Bewerberpool / Talentpool: Definition, Aufbau & DSGVO

beschreiben praktisch das Gleiche.

Bei allen geht es um Gesamtheit aller potenziellen Mitarbeiter, die eine offene Stelle besetzen könnten.

Wenn man es ganz genau nimmt, kann man allerdings diese Unterscheidungen innerhalb der Synonyme treffen.

Füllt ein potenzieller Mitarbeiter aus dem Talentpool eine Bewerbung für eine offene Stelle aus, wandert er in den Pool.

Nach Sichtung von Bewerbung und Bewerber wandern dieser in den Kandidatenpool ein.

Wenn Sie genau aufgepasst haben, kommt Ihnen an dieser Stelle wieder die Talent-Pipeline in den Sinn. Dann sprechen wir also doch wieder von Talenten und sie sehen: es ist kompliziert.

Grundsätzlich weiß jeder Recruiter, worum es geht, wenn Sie von einem der drei Begriffe oben sprechen.

Bewerberpools über externe Software zu lösen hat zahlreiche Vorteile, besonders gegenüber händischen Excel-Tabellen und -Recherchen.

Hier einige empfehlenswerte Software-Anbieter:

Softgarden

Personio

Talention

Fragen Sie am besten gleich auch nach einem Applicant Tracking System. Das erleichtert Ihnen die kennzahlenbasierte Betrachtung der Kandidaten und Integration in das Personalkennzahlensystem Ihres Unternehmens.

Machen Sie es sich einfach und arbeiten Sie diese Checkliste ab.

Ihr Bewerberpool wird auf einem soliden Fundament stehen.

1. Fügen Sie als Erstes ausgewählte Kandidaten hinzu

Der "einfachste Schritt" zu Ihrem Bewerberpool: Bringen Sie das Sammelsurium an Bewerbern, Kandidaten, Ex-Mitarbeitern und Co. (siehe Punkt 'Welche Kandidaten bilden den Bewerberpool?') in einer Datenbank zusammen.
Kümmern Sie sich in diesem Schritt also um die Aufarbeitung der kurz- und mittelfristigen Vergangenheit.
Wichtig: Stoßen währenddessen und vor allem während künftiger Sourcing-Prozesse auf interessante Kandidaten stoßen, fügen Sie sie einfach diesem neuen Talentpool hinzu - auch wenn diese in keine Ihrer aktuellen offenen Stellen passen.

Nicht vergessen: Der Arbeitsmarkt ist stark umkämpft und Sie bewerben sich als Unternehmen eher beim Bewerber als umgekehrt.

• Halten Sie möglichst regelmäßig Kontakt mit den Kandidaten, wenn Sie das Interesse dieser Menschen aufrechterhalten möchten.
• Denken Sie über Infomails nach, der beispielsweise über Neuigkeiten aus der Branche oder die neuesten technischen Entwicklungen in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden halten.
• Sie könnten auch zu Ihren internen Veranstaltungen (z.B.Hausmessen) einladen, die Sie organisieren.
• Scheuen Sie sich auch nicht, bestehende und aktuelle Leistungen Ihres Unternehmens publik zu machen, die Sie speziell für Mitarbeitern installieren (Benefits, Goodies, Incentives, vermögenswirksame Leistungen, Sozialleistungen, BGM-Maßnahmen, etc.)
  

2. Erstellen Sie eine Landingpage für Ihren Bewerberpool

Sie werden eine Karriereseite haben, hegen und pflegen. Sie zeigt offene Stellen, wie besonders die Arbeit in Ihrem Unternehmen ist, wie einzigartig Ihre Philosophie ist.

So weit, so normal.

Die Kandidaten in Ihrem Bewerberpool passen allerdings wahrscheinlich nicht in die Profile und zu den ausgeschriebenen Stellenangeboten.

Also schaffen Sie eine eigene Website für Ihren Talentpool.

Dabei hilft Ihnen eine sogenannte Talent-Community Page.

Hört sich komplizierter an als es ist:

Eine Talent-Community ist eine Gruppe von Personen, die hervorragende Kandidaten für Sie wären, Ihrem Unternehmen aber aufgrund beschriebener Umstände aktuell nicht beitreten können.

