Fehlzeitengespräche einführen: Leitfaden für Führungskräfte

Fehlzeiten sind teuer – und sie nehmen zu.

Doch wie können Sie als Führungskraft dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter nicht einfach krankmelden, sondern wirklich Unterstützung bekommen? 

Fehlzeitengespräche sind ein mächtiges Tool – wenn sie richtig geführt werden.

Sie dürfen nicht als vorwurfsvolle „Pistole-auf-die-Brust“-Gespräche missverstanden werden, sondern sollten viel mehr als Chance für das Unternehmen betrachtet werden, den Krankenstand effizient zu verringern. 

Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die erfolgreiche Einführung von Fehlzeitengesprächen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fehlzeitengespräche sind ein Führungsinstrument, um Fehlzeiten zu analysieren und gemeinsam Lösungen zu finden.

• Das Ziel ist nicht Bestrafung, sondern Unterstützung – Gespräche sollten wertschätzend und lösungsorientiert geführt werden.

• Datenbasierte Vorbereitung ist essenziell – Eine klare Analyse der Fehlzeiten hilft, Muster zu erkennen und individuell passende Maßnahmen abzuleiten.

• Strukturierte Gesprächsführung sorgt für Wirkung – Ein klarer Ablauf mit offenen Fragen und aktiven Zuhören verbessert die Akzeptanz und Ergebnisse.

• Transparenz und Fairness erhöhen die Akzeptanz – Einheitliche Regeln und nachvollziehbare Kriterien stärken Vertrauen und vermeiden Missverständnisse.

• Langfristige Maßnahmen einplanen – Erfolgreiche Fehlzeitenreduktion erfordert nicht nur Gespräche, sondern auch präventive Maßnahmen zur Gesundheitsförderung.

Warum Fehlzeitengespräche ein wichtiges Instrument im Personalmanagement sind

Häufige Abwesenheiten der Mitarbeiter sind für Unternehmen nicht nur ein erheblicher Kostenfaktor, sondern können sich auch negativ auf das Betriebsklima und die Produktivität auswirken. 

Es ist daher wichtig herauszufinden, warum Fehlzeiten entstehen. Das gelingt am erfolgreichsten, wenn Vorgesetzte mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein offenes, vertrauensvolles Gespräch führen. 

In einem Fehlzeitengespräch können sie die Ursachen für die Abwesenheiten identifizieren:
Liegen gesundheitliche Probleme vor, die eine längere Arbeitsunfähigkeit verursachen?
Fühlt sich der Mitarbeiter möglicherweise überlastet oder unterfordert?
Oder wirken sich vielleicht private Gründe auf die Arbeitsfähigkeit aus? 

Mit Feingespür und Empathie kann diesen Fragen auf den Grund gegangen werden. Da das nicht allen Vorgesetzten leichtfällt, sollten die Führungskräfte entsprechend geschult werden.

Erste Hilfestellungen bietet unser Beitrag. Hier erfahren Sie:

• Mit wem sollten Fehlzeitengespräche geführt werden?
• Wie bereite ich mich richtig auf das Fehlzeitengespräch vor
• Welche Fragen gilt es zu stellen?
• Welche Fehler gilt es zu vermeiden?

Wichtig ist: Fehlzeitengespräche werden oft als Misstrauen verstanden.
Achten Sie darauf, dass Sie als Vorgesetzte diesen Eindruck nicht vermitteln und Ihr Gegenüber das Gespräch als Chance für die Zukunft begreift. Wenn Ihnen das gelingt, dient Ihnen das Fehlzeitengespräch zugleich als Instrument der Mitarbeiterbindung, da ihre Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen und verstehen, dass ihr Arbeitgeber sich um ihr Wohlbefinden kümmert. 

Eine Win-Win-Situation, denn: Zufriedene Mitarbeiter sind motivierter und weniger anfällig für Krankheiten.

Fehlzeitengespräch richtig führen - in 10 Schritten

1. Laden Sie richtig ein

Als Führungskraft werden Sie vermutlich eine Übersicht über die Abwesenheiten Ihrer Teammitglieder haben. Diese gibt Ihnen erste Anhaltspunkte dafür, ob ein Fehlzeitengespräch angemessen ist, oder nicht. 

Gibt es Mitarbeiter, die häufig an Brückentagen oder montags bzw. freitags krank sind? Gibt es Mitarbeiter, die besonders häufig erkranken und zudem unglaubwürdig erkranken? Vielleicht haben Sie bei der ein oder anderen Person Zweifel. Das ist vollkommen nachvollziehbar. 

Diese Zweifel sollten Sie aber versuchen beiseitezuschieben. 

Seien Sie sich Ihres Ziels bewusst: Es geht Ihnen im Sinne Ihres Unternehmens nicht darum, vergangene unnötige Abwesenheiten aufzudecken, sondern künftige Fehlzeiten zu verringern. Mit diesem Ziel im Hinterkopf, laden Sie Ihre Mitarbeiter zu Gesprächen ein, für die Sie sich ausreichend – mindestens eine halbe Stunde pro Person – Zeit nehmen sollten. 

Achten Sie bei der Einladung auch auf das Wording: Für die eingeladene Person ist es sicherlich angenehmer, zu einem Mitarbeitergespräch oder Personalgespräch eingeladen zu werden, als zu einem „Fehlzeitengespräch“.

Übrigens: Sie haben Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die durch keine oder sehr wenige Fehlzeiten glänzen? Suchen Sie auch hier das Gespräch – und würdigen Sie die seltene Abwesenheit. Ihre Mitarbeiter werden das zu schätzen wissen und sind für eine ähnlich geringe Fehlzeit in Zukunft motiviert.

2. Holen Sie sich professionelle Unterstützung

Ein Fehlzeitengespräch sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es gibt einige Fallstricke, die es zu beachten gibt – zum Wohle des Mitarbeiters aber auch zu ihrem eigenen Wohle bzw. dem des Unternehmens. Holen Sie sich externe Unterstützung, um Ihr Fehlzeitenmanagement mit erprobten Mitteln professionell durchzuführen und Vorgesetzte für die wichtigen Gespräche zu befähigen. Mit einem klaren, langfristigen Konzept sparen Sie nicht nur Kosten durch einen gesenkten Krankenstand, sondern auch interne Ressourcen und Zeit. Die externe Beratung ermöglicht Ihnen zudem einen objektiven Blick auf mögliche Ursachen des zu hohen Krankenstandes.

3. Bereiten Sie sich gut vor

Bevor Sie mit dem Mitarbeiter das Gespräch suchen, gehen Sie sicher, dass Sie gut informiert über die Person sind – im Rahmen, wie es Ihnen in Ihrer Rolle als Führungskraft möglich ist. 

Was wissen Sie aus bisherigen Gesprächen über die privaten Hintergründe? Ist bereits ein Krankheitsbild (inkl. ärztlicher Atteste) bekannt? Wie verhält sich die Person im Team? Seien Sie auch selbstkritisch: Könnte es im Arbeitsumfeld Gründe für eine Abwesenheit oder Erkrankung geben? Gab es in der letzten Zeit besondere Herausforderungen? Haben Sie die Möglichkeit gegeben, dass der Mitarbeiter von sich aus Missstände ansprechen könnte? 

Machen Sie sich außerdem ein genaues Bild von den Fehlzeiten und vergleichen Sie diese mit den Abwesenheiten von Kolleginnen und Kollegen in ähnlicher oder sogar gleicher Position.

4. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre

Versuchen Sie, das Gespräch persönlich zu führen. Wählen Sie möglichst eine Uhrzeit, die für Sie beide ohne stressige Anschlusstermine möglich ist und finden Sie einen Raum, in dem Sie ungestört und offen sprechen können. Sollte es nicht möglich sein, räumlich am gleichen Ort zu sein, legen Sie den Zeitpunkt des Videogesprächs so fest, dass Sie sich beide an einem ruhigen, ungestörten Ort befinden – Sie werden das Vertrauen des Mitarbeiters nicht erlangen, wenn Sie in einem vollen Bahnabteil sitzen oder sich Familienmitglieder im Hintergrund befinden.

5. Steigen Sie offen in das Gespräch ein

Sie müssen nicht mit der Tür ins Haus fallen, aber Sie sollten so früh wie möglich transparent darlegen, worüber Sie mit dem Mitarbeiter sprechen möchten. Starten Sie mit einer freundlichen Begrüßung und zeigen Sie Ihre Wertschätzung dafür, dass Ihr Gegenüber sich bereiterklärt, an dem Gespräch teilzunehmen. Erklären Sie dann kurz und prägnant, worum es in dem Gespräch geht, und versichern Sie, dass dieses vertraulich behandelt werden wird. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihr Gesprächspartner nicht den Eindruck gewinnt, dass Sie Ihm misstrauen. Auch wenn Sie – begründete oder unbegründete – Zweifel an der Notwendigkeit seiner Fehlzeiten haben, lassen Sie es sich nicht anmerken. Denn sollte sich die Person „ertappt“ fühlen, wird die Reaktion darauf sicherlich keine Verringerung des Krankenstandes sein – denn dies käme einem Eingeständnis gleich. Konzentrieren Sie sich statt auf vergangene Fehlzeiten lieber auf die Vermeidung künftiger Abwesenheiten und gehen Sie ergebnisorientiert an das Gespräch heran.

6. Hören Sie aktiv zu

Stellen Sie offene Fragen und geben Sie damit dem Mitarbeiter die Chance, sich ausführlich zu der Sache zu äußern. Bleiben Sie während des Gesprächs konzentriert. Nur, wenn Sie Ihrem Gegenüber Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, können Sie auf Details seiner Schilderung eingehen. Unterbrechen Sie den Mitarbeiter nicht in seinen Ausführungen – fassen Sie stattdessen regelmäßig zusammen, was Sie verstanden haben, um sicherzustellen, dass Sie alles korrekt erfasst haben. Versuchen Sie, sich in die Lage Ihres Gesprächspartners zu versetzen – das wird Ihnen helfen, empathisch auf dessen Schilderungen zu reagieren und das angemessene Verständnis für seine Situation aufzubringen. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Gegenüber stets mit Respekt behandeln, auch wenn Sie unterschiedlicher Meinung sind.

7. Gehen Sie den Ursachen auf den Grund

Diese Stelle im Gespräch erfordert ein hohes Maß an Sensibilität. Gehen Sie auf die Hintergründe der Fehlzeiten ein, ohne den Mitarbeiter zu belehren oder zu verurteilen. Zeigen Sie stattdessen Verständnis für seine Situation. 

Gezielte Fragen helfen Ihnen, sich ein gutes Bild zu verschaffen. Stellen Sie aber keine Fragen zu dem Krankheitsgrund – der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, sich dazu zu äußern, da es ein Eingriff in seine Persönlichkeitsrechte ist. Ausnahmen liegen beispielsweise vor, wenn es sich um eine ansteckende Krankheit handelt oder wenn betriebliche Bedingungen zur Erkrankung geführt haben. Das sollten Sie unbedingt in Erfahrung bringen. Wenn die Ursache für die Erkrankung in Ihrem Unternehmen liegt, gilt es entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

8. Finden Sie gemeinsame Lösungen

Erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter Lösungen, um künftige Fehlzeiten zu vermeiden. Dabei ist zu unterscheiden, ob die Ursachen für die bisherige Abwesenheiten persönlich bedingt sind oder betrieblich. Gibt es persönliche Gründe für die Fehlzeiten, dann bitten Sie um Vorschläge für Maßnahmen und bewerten Sie diese nicht. 

