Vakanzzeit: Benchmarks, Trends + ein echtes Erfolgsmodell

⏱️ Lesedauer: ca. 13 Minuten · 🗓️ Letztes Update: April 2025

Sie denken bei „Vakanzzeit“ an eine Kennzahl für HR?

Falsch gedacht.

Die Dauer unbesetzter Stellen ist längst zu einer strategischen Steuerungsgröße geworden – mit massiven Auswirkungen auf Wachstum, Mitarbeiterbindung und Wettbewerbsfähigkeit.

In diesem Artikel erfahren Sie,

• warum Besetzungsdauer & Vakanzkosten weit mehr als operative Kennzahlen sind
• was gute Unternehmen heute anders machen
• und wie Sie mit dem richtigen Modell schneller besetzen und besser führen

🔎 Das Wichtigste auf einen Blick

• Offene Stellen kosten – im Schnitt 52.000 € pro Vakanz.
  Diese Beispielrechnung basiert auf einer angenommenen Besetzungsdauer von 130 Tagen, einem Jahresgehalt von 50.000 € und dem realistischen Produktivitätsverlust-Faktor 2.
• Die tatsächliche durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland lag 2024 laut Bundesagentur für Arbeit bei 160 Tagen – in Branchen wie Bau oder Pflege teils deutlich höher.
• Besetzungsdauer, Vakanzquote und Time-to-Fill zählen heute zu den wichtigsten Kennzahlen für Recruiting und Führung.
• Viele Unternehmen unterschätzen die Auswirkungen auf Produktivität, Kultur und Wachstum.
• In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Vakanzkosten senken – und warum es mehr braucht als nur gute Stellenanzeigen.
• Plus: Ein Erfolgsmodell, das zeigt, wie Sie mit klarer Strategie offene Stellen schneller besetzen und Ihre Recruiting-Prozesse optimieren.

Neumodische Fragen, kostspielige Antworten

Es sind die scheinbar neuen Fragen, die Geschäftsführer, HR-Verantwortliche und Führungskräfte nachts wachhalten:

• Bleiben unsere Leistungsträger – oder sind sie längst innerlich gekündigt?
• Was können wir tun, um Top-Mitarbeitende zu halten?
• Warum bleiben entscheidende Stellen so lange unbesetzt?

Warum offene Vakanzen zum versteckten Risiko werden

Inzwischen priorisieren CEOs strategisches Personalmanagement. CHROs führen Mitarbeiterbindung ganz oben auf der Agenda. Und Führungskräfte suchen nach Wegen, das Beste aus ihren Teams herauszuholen – und gleichzeitig im Recruiting erfolgreich zu bleiben.

Denn: Hohe Fluktuationsraten und unbesetzte Stellen kosten. Viel.

Begriffe wie Fachkräftemangel und Mangelberufe sind längst keine Ausreden mehr – sondern Realität. Die Vakanzquoten steigen, Besetzungszeiten verlängern sich, der Wettbewerbsdruck nimmt zu.

Die Folge: Produktivität sinkt, Recruiting-Kosten explodieren, wertvolle Projekte bleiben liegen. Und das nicht nur in Einzelfällen, sondern quer durch alle Branchen.

Retention Management, moderne Mitarbeiterbindung und gezielte Fluktuationssenkung rücken zurecht in den Fokus.

Doch: Wirklich wirksame Lösungen sind rar. Viele HR-Strategien bleiben zu vage, zu theoretisch – und verfehlen das operative Ziel.

Die Konsequenz: Mitarbeitende gehen. Aus freien Stücken – für bessere Perspektiven. Oder aus Unzufriedenheit mit Führung, Kultur oder Überlastung. Manche müssen gehen.

Was bleibt, ist die offene Vakanz. Eine Stelle, die nicht besetzt ist. Deren Nachbesetzung immer länger dauert – und dabei immer teurer wird.

So wird die Vakanzzeit zur kritischen Kennzahl im Personalcontrolling. Doch nur wenige Unternehmen haben sie wirklich im Griff.

Was ist Vakanzzeit – und warum ist sie so entscheidend?

Definition: Vakanzzeit und offene Stellen

Vakanzzeit beschreibt den Zeitraum zwischen der Veröffentlichung einer Stelle und der erfolgreichen Neubesetzung. Dieser Zeitraum wird typischerweise in Tagen oder als Vakanzquote dargestellt.