Dabei fragt sie den Interessenten verschiedene Attribute ab.
Mit etwas technischer Finesse und guter Strategie kann Ihr Unternehmen diese Kandidaten im Anschluss sogar zielgruppenorientiert bespielen (über Newsletter, Netzwerke in sozialen Medien, Kandidatenkreise, etc.)-

Quelle: IHS Markit

Talent Communities können zwar viele Formen und Farben annehmen, meist aber sind es digitale Netzwerke, die es Kandidaten ermöglichen, eine Beziehung zu Ihrem Unternehmen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

Schauen Sie doch einfach einmal auf die Beispiele und lassen sich inspirieren:

• Builtin
• Spotify
  
• IHS Markit
• Mercedes
• Trivago
  
• Drift
  

Dabei können und sollten Sie Ihre Talent-Community natürlich den Werten Ihres Unternehmens anpassen.
Drift kommuniziert in diesem Bild etwa seine große Diversität (per Banner), seine Tech-Affinität (Chatbot) und dass der potenzielle neue Mitarbeiter den Job lieben wird (Claim).

Wenig Aufwand, große Wirkung.

3. Sprechen Sie abgelehnte Kandidaten erneut an

Völlig legitim und viel zu selten genutzt: Die Wiederaufnahme des Kontaktes zu abgelehnten Kandidaten.

Bitte bilden Sie sich nicht ein, dass Ihr Unternehmen auf einem hohen Ross sitzt und einmal abgelehnte Kandidaten nie wieder brauchen kann.

Der Arbeitsmarkt ist unerbittlich. Dazu wissen Sie zum Zeitpunkt der Absage nie, wie sich der entsprechende Bewerber weiterentwickeln wird.

Nichts ist einfacher, als Ihren Bewerberpool mit zuvor abgelehnten, aber trotzdem qualifizierten Kandidaten zu füllen und diese "im Auge zu behalten".

Hier ein kleiner Knigge, um unternehmensseitig höflich und anständig die abgelehnten Kandidaten auch im Nachgang zu binden:

• Halten Sie die Kandidaten über Ihren Recruiting-Prozess und die nächsten Schritte auf dem Laufenden
• Halten Sie sich an den von Ihnen kommunizierten Zeitrahmen
• Beantworten Sie die Fragen der Kandidaten immer so schnell wie möglich
• Geben Sie diesen Bewerbern Feedback darüber, wie sie sich geschlagen haben (und warum sie den Job nicht bekommen haben)
• Sagen Sie ehrlich, was Kandidaten von der Stelle und dem Unternehmen erwarten können (wenn sie sich in Zukunft wieder bewerben)
  

Wenn Sie sich an diese Grundlagen halten, gibt es keinen Grund, warum erfolglose Kandidaten nicht in Kontakt bleiben und in Ihrem Talentpool sein möchten.

Interessante Statistiken dazu:
49,5 Prozent aller Bewerber würden den Talentpool eines Unternehmens nutzen, obwohl sie für eine Stelle abgelehnt wurden.

Aber - und das ist ein großes Aber: 73,2 % der befragten Talentpool-Kandidaten haben schlechte Erfahrungen gemacht, 30 % völlig unpassende Stellenangebote erhalten und 42,5 % keine Informationen zu aktuellen Stellenangeboten erhalten. (Quelle: Personio)

4. Binden Sie Studierende und angehende Absolventen ein

Beim Aufbau eines Talentpools geht es oft darum, vorausschauend zu planen.

Wie könnte man dies also besser tun, als sich mit den zukünftigen Arbeitskräften auszutauschen: Studenten und angehenden Absolventen?

Gerade in der Tech- und IT-Branche ist diese Art des Recruting sehr beliebt und empfehlenswert.

Während Studenten normalerweise noch keinen Vollzeitjob suchen, möchten sie oft Teilzeit arbeiten.
Ihr Motive? Entweder wegen des Geldes oder um herauszufinden, was sie gerne tun würden, wenn sie auf den Arbeitsmarkt kommen, oder beides.

