Personal Portfolio: Modernes Workforce Management in 2024

Personal Portfolio: Modernes Workforce Management in 2024

Was macht die erfolgreichsten Unternehmen im Jahr 2024 aus?

Wettbewerbsvorteile durch überzeugende Produkte und Dienstleistungen, eine starke Marke, moderne Führung und hervorragende Kundenbeziehungen.

Doch Unternehmen selbst erschaffen keinen Wert. Mitarbeitende tun das.

Anders ausgedrückt ist das Personal Portfolio der Kern Ihres Unternehmens.

Inhalte:

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Die Grundlage: Strategic Workforce Planning

Strategic Workforce Planning ist die Voraussetzung für die Erstellung eines Personal Portfolios.

Den zweiten Schritt nicht vor dem ersten zu machen, hat dabei nur Vorteile.
Als Teilbereich des strategischen Personalmanagements bewertet es Angebot und Nachfrage interner Arbeitskräfte, um im Anschluss Qualifikationslücken zu analysieren. Dadurch können Sie wiederum notwendige Initiativen im Personalmanagement einleiten.

Am besten per Personal Portfolio.

Hier ist auch die Schnittstelle zur strategischen Personalplanung. Über Reskilling oder Upskilling schließen Sie Qualifikationslücken, Ihre Mitarbeitende entwickeln Kompetenzen, die für die Weiterentwicklung des Unternehmens entscheidend sind.

Auch die Brücke zur Personalgewinnung fällt dann leichter. Aus dem Strategic Workforce Planning lassen sich Leitfäden für Einstellungsvorgaben ableiten.

Win-win.-win.

Die Must-Haves für die erfolgreiche Umsetzung von Strategic Workforce Planning mit People Portfolio

  • Enge Zusammenarbeit im Projektteam (intern oder extern), um dynamische Anforderungen zu erkennen.
  • Aufbau von Kollaboration mit der Management-Ebene (z.B. über Organizational Confrontation Meeting)
  • Integration von Workforce Planning in die Geschäftsplanung
  • Sammlung, Analyse und Bereitstellung externer Arbeitsmarktinformationen
  • Sammlung, Analyse und Bereitstellung von Daten zur Entwicklung von Rollen & Aufgabenpaketen,  zur Bewerbersituation innerhalb der Branche, zu standortabhängigen Trends und zur Verfügbarkeit unterschiedlicher Qualifikationen
  • Sicherstellung der Fähigkeit der Personalabteilung, Mitarbeiterdaten zu nutzen, zu interpretieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
  • Allgemein hohe Datenreife und hoher HR Automatisierungsgrad

Personal Portfolio per Workforce Management in 4 Schritten

Ein Personal Portfolio gibt Ihnen das Big Picture Ihrer Beschäftigten.

Wie setzt sich jedes Team zusammen? Welche Stärken, Fähigkeiten, Synergien hat es?
Aber auch, wo sind Skills Gaps, also fehlende Fähigkeiten, die Einzelpersonen weniger wirksam machen und Teamerfolg ausbremsen?

In einem solchen "People Portfolio" geht es um genau diese Dinge.
Gut gemacht ist es mehr als eine Momentaufnahme, es ist ein richtungsweisender Blick in die Zukunft, der viele Folgeaktionen logisch und plausibel macht.

In jedem Fall sollten Sie zu betrachtende Bereiche und Mitarbeitende zunächst identifizieren, dann Betrachtungsgruppen analysieren und beurteilen, per Matrix visualisieren und anschließend Maßnahmen zur Reorganisation / Stärkung von schwachen Bereichen / individuellen Unternehmenszielen verabschieden.

Schritt 1: Bestimmen Sie die einzubeziehenden Fokusgruppen (und Mitarbeitenden)

  • Projektteam legt den Scope fest: welche Geschäftsbereiche, Teams, Mitarbeitende
  • Kategorisierung von Unternehmenszielen in Bezug auf Personal Portfolio und Personalmanagement
  • Festlegung der Parameter für Schritt 2: Fähigkeiten, Potenziale, Kompetenzen, Performance, Demografie, etc. - all das können mögliche Parameter für das People Portfolio sein
  • Festlegung von Tools und Technik

Schritt 2: Analysieren und beurteilen Sie vorhandene Parameter

  • Genaue Umsetzung ist abhängig von den festgelegten Parametern in Schritt 1.
  • Hier ein Beispiel für Themen und deren Visualisierung
Personal Portfolio Kompetenzen Bewertung von Mitarbeitern Mitarbeiteruebersicht Personalplanung Einsatzplanung Zukunftsplanung Belegschaft page 0001

Schritt 3: Visualisieren Sie Ihr Personal Portfolio

  • Visualisierung organisatorischer und individueller Fähigkeiten & Kompetenzen
  • Eine Matrix ist die beliebteste Art der Datendarstellung
  • Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Powerpoints, um Ergebnisse zu verdeutlichen
  • Verwenden von Zahlenskalen, um etwa Fähigkeiten und Führungserwartungen in Relation zu setzen
  • Nutzung von Selbsteinschätzungen von Teamleads und/oder Mitarbeitenden, um etwa Empfehlung für Personalentwicklung abzugeben.
  • Einsatz von geeigneten Templates zur Veranschaulichung

Schritt 4: Leiten Sie zielführende Aktionen ab

  • Abstimmung mit Projektteam und Unternehmensführung, um Aktionspunkte und Prioritäten in der Umsetzung festzulegen
  • Festlegung von umsetzbaren Maßnahmen basierend auf den Ergebnissen des Personal Portfolios
  • Identifikation von Verantwortlichkeiten und Schlüsselakteuren für die Umsetzung (und Personalentwicklung)
  • Vorab-Beurteilung möglicher Investitionen in externe Experten, Software oder Schulungen.
  • Erstellung von einem Business Case, um Investitionen zu rechtfertigen.

Beispiele, Vorlagen & Templates für People Portfolio

9 Box Grid

Die 9 Box Matrix basiert auf simplen Veranschaulichung: Sie setzt Performance (X-Achse) und Potenzial (Y-Achse) Ihrer Mitarbeitenden in ein Verhältnis.
Zudem hilft dieses Tool, den gegenwärtigen Wert zu bestimmen und gibt eine grobe Prognose ab.

Mitarbeiterproduktivitaet Bewertungsmatrix Personal Portfolio Bewertungsskala Mitarbeiterbeurteilung Verhaeltnis produktive unproduktive Mitarbeiter page 0001

GAP Analyse

Nachdem Sie Ihre aktuellen und geplanten Fähigkeiten ermittelt haben, ist eine GAP Analyse ein sinnvoller Schritt in Richtung Lösungsentwicklung

Sie ist ein dynamischer und komplexer Prozess, der festgelegte Faktoren im People Portfolio betrachtet. So kann sich die GAP Analyse auf Themen konzentrieren, wie:

  • Digitalisierungsgrad des Teams
  • Potenzial von Re- und Upskilling Maßnahmen
  • Anteil von Leistungsträgern gegen Benchmarks
  • Demografie der Belegschaft gegenüber Richtwerten

Dabei erfolgt ein detaillierter Vergleich des aktuellen Arbeitskräftebestands (Angebot) mit dem prognostizierten Bedarf (Nachfrage).
Eine GAP Analyse hilft also dabei, Diskrepanzen zwischen den verfügbaren Fähigkeiten, Zahlen und Rollen in der aktuellen Belegschaft und dem, was in Zukunft benötigt wird, zu identifizieren.

💡 Tipp aus der Consulting-Praxis: Denken Sie vor allem an Faktoren wie Ruhestandsquoten, potenzielle Fluktuation und die Auswirkungen des technologischen Fortschritts auf die beruflichen Rollen.

Szenarioplanung

Um potenzielle Zukunftsaussichten darzustellen, nutzen Sie am besten eine Szenarioplanung.

Durch Ihr Personal Portfolio und Kompetenzmodelle wissen Sie, wo Sie heute mit Ihrer Belegschaft stehen. Um jedoch für die Zukunft gerüstet zu sein, sollten Sie vorauszusehen, welche verschiedenen Szenarien vor Ihnen liegen. Auch, wie realistisch diese Möglichkeiten sind.

In der Szenarioplanung erstellen Sie also verschiedene Aktionspläne, die Ihr Unternehmen auf Zukunftsmodelle vorbereitet, in der Regel sind das 3-4 an der Zahl.

HR Dashboarding

Ein modernes HR Dashboarding meistert die Visualisierung von Informationen aus verschiedenen Quellen (Gehaltsabrechnungen, Ihr Applicant Tracking System und HRIS-Tools). 

Aus diesen kumulierten Daten können Sie Personalkennzahlen und HR KPIs auslesen, analysieren und darüber berichten. Ziel ist es, einen einheitlichen Überblick über den aktuellen Status Ihrer Belegschaft zu erstellen.

💡 Tipp aus der Consulting-Praxis: Ein HR Dashboarding mit guter Datenreife bringt Sie in die Königsdisziplin: Datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Die Mega-Trends im Personal Portfolio Prozess: Reskilling & Upskilling

Skills Gap Analyse GAPS Analyse Strategic Workforce Planning Upskilling Reskilling Personalentwicklung Trends Umfrage page 0001

Jedes Personal Portfolio kommt früher oder später am großen Feld der Personalentwicklung und seiner wichtigsten Projektschritte vorbei.

In diesem großen Thema von Learning & Development sind zwei gleichermaßen "eingedeutschte" Begriffe nicht mehr wegzudenken: Upskilling und Reskilling.