Eine Vakanz entsteht, wenn eine Position frei wird – etwa durch Kündigung, Versetzung oder Wachstum. In jedem Fall gilt: Jeder unbesetzte Tag kostet Geld.

So berechnen Sie die Vakanzquote

Die Vakanzquote zeigt den Anteil unbesetzter Stellen im Unternehmen:

(Anzahl der offenen Positionen / Gesamtzahl aller Positionen) × 100

Beispiel: Ein Unternehmen hat 500 Positionen, davon sind 53 unbesetzt.

(53 / 500) × 100 = 10,6 % Vakanzquote

Weitere Begriffe: Besetzungszeit, time-to-fill & Synonyme

Statt „Vakanzzeit“ werden oft auch Begriffe wie Besetzungsdauer oder time to fill verwendet. Sie beschreiben das gleiche Konzept – die Zeit, bis eine Stelle nachbesetzt ist.

Was bedeutet time to hire?

Time to hire misst die Dauer von der Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift. Sie beginnt beim Eingang der Bewerbung und endet mit der finalen Zusage.

Dieser Wert ist besonders wichtig für die Bewertung der Effizienz im Recruiting-Prozess – und wird oft in Tagen nach Branchen verglichen:

Recruiting-Kennzahlen verstehen: Time to Hire vs. Time to Fill

Was misst Time to Hire – und wie wird sie berechnet?

Time to Hire ist eine Kennzahl aus dem Recruiting, die angibt, wie viele Tage zwischen der Bewerbung eines Kandidaten und der Vertragsunterzeichnung liegen.

Sie misst also die Effizienz Ihres Auswahlprozesses – vom Erstkontakt bis zur Entscheidung.

Je kürzer die Time to Hire, desto effizienter ist Ihr Auswahlprozess – vorausgesetzt, die Qualität der Auswahl leidet nicht darunter.

Time to Fill: Die entscheidende Metrik für Planung & Kosten

Time to Fill beschreibt die Zeitspanne zwischen dem Wegfall eines Mitarbeitenden und dem ersten Arbeitstag des Nachfolgers. Sie ist eng verwandt mit der Vakanzzeit – und entscheidend für Ihre Kapazitäts- und Budgetplanung.

Die Time to Fill bezieht sich auf den gesamten Prozess – von Kündigung, interner Genehmigung, Ausschreibung, Auswahl bis hin zur Vertragsunterzeichnung und Wartezeit bis zum Start.

Sie ist damit die zentrale Kennzahl für alle, die mit Produktivitätsausfällen, Mehrbelastung und strategischer Ressourcenplanung arbeiten.

Führungskräfte sollten beide Kennzahlen im Blick behalten – aber: Für das Controlling und die Bewertung von Vakanzkosten ist die Time to Fill deutlich aussagekräftiger.

Fazit: Beide Werte sollten so niedrig wie möglich sein – ohne dabei an Qualität oder Passgenauigkeit im Recruiting zu verlieren.

Vakanzzeit: Kosten und Zusammenhänge zu anderen Metriken

So viel kostet eine unbesetzte Stelle wirklich

Um die Vakanzkosten realistisch einschätzen zu können, reicht es nicht, nur die Lohnkosten zu betrachten. Jede unbesetzte Stelle hat direkte und indirekte Auswirkungen auf Produktivität, Kostenstruktur und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Die harten Kosten einer Vakanz

Während der Vakanzzeit muss die Arbeit durch andere Kräfte erledigt werden. In der Praxis heißt das meist: Zeitarbeit, externe Vergabe oder interne Mehrarbeit durch Überstunden.

Parallel entstehen zusätzliche Fluktuationskosten, zum Beispiel durch:

• Neueinstellung (Recruiting-Aufwand, Anzeigen, Personalberatung)
• Onboarding, Einarbeitung & Schulungen
• Produktivitätsverlust bis zum OPL (Optimales Produktivitäts-Level)
• Demotivierte Teams, Überlastung, Fehlerquoten
• Auswirkungen auf Kultur, Employer Branding & Kundenservice

„Unsere offene Stelle kostet uns pro Woche mehr als ein Monatsgehalt.“ → Zeit für eine echte Recruiting-Strategie.