Dasselbe gilt für Absolventen, wenn auch auf eine etwas andere Art und Weise.

Während einige von ihnen bereits nach ihrem Abschluss einen Job in der Tasche haben, suchen viele Absolventen nach Abschluss ihrer Hochschulausbildung immer noch nach der perfekten Jobmöglichkeit.

Das ist die Chance für Ihr Unternehmen - und diese ergibt sich durch solchen Bewerberpool.

Social Media etwa ist eine großartige Möglichkeit, um Studenten und Absolventen zu zeigen, wie die Arbeit in Ihrem Unternehmen aussieht und was Sie speziell für sie bereithalten.

Denken Sie an

• (Sommer-) Praktika,
• Traineeprogramme,
  
• Teilzeitverträge,
  
• Job Shadowing oder sogar
  
• Chats mit Ihrem CEO
  

Jede dieser Maßnahmen sind hervorragende Möglichkeiten, Talente zu entdecken und zu sehen, wer später gut zu Ihrem Unternehmen passen könnte.

Bis dahin können Sie Ihren Bewerberpool mit ihnen füllen.

Mehr noch: Beschäftigten Sie diese Talente von morgen mit Inhalten, die für sie relevant sind - gerade dann, wenn sie bald ihre Karriere beginnen.

5. Beziehen Sie interne Talente ein

Es ist wie bei den Quellen von Neueinstellungen (Source of Hire) auch hier die wohl meistunterschätzte Maßnahme: Wenden Sie sich an Ihre aktuellen Leistungsträger.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind eine der effektivsten und günstigsten Aktionen in der Personalgewinnung. Und gleiches gilt für den Aufbau Ihres Talentpools.

Ihre internen Talente – also Ihre aktuellen Mitarbeiter – stehen direkt vor Ihnen.
Warum nicht über genau diese Kollegen auch den Talentpool aufbauen und erweitern?

Sie kennen die Fähigkeiten, Stärken und Werte Ihrer Leistungsträger und wissen, dass sie zu Ihrer Kultur passen. Die Chancen stehen gut, dass vielen von deren Freunden, Verwandten und Bekannten auch zu Ihrer Organisation passen.

Halten Sie Ihre aktuellen Mitarbeiter über offene Stellen auf dem Laufenden. Ermutigen Sie, nach neuen Mitarbeitern Ausschau zu halten oder Sie über passende Kandidaten zu informieren.

Wenn Sie diese Personen in Ihren Talentpool aufnehmen, werden sie bei der Besetzung von offenen Positionen wahrscheinlich im Vordergrund stehen - man verlässt sich eben gerne auf Empfehlungen.

6. Halten Sie zögernde Kandidaten interessiert

Denken Sie an dieser Stelle an

• Personen, die sich für Ihr Unternehmen interessieren, aber (noch) nicht über die nötige Erfahrung verfügen und/oder an
• Personen, die sich in Elternzeit befinden, im Ausland leben usw.

Wenn es um Toptalente geht, können Sie es sich nicht leisten, wählerisch zu sein.

Ein Kandidat mit einem interessanten Profil ist auch in Zukunft interessant, eben auch wenn er sich gerade

• in einem einjährigen Sabbatical,
• noch in der Universität befindet oder 
• sogar beruflich aktuell etwas anderes für sich ausprobiert
  

Füttern Sie diese potenziellen Arbeitnehmer von morgen mit den richtigen Inhalten, um sie interessiert zu halten.

Sie werden zu ihnen durchdringen und sie dann begeistern, wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist

7. Vergessen Sie ehemalige Mitarbeiter nicht

An dieser Stelle sind wir wieder bei den Boomerang Employees, oder Bumerang Mitarbeitern angekommen.

Ein Boomerang Employee ist ein Ex-Mitarbeiter, der in Ihr Unternehmen zurückkehrt.

Der Mitarbeitende hat Ihr Unternehmen meist aus freien Stücken verlassen und entscheidet sich nun, den gleichen (oder einen anderen) Arbeitsplatz wieder anzutreten.

Der Bumerang Mitarbeiter kommt eben wie das Sportgerät - möglicherweise - zu Ihnen zurück.