Nach der Analyse, der People Portfolio Erstellung und mitten im Prozess der Personalplanung werden Sie über diese Begriffe stolpern.

Unterscheiden Sie deshalb immer, ob es für einzelne welche Gruppen und Mitarbeitende um Upskilling und/oder Reskilling geht.

Unsere Definitionen werden Ihnen genau dabei helfen:

Upskilling = Neue benötigte Fähigkeiten erlernen

Upskilling beschreibt das Erlernen neuer Fähigkeiten zur Verbesserung der beruflichen Möglichkeiten und Arbeitsleistung. Es kann durch formale Ausbildung, Lernen oder Berufserfahrung erreicht werden.

Auf dem heutigen Markt sind ständig neue Fähigkeiten gefragt und die technologische Entwicklung schreitet schnell voran – das macht Upskilling so wichtig.

Reskilling = Umschulen mit Ziel

Reskilling ist das Erlernen neuer Fähigkeiten, die sich von aktuellen Aufgaben unterscheiden. Es hilft dabei, den Beruf zu wechseln oder einen neuen Job in einem anderen Bereich zu finden.

Was ist Upskilling Unterschied Upskilling Reskilling Personal Portfolio Skills Inventory Teamdesign Beratung Consulting page 0001

💡 Tipp aus der Consulting-Praxis: Beim Schrei nach "mehr Entwicklungsmöglichkeiten" (zum Beispiel als Ergebnis aus einer Umfrage) sollten Sie dem Upskilling besondere Aufmerksamkeit schenken. 
Setzen Sie etwa eigene Projekte innerhalb der Employee Experience zu diesem Thema auf, um Abgänge von Leistungsträgern zu minimieren.

Definition: Was ist ein Personal Portfolio?

Ein Personal Portfolio veranschaulicht die gegenwärtige Mitarbeitenden- und Team-Situation in einem definierten Bereich.
Dabei setzt es Parameter wie Leistung, Potenzial, Kompetenzen und demografische Aspekte in ein Verhältnis. Es gibt auch Auskünfte zu Kompetenzlücken, erstellt verschiedene Prognosen und Szenarien für die nahe Zukunft.

Ein Projektteam, meist bestehend aus internen Stakeholdern (Personalleitung, Management-Ebene, HR-Experten) und oft externen Experten identifiziert Aktionen, die Zielthemen optimieren und etwa Initiativen für die Personalentwicklung ab.

Ein solches People Portfolio wird anschließend oft als Leitfaden für angrenzende Personalthemen wie Recruiting, Retention Management oder die Employee Experience genutzt.

Synonyme

  • People Portfolio
  • Personalportfolio
  • Human Resource / HR Portfolio

Verwandte / Überschneidende Bereiche:

  • Personalplanung
  • Skills Inventory
  • Strategische Personalplanung / Strategic Workforce Planning

Trends

Die regelmäßige Erstellung eines Personal Portfolios und dessen Aktualisierung wird immer wichtiger und statistisch frequentierter.

Gerade im deutschen Arbeitsmarkt geht es aktuell darum, mit weniger FTE als früher mehr zu erwirtschaften. Kennzahlen aus der Mitarbeiterproduktivität, Gewinn und Umsatz pro Mitarbeiter rücken dabei in den Fokus.

Kurzum, die Maximierung der Arbeitsleistung einzelner Mitarbeitender wird ebenso wichtig wie die schnelle Integration von Talenten (das "auf-Strecke-bringen), die neu dazukommen.

Warum ist ein Personal Portfolio ein Must-Have?

In einem so disruptiven Arbeitsmarkt muss sich Ihr Unternehmen auf die Personalplanung verlassen können, um den bestehenden und zukünftigen Talentbedarf abzubilden.
Welche Fähigkeiten werden im Zuge der Geschäftsentwicklung erforderlich sein? Was davon ist bereits im Haus, was fehlt? 

Genau diese Information durch strategische Analyse der Qualifikationslücken plus Prognose über fehlende Kompetenzen und Kenntnisse liefert ein Personal Portfolio.

Es ist eine Grundlage zur Erreichung Ihrer strategischen Ziele durch menschliche Ressourcen.

Expertise nutzen: Personal Portfolio Konzept & Beratung

Wir bieten die Durchführung eines Personalportfolios als eigenes Projekt aus unserem Geschäftsbereich Strategic Workforce Planning an. Der Fokus liebt dabei auf der Beratung und Konzeptionierung des People Portfolios.
Im größeren Zusammenhang wird es von Unternehmen oft auch innerhalb einer HR Transformation nachgefragt.

Der Aufbau einer Personal Portfolio Erstellung ist klar skizziert:

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Kontaktieren Sie uns, wenn Sie in diesem Thema Unterstützung benötigen.

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