Cost per Hire – was die Besetzung einer Stelle wirklich kostet

Die Cost per Hire gehört zu den zentralen Recruiting-Kennzahlen. Sie umfasst sowohl interne Kosten (z. B. HR-Zeitaufwand, Software, Overhead) als auch externe Kosten (z. B. Anzeigen, Personalberatung, Headhunter).

Diese Kennzahl hilft, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit Ihrer Recruitingstrategie messbar zu machen – und ist besonders wichtig im Vergleich mit Benchmarks oder zwischen Geschäftsbereichen.

Berechnung von Vakanzkosten – ein einfaches Modell

Nehmen wir an, eine vakante Stelle ist mit 50.000 € Jahresgehalt dotiert. Wie hoch sind die geschätzten Kosten für 60 Tage ohne Besetzung?

• 50.000 € ÷ 250 Arbeitstage = 200 € Arbeitskosten pro Tag
• × 2 (Produktivitätsfaktor lt. Harvard-Studie) = 400 € pro Tag
• × 60 Tage = 24.000 € Vakanzkosten

Unternehmensweite Auswirkungen

Ein Beispiel: In einem Unternehmen mit 500 Stellen sind 10 % unbesetzt, also 50 Vakanzen. Der durchschnittliche Verdienst liegt bei 40.000 € jährlich.

• 40.000 € ÷ 250 = 160 € pro Tag
• × 2 Produktivitätsfaktor = 320 €
• × 130 Tage = 41.600 € pro Vakanz
• × 50 Vakanzen = 2.080.000 € Produktivitätsausfall

Fazit: Wer die Vakanzzeit verkürzt, senkt nicht nur Recruitingkosten – sondern schafft direkten wirtschaftlichen Mehrwert.

Warum sind Stellen heute so lange vakant?

Die durchschnittliche Vakanzzeit steigt – trotz höherem Recruitingaufwand. Woran liegt das? Viele Unternehmen kämpfen mit ähnlichen Mustern. Fünf Ursachen treten dabei besonders häufig auf:

1. Langsame oder inkonsistente Entscheidungsprozesse

Wenn Freigaben zu lange dauern oder Abstimmungen mit Führungskräften schleifen, verlieren Sie Top-Kandidaten an schnellere Wettbewerber.

2. Unklare oder überladene Anforderungsprofile

Viele Stellenbeschreibungen passen nicht zur Realität. Statt Wunschliste braucht es ein Profil, das zu Markt, Team und Zielsetzung passt – sonst bleibt die Anzeige ohne Wirkung.

3. Schwache Sichtbarkeit und Reichweite der Stellenanzeige

Wer nur auf der eigenen Karriereseite oder klassischen Jobbörsen postet, schöpft das Potenzial nicht aus. Gute Kandidaten müssen Ihre Stelle finden und verstehen können – ohne fünf Klicks.

4. Kein strategischer Recruiting-Ansatz

Recruiting ist oft reaktiv – statt vorausschauend mit Talent Pools, Benchmarks und klarer Taktung. Die Folge: Lücken bleiben offen, weil kein System dahintersteht.

5. Zu wenig interne Entwicklung und Bindung

Viele Vakanzen entstehen durch interne Abgänge – und könnten vermieden werden. Wer Führung, Perspektiven und Entwicklung ernst nimmt, besetzt häufiger aus dem eigenen Haus.

Statistiken, Daten und aktuelle Zahlen zu Vakanzzeit & Fluktuation

• Durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland: 160 Tage (2025)
• Vakanzzeit im Baugewerbe: 274 Tage
• Vakanzzeit in der Altenpflege: 296 Tage

• Fluktuationsrate im Vertrieb: 22 %
• Häufigste Kündigungsgründe: Führung und Gehalt
• Durchschnittliche Mitarbeiterbindung: 10,8 Jahre

Fallbeispiel: Wie ein Industrieunternehmen seine Vakanzzeit halbierte

Ein Produktionsunternehmen mit 1.200 Mitarbeitenden kämpfte seit Jahren mit hohen Fluktuationsraten in gewerblichen Bereichen und einer durchschnittlichen Vakanzzeit von über 150 Tagen.