Vergessen Sie ehemalige Mitarbeiter nicht, wenn es um den Aufbau und die Pflege Ihres Bewerberpools geht.

Ja, sie haben Ihr Unternehmen verlassen, aber das bedeutet nicht, dass sie kein Interesse an zukünftigen Möglichkeiten haben. Das gilt natürlich nur für die Mitarbeiter, bei denen Sie den Abschied bereuen und die unter die Kennzahl "unfreiwillige Fluktuation" und "arbeitnehmerseitige Kündigung" fallen.

Stellen Sie in Ihrem Austrittsgespräch (Exit Interview) Fragen wie: „Würden Sie bei passender Gelegenheit wiederkommen?“ oder „Was wäre für Sie ausschlaggebend, wieder bei uns zu arbeiten?“

Basierend auf ihren Antworten können Sie ehemalige Mitarbeiter einem bestimmten Teil Ihres Talentpools zuordnen.

Und auch diese Ex-Kollegen können Sie nun mit relevanten Inhalten auf dem Laufenden halten.

Vielleicht sind sie bald bereit sein, eine neue wichtige Rolle in Ihrem Unternehmen einzunehmen.

8. Bieten Sie unterschiedlichen Kandidaten unterschiedliche Inhalte an

Personalisierte Inhalte sind der Schlüssel zum Aufbau und zur Pflege eines Talentpools.

Nicht jede Person in Ihrem Talentpool ist in der gleichen Phase ihrer Karriere.

Dazu suchen Studenten und Absolventen nicht nach denselben Informationen wie aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter. Erstellen Sie segmentierte E-Mail-Listen und senden Sie relevante Inhalte basierend auf den Interessen jeder einzelnen Gruppe von Kandidaten.

Bestimmte HR Software-Lösungen helfen Ihnen dabei, jede Person in Ihrem Talentpool zu kategorisieren – und sicherzustellen, dass sie die richtige Art von Inhalten erhält, um engagiert zu bleiben.

9. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Talentpool regelmäßig

Der größte Nachteil eines Bewerberpool wird dann akut, wenn sie ihn nicht sauber pflegen und die Daten nicht valide oder veraltet sind.

Diese Datenbank soll der erste Anlaufpunkt werden, wenn es offene Stellen zu besetzen gilt. Machen Sie es sich daher zur Gewohnheit, regelmäßig in Ihrem Talentpool zu stöbern, ihn zu optimieren und zu aktualisieren.

Dies wird Ihnen helfen,

• sich mit der Art von Talenten vertraut zu machen, die Sie im Talentpool haben.
• Sie schneller zur richtigen Gruppe von Kandidaten bringen, wenn Sie eine Vakanz besetzen müssen und
• zu erkennen, welche Talente Ihnen im Bewerberpool noch fehlen
  

Vom Sourcing zur Einstellung: Das sollte ihr Bewerberpool mindestens können

SCHRITTE FÜR DEN AUFBAU	BEDEUTUNG
Sourcing	Bauen Sie Talentpools aus möglichst vielen unterschiedlichen Quellen auf.
Segmentierung	Segmentieren Sie diese Quellen und Kandidaten, um bestimmte Anforderungen für Ihre Organisation zu erfüllen.
Kontaktaufnahme	Kontaktieren Sie diese Kandidaten mit maßgeschneiderten Nachrichten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Recruiting	Greifen Sie auf Ihren Talentpool aktiv zu, indem Sie sie mit Stellenangeboten und Einladungen rekrutieren.

Wenn ein Talentpool zum festen Bestandteil Ihres HR-Arsenals wird, können Sie gleich mehrfach davon profitieren.

Wie immer gibt es aber auch eine andere Seite der Medaille.

Was sind die Vorteile von einem Bewerberpool?

Benötigen Sie Unterstützung im Thema Bewerberpool aufbauen?

Sprechen Sie uns an - wir analysieren und interpretieren Ihre Situation und liefern dann erfolgserprobte Maßnahmen. In diesem Fall geschieht das über ein sogenanntes Fast Track Project.

In diesem Artikel geht es um: