Vakanzzeit: Benchmarks, Trends + ein echtes Erfolgsmodell

📢 Update Q1 2025:
Die Ø Vakanzzeit - also der Zeitraum zwischen Öffnung einer Stelle bis zur Schließung durch neue Mitarbeitende -  betrug in Deutschland für das Jahr 2024 154 Tage.
Weiterhin Spitzenreiter im Branchenvergleich: das Baugewerbe mit 266 Tagen.

Für mehr Infos springen Sie hier direkt zu Studien, Daten und aktuellen Zahlen.

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Inhalte

1. Intro: Neumodische Fragen, kostspielige Antworten
2. Was ist Vakanzzeit? Vakanzen, eine Vakanzquote, time-to-fill vs. time to-hire
3. Kosten von Vakanzzeit + Zusammenhänge zu anderen Personalkennzahlen
4. Statistiken, Daten und aktuelle Zahlen zu Fluktuation & Vakanzzeit
5. Eine Case Study, die 3 klare Lösungen liefert
6. Fazit: Sind Ihre Ressourcen stark genug?

Neumodische Fragen, kostspielige Antworten

Es sind neumodische Fragen, die Geschäftsführer, Personaler und Führungskräfte in der Nacht wachhalten:

• Bleiben unsere Leistungsträger?
• Was kann ich tun, damit Sie bleiben?
• Warum kriegen wir wichtige Stellen so schlecht besetzt?

Heute priorisieren CEOs strategisches Personalmanagement. CHROs schreiben Mitarbeiterbindung ganz oben auf die To-do-Liste. Führungskräfte suchen nach Wegen, das Beste aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen und so als People Manager zu glänzen.

Hohe Fluktuationsraten sind teuer. 

Buzzwords wie Fachkräftemangel und Mangelberufe machen Unternehmen und Unternehmern zu schaffen. Vakanztage und Vakanzquoten steigen.

All das bedeutet immense Kosten für die deutsche Wirtschaft und jedes einzelne Unternehmen.

Und so wird dem Retention Management, der modernen Mitarbeiterbindung und der Senkung der Fluktuation enorme Wichtigkeit zugeordnet.

Lösungen, Methoden und Möglichkeiten dagegen sind Mangelware.

Oft sind die Ansätze im Personal zu vage, abstrakt und ehrlich gesagt, wenig nützlich.

Die Mitarbeiter kündigen am Ende doch. Sie kündigen aus freien Stücken, oft für bessere Möglichkeiten woanders und noch öfters, weil Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder dem gesamten Arbeitgeber unzufrieden sind.

Manchmal wird Ihnen gekündigt. Eins bleibt aber: Eine nicht besetzte Stelle oder Vakanzen (Plural).

Und immer wenn Mitarbeiter freiwillig oder unfreiwillig kündigen, entstehen Sie – die offenen Vakanzen.
Positionen, die nun nicht mehr besetzt sind. Stellen, deren Neubesetzung heute so schwer, so teuer und so umkämpft ist.

So hat sich die Vakanzzeit schnell zu einer wichtigen KPI im Personal entwickelt. Die wenigsten Unternehmen scheinen Sie kontrollieren zu können.

Was ist Vakanzzeit? Und was Vakanzquote, time-to-fill vs. time to-hire?

Definition von Vakanzzeit

Vakanzzeit ist der Zeitraum zwischen Ausschreibung einer offenen Stelle und deren Neubesetzung. Solche Vakanzen werden in Tagen oder Vakanzquoten ausgedrückt.

Definition von offenen Vakanzen

Eine Vakanz ergibt sich somit, wenn eine Position frei oder geschaffen wird.
In beiden Fällen bedeutet das, dass diese Stelle schnell geschlossen werden muss. Jeder Vakanztag kostet für Unternehmen viel Geld.

Die Vakanzquote

Die Formel für die Berechnung einer Vakanzquote ist:

(Anzahl aller offenen Positionen (Vakanzen) / Gesamtzahl der Positionen in einem Unternehmen) x 100.

Eine Beispielrechnung:

Ein Unternehmen hat 500 verfügbare Positionen, davon sind aktuell allerdings nur 447 besetzt, 53 also offen.

(53 / 500) x 100 = 10,6 % Vakanzquote.

Synonyme:

Anstelle von Vakanzzeit spricht man auch von Besetzungszeit oder time to fill.

Was ist time to hire?