Die Folge: Überstunden, Führungslücken, steigende Fehlzeiten im verbleibenden Team – und ein wachsender wirtschaftlicher Druck auf einzelne Standorte.

Gemeinsam mit dem Harbinger-Team wurde ein Projekt aufgesetzt, das drei Hebel kombinierte:

1. Einführung eines strukturierten KPI-Dashboards für Recruiting

Statt Bauchgefühl gab es erstmals Transparenz: Wo entstehen Vakanzen? Welche Teams sind besonders betroffen? Wie lange dauern einzelne Besetzungen im Schnitt?

2. Klare Führungsverantwortung bei Besetzungen

Standortleiter und Bereichsleitungen wurden aktiv in den Recruitingprozess eingebunden – mit festen Deadlines, Rollenverständnis und Performance-Review der Besetzungsqualität.

3. Talentbindung durch gezielte Maßnahmen in der Frühfluktuation

Onboarding-Prozess, Feedbackgespräche nach Woche 1 / 4 / 12 sowie ein internes Mentorenprogramm führten zu höherer Verbleibquote innerhalb des ersten Jahres.

Das Ergebnis: Die durchschnittliche Besetzungsdauer sank von 154 auf 78 Tage. Die Zahl unbesetzter Stellen reduzierte sich um 35 % innerhalb von 9 Monaten. Gleichzeitig stieg die Mitarbeiterbindung im gewerblichen Bereich deutlich – und die Führungskräfte berichteten von spürbarer Entlastung im Alltag.

Fazit: Wie gut ist Ihre Recruiting-Strategie aufgestellt?

Die Ursachen für lange Vakanzzeiten, hohe Fluktuation und schleppende Besetzungen sind meist bekannt – doch nur selten systematisch adressiert.

Die entscheidende Frage lautet:
Wo in Ihrem Unternehmen entstehen diese Vakanzen – und wer ist verantwortlich, sie zu schließen?

Mit den vorgestellten Berechnungen zeigt sich: Schon eine unbesetzte Stelle kann mehrere Zehntausend Euro kosten. Bei mehreren Vakanzen addieren sich diese Verluste schnell auf sechs- oder gar siebenstellige Summen.

Wie Sie vorgehen sollten, hängt von Ihrem Status Quo ab:

• Sie starten gerade mit dem Thema?
  Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die wichtigsten Kennzahlen rund um Besetzungen, Recruiting und Mitarbeiterbindung erstmals zu erfassen.
• Sie haben bereits ein Personalkennzahlensystem im Einsatz?
  Dann prüfen Sie, ob Ihre aktuellen KPIs ausreichen, um Ursachen zu erkennen – und ob Sie daraus wirksame Maßnahmen ableiten können.
• Sie haben punktuelle Erkenntnisse, aber keine Strategie?
  Dann ist es Zeit, eine systematische Recruiting-Strategie aufzusetzen – mit klarer Rollenverteilung, Datenbasis und realistischen Zeitachsen.

Beginnen Sie bei der durchschnittlichen Vakanzzeit auf Unternehmensebene.
Analysieren Sie dann gezielt nach Funktionen, Standorten, Teams und Führungsspannen. Und stellen Sie Ihre Recruitingprozesse auf den Prüfstand – datenbasiert und mit Blick auf Produktivität, Kultur und Wachstum.

FAQ zur Vakanzzeit

Was Unternehmen, Führungskräfte und HR jetzt wissen sollten – kompakt erklärt:

Vertiefende Einblicke rund um Recruiting, Vakanzen & Personalstrategie

Sie möchten tiefer einsteigen? Hier finden Sie weiterführende Inhalte zu den entscheidenden Stellschrauben moderner Recruiting-Strategien:

• → Recruiting, KPIs & Strategie:
  Recruiting Strategie entwickeln – so geht’s
  Mitarbeitergewinnung neu denken
• → Mitarbeiterbindung & Fluktuation:
  Mitarbeiterbindung steigern: 3 Wege
  Fluktuation senken – und richtig messen
  Moderne Mitarbeiterbindung in der Praxis
• → Personalcontrolling & Analyse:
  Kennzahlen im Personal richtig einsetzen
  Fehlzeitenanalyse: Warum Sie mehr wissen müssen
  People Analytics verstehen & nutzen