
• die Abhängigkeit von Gewerkschaften und Tarifverträgen.

All diese Faktoren ergebene Ihre individuelle Personalkennzahl, Ihr HR-Mitarbeiter-Verhältnis.

Jedes Modell im HR ist also unterschiedlich – doch was ist das Beste für Ihr Unternehmen?

Der einfachste Weg zur perfekten HR-Struktur, -Größe und -Ausrichtung ist eine HR Transformation.

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In diesem Artikel geht es um:

• HR zu Mitarbeiter Verhältnis
• Größe der Personalabteilung
  
• Personalkennzahlen
• Benchmarking im HR / im Personal