Time to hire beschreibt die Gesamtzeit, die für das Wiederbesetzen einer vakanten Stelle benötigt wird. Dabei beginnt die Messung der Mitarbeitergewinnung am Tag der Bewerbung des späteren Mitarbeiters und endet am Tag der Vertragsunterzeichnung zwischen Unternehmen und Bewerber.

Benchmarks der time to hire nach Branchen (nach einer Glassdoor Studie):

Abgrenzung zu time to fill

Oft wird die time to hire im gleichen Atemzug mit time to fill erwähnt. Sie sollten allerdings als zwei verschiedene Metriken betrachtet werden.

Was ist also time to fill?

Time to fill ist die wirklich wichtige Kennzahl.

Sie steht in direktem Bezug zur Vakanzzeit.

Mit dieser Metrik werden die Dauer zwischen dem Zeitpunkt der frei gewordenen Stelle und der letztendlichen Neubesetzung gemessen.

Benchmarks der time to fill nach Branchen (nach einer Glassdoor Studie):

Somit ist die Kennzahl time to hire eine hilfreiche Metrik im Recruiting - die time to fill hilft als Personalkennzahl besonders der Geschäftsplanung. Durch sie können Führungskräfte realistisch den Zeitraum einschätzen, bis ein Ersatz für den Ex-Mitarbeiter gefunden ist.

Überflüssig zu erwähnen, dass Sie beide Metriken in Ihrem Unternehmen so klein wie möglich halten sollten.

Die Zahlen und Personalkosten von Vakanzzeiten, time to hire und time to fill verraten Ihnen skrupellos warum.

Vakanzzeit: Kosten und Zusammenhänge zu anderen Metriken

Um die Vakanzkosten berechnen zu können, schauen Sie am besten auf das größere Bild.

Die harten Kosten einer unbesetzten Stelle

Die Vakanz bedeutet, dass die Arbeit in einer anderen Art als üblich (durch die Schaffenskraft der nicht besetzten Stelle) erledigt werden muss.

Dafür gibt es drei wesentliche Optionen: Zeitarbeit, externe Vergabe oder interne Mehrarbeit (Überstunden).

Parallel laufen während der Vakanzzeit und bei Besetzung die großen wesentlichen Fluktuationskosten auf:

• Neueinstellung
  
• Onboarding
  
• Schulungen
  
• Zeit bis zum OPL (optimales Produktivitäts-Level)
  
• Verlust von Leistungsbereitschaft des Teams aufgrund hoher Fluktuation
  
• höhere Fehlerquoten
  
• allgemeine Auswirkungen auf die Kultur.

Die weichen Kosten einer vakanten Position

Mangelnde Produktivität ist das offensichtlichste Beispiel für die weichen Vakanzkosten. Eine Reihe weiterer kommen erschwerend hinzu: Auswirkungen auf die Mitarbeitermoral, den Kundenservice und das Image oder den Ruf Ihres Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt, in den Augen von Kunden und Wettbewerbern gleichermaßen.

Verlorene Chancen, die aus einer freien Position resultieren

Gesunkene Produktivität wirkt sich immer auf das Geschäftsergebnis aus.

Als Unternehmen müssen Sie zusätzliches Geld an Überstundenkosten zahlen, verpassen wahrscheinlich Geschäfts- und Produktentwicklungsmöglichkeiten, die Sie nicht ausschöpfen oder „auf Sparflamme“ nicht realisieren können.

Bedeutet: Das Wachstum und die Skalierung diverser Potenziale stecken fest.

Kostenrechnung zu Vakanzzeit

Um es einfach zu halten, rechnen wir anhand eines Jahresgehalts und gesetzter Vakanzzeit die entsprechenden Vakanzkosten hoch.

Nehmen wir an, die nicht besetzte Position ist mit 50.000 Euro Jahresgehalt dotiert. Wie berechnen wir die geschätzten Kosten der offenen Stelle für einen Zeitraum von 60 Tagen?

• Dividieren Sie 50.000 Euro durch 250 (die durchschnittliche Anzahl der Arbeitstage pro Jahr), was 200 € an Arbeitskosten pro Arbeitstag entspricht.
• Multiplizieren Sie dies mit einem Produktivitätsmultiplikator von 2 (wenn wir uns dafür entscheiden würden, den Median der Schätzung der Harvard-Studie von ein bis dreimal der Lohnkosten zu verwenden), und dies ergibt uns Gesamtkosten von 400 € pro Arbeitstag. [Im Beispiel gehen wir davon aus, dass die Stelle durchschnittlichen Einfluss auf das Geschäftsergebnis hat. Sie können ebenso den Faktor 1 (kleiner Einfluss) oder 3 (hoher Faktor, etwa in Führungspositionen) wählen.]
• Wenn die Stelle für 60 Tage unbesetzt ist, ergibt dies Gesamtkosten von 24.000 Euro für diese Vakanzzeit.

Der deutsche Worst Case

Seit 2007 steigt die durchschnittliche Vakanzzeit stetig, im Jahr 2019 lag sie bei 130 Tagen, das entspricht mehr als 6 Monaten in Arbeitstagen.

Multiplizieren wir anhand unseres einfachen Beispiels also die 400 € pro Arbeitstag an verlorener Produktivität mit 130 Tagen.

Man erhält die erschreckende Zahl von 52.000 € Kosten durch diese Vakanzzeit.

Heißt pragmatisch: Eine unbesetzte Stelle verursacht in einem Zeitraum von ca. einem halben Jahr mehr Kosten als bezahlte Lohnkosten im gesamten Arbeitsjahr, wenn diese besetzt wäre.

Kosten von Vakanzzeit auf Unternehmensebene

Die Kosten für das gesamte Unternehmen berechnen Sie nach dieser Formal ähnlich. Im folgenden Beispiel nehmen wir die Vakanzquote 10 %. In einem 500 Stellen großen Unternehmen sind demnach 50 Stellen vakant. Der Durchschnittsverdienst wird auf 40.000 € brutto Jahreseinkommen gesetzt.

Arbeitskosten pro Arbeitstag: 40.000 / 250 = 160 Euro

Produktivität pro Arbeitstag: 160 x 2 = 320 Euro

Ø Kosten einer einzelnen Vakanz: 130 Tage x 320 = 41.600 €

Kosten aller 50 Vakanzen im Beispiel: 41.600 x 50 = 2.080.000 €

Im Klartext: 50 Vakanzen, mit einer deutschen durchschnittlichen Vakanzzeit von 130 Tagen kosten das Unternehmen über 2 Millionen Euro in Produktivitätsausfall.

Statistiken, Daten und aktuelle Zahlen zu Vakanzzeit & Fluktuation

• die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland beträgt 130 Tage
• der 10-Jahresverlauf der Bundesagentur für Arbeit spricht eine deutliche Sprache, auch in Hinblick auf Fachkräftemangel und Mangelberufe:

• die Branchen Altenpflege (167 Tage), Gesundheits- und Krankenpflege (140 Tage), IT-Branche (144 Tage), Sanitär, Heizung und Klima (156 Tage) und Fahrzeugtechnik (139 Tage) liegen laut Engpassanalyse teils weit über dem Durchschnitt.
• Angestellte (ab 3 Jahren Berufserfahrung, ohne Führungsverantwortung) bilden mit 44 % laut Deloitte Fluktuationsstudie die größte Gruppe der Jobwechsler
• in der gleichen Studie ist der Geschäftsbereich Vertrieb mit 22 % Fluktuation der Spitzenreiter, was Ursachen für Fluktuation und entstehende Vakanzzeit betrifft
• Führung ist branchenübergreifend der häufigste Kündigungsgrund, gefolgt von zu geringem Gehalt
• Personalchefs sehen laut einer Arbeitsmarktstudie in fehlender fachlicher Weiterentwicklung (35 %) und der fehlenden Vereinbarkeit von Beruf und Familie (35 %) die häufigsten Kündigungsgründe
• die durchschnittliche Mitarbeiterbindung, in Betriebszugehörigkeit in Jahren ausgedrückt, beträgt in Deutschland 10,8 Jahre

Auch weltweit sind die Zahlen alarmierend.

• Laut einer Gallup Studie denken 51 % aller Arbeitnehmer über eine andere Stelle nach
• 50-60 % Jahresgehalt der vakanten Stelle kostet die Neubesetzung durchschnittlich
• 25 % weniger Fluktuation stellen Unternehmen mit Angebot an Remote-Arbeit fest
• 72 % aller Bewerber suchen einen neuen Job mit dem Ziel bessere Karrieremöglichkeiten vorzufinden (Ausführlicher Artikel zum Thema)
• 25 % aller neuen Mitarbeiter verlassen das Unternehmen im ersten Jahr wieder
• 87 % aller Unternehmen geben Mitarbeiterbindung und Retention Management als Priorität im Personalmanagement an
• 69 % aller Mitarbeiter schätzen die Chancen der eigenen Loyalität höher ein, wenn das Onboarding besser wäre
• Die Generation der Millennials wird am Ende Ihres Arbeitslebens voraussichtlich doppelt so viele verschiedene Positionen besetzt haben wie die Generation der Babyboomer

Case Study: Wie Netflix Recruiting umdachte und einfache Lösungen lieferte

In den letzten zehn Jahren hat Netflix nicht nur die Regeln, wie wir Fernsehen konsumieren, auf den Kopf gestellt.

Auch für Ihre Lösungen für Stellenbesetzung, Talentpooling und Mitarbeiterbindung kann man mit Fug und Recht behaupten: Disruption liegt in ihrer Unternehmenskultur.

Patty McCord, erste CTO – Chief Talent Officer – bei Netflix, akzeptierte keine alteingesessenen Glaubenssätze, wie man Mitarbeiter findet, bindet und das Employer Branding so stark wie möglich macht. Damit sagte Sie Vakanzzeit, Vakanzquote und aller Statistik den Kampf an.

Ihr pragmatischer Ansatz lies nicht nur die HR-, sondern die gesamte Geschäftswelt aufhorchen. Das Netflix Culture Deck, den Sie mit Netflix CEO Reed Hastings aufsetzt, wurde anschließend an prägendes System des Silicon Valley gefeiert.

Also was hatte Netflix ausgearbeitet?

Die drei Schlüsselpunkte, um Mitarbeiter zu binden und Vakanztage gering zu halten

#1 Schwerpunkt: 1A - Auswahl

Sie wählen den optimalen Bewerber, in dem Sie sich auf Werte und Charakter im Einstellungsprozess konzentrieren.

Talentpooling ist nichts wert, wenn Sie beim Zugriff auf besagte Talente die falschen Bewertungskriterien wählen.

So bricht diese Regel mit dem traditionellen Ansatz und jeder Statistik:

Laut Lehrbuch besteht ein Unternehmen aus Mitarbeiter- und Qualitätsschichten. Eine kleine Gruppe von Leistungsträger (hohe Produktivität), eine große Gruppe mit durchschnittlicher Produktivität und eine weitere kleine Gruppe der Faulpelz (niedrige Produktivität).

Passend dazu entwickelte Jack Welch im Übrigen den rank or yank – Ansatz, mittlerweile als nicht zeitgemäße Bewertungsmatrix von Leistung verpönt.

Patty McCord fragte jedoch offen:

Wenn wir wissen, wie wertvoll diese Leistungsträger für uns sind, warum stellen wir nicht nur diese High-Performer ein?

Kurzerhand setzten Sie hohe Messlatten für den Recruiting-Prozess auf.

Man suchte von nun an „voll ausgebildete, erwachsene Mitarbeiter“, die den Erfolg Ihres Teams und des gesamten Unternehmens vor Ihren eigenen stellen würden.

Dieser Charakterzug kam von nun an vor jeder Fähigkeit und allen Talenten, die ein Bewerber mitbrachte.

Für Netflix war die Einstellung von Top-Talenten der ultimative Vorteil.

„Das Beste, was sie für Mitarbeiter tun können – ein Vorteil, der besser ist als Betriebssport oder kostenloses Sushi – ist, nur 'A-Spieler einzustellen, um neben ihnen zu arbeiten“, schrieb sie in der Harvard Business Review. „Hervorragende Kollegen übertrumpfen alles andere.“

Dieses Beharren auf die Ansammlung von charakterstarken Leistungsträgern ist ein wichtiger Treiber für die überdurchschnittliche Mitarbeiterbindungsrate des Unternehmens.

#2 Schwerpunkt: Der Erwachsenengarten

Behandeln Sie Mitarbeiter wie Erwachsene.

Es klingt lachhaft und doch passiert es täglich. Auf der ganzen Welt, in unzähligen Unternehmen, Teams und zwischen Kollegen. Unternehmen und/oder seine Führung behandeln seine Mitarbeiter wie Kinder.

Mikromanagement, hohe interne bürokratische Hürden, Konfliktmanagement – man fühlt sich an Helikopter-Eltern im Kindergarten erinnert.

McCord wiederum zögerte nicht, die Tatsachen offen anzusprechen.

Um echte High-Performer gewinnen zu können, sollten Sie diese anvisierten Talente von Tag 1 der Bewerbung wie Erwachsene behandeln.

Was ist damit gemeint?

Im Falle von Netflix entstand eine Arbeitsrichtlinie, die nur sieben Wörter lang ist:

„Handeln Sie im besten Interesse des Unternehmens.“

Vertiefend ergaben sich daraus Maßnahmen wie:

• Unbegrenzte Urlaubs- und Vertrauensarbeitszeiten. Denn das sendet die Botschaft, dass man den Mitarbeitern vertraut, das Richtige zu tun und sich verantwortlich untereinander abzustimmen
• Bezahlter einjähriger Vaterschaftsurlaub. Eine nie dagewesene Neuheit und doch so simpel und effektiv. Gleichbehandlung geht in viele Richtungen. Und Mitarbeiter wissen immer einen ehrlichen, aufrichtigen Ansatz zu schätzen.

Und zur Überraschung vieler funktionierten die Konzepte vollends.

Teams regulieren sich bis heute selbst: Urlaubs, Vertretungs- und Überstunden-Konflikte sind kein Thema.

Vor allem aber ist es diese klare Grundhaltung, Menschen wie vertrauenswürdige Partner zu behandeln – was in den Richtlinien aus „Befehl und Gehorsam“ vergangener Zeiten undenkbar war –, das zu der überdurchschnittlichen, starken und messbaren Mitarbeiterbindung und niedrigen Fluktuation von Netflix beigetragen hat.

#3 Schwerpunkt: Großartige Führung

Entwickeln Sie große Manager. Mit dem richtigen Führungskräfte-Coaching.

Es klingt so einfach und fällt so vielen Unternehmen doch so schwer.

Alle effektiven Bindungsstrategien müssen einen Plan zur Entwicklung großartiger Führungskräfte enthalten.

Vorgesetzte sind das direkte Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und dem Rest der Organisation. Sie sind wesentlich für die Umsetzung der Strategie und Vision der obersten Bosse verantwortlich.

Gute Manager sind nicht unbedingt Star-Performer. Sie führen und leiten Ihr Team, sind anschließend erst selbst fachlich produktiv.

Bei Netflix stand Leadership für das Ziel Teambuilding über allem.

„Wir haben Managern immer wieder gesagt, dass der Aufbau eines großartigen Teams ihre wichtigste Aufgabe ist“, schreibt McCord in HBR. „Wir haben sie nicht daran gemessen, ob sie hervorragende Trainer oder Mentoren waren - oder ob sie ihre Projekte rechtzeitig erledigt haben.“

Fazit: Sind Ihre Ressourcen stark genug?

Die Ursachen für Vakanzzeit, hohe Fluktuation und schwere Stellenbesetzung haben Sie auf dem Schirm.

An welchen Stellen brechen die Statistiken in Ihrem Unternehmen?

Ihre Personalkennzahlen geben Ihnen Aufschluss darüber, wo Recruiting optimiert werden muss.

Mithilfe der Rechnungen sind Sie je nach Unternehmensgröße schnell bei 6-, 7- oder 8-stelligen Kosten und verpasster Produktivität.

Die Frage, die Sie beantworten sollten, ist:

Können wir diese Probleme intern lösen oder braucht es externe Hilte?

Wenn Sie gerade mit dem Thema starten, erfassen Sie besser schleunigst die wichtigsten Personalkennzahlen bevor Sie weitere Schritte planen.

Wenn Sie Personalkennzahlensysteme installiert haben und sich die Zahlen nicht bessern, holen Sie sich externe Meinungen und Methoden ins Haus.

Stimmen Ihre Zahlen weitestgehend und sehen Sie punktuelles Potenzial zur Verbesserung in Recruiting, Fluktuation und Mitarbeiterbindung, gehen Sie systematisch vor.

Beginnen Sie bei der durchschnittlichen Vakanzzeit auf Unternehmensebene.

Arbeiten Sie sich in der Analyse dann durch Geschäftsbereiche, Abteilungen, Teams, Demografieklassen, Geschlechter und Co.

Stellen Sie Ihre Führungsteams und einzelne Kollegen auf messbare Prüfsteine.

Wenn das geschehen ist, entwickeln Sie vereinzelte Lösungs-Szenarien oder seien Sie offen für eine Meinung von außen.

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In diesem Artikel geht es um:

• Vakanzzeit
• Vakanzquote
• Recruiting-Kennzahlen
• Personalkennzahlen
  
• Mitarbeiterbindung
  
• Fluktuation in Unternehmen
  
• Ungewollte Kündigungen
  
• Employer Branding
• Retention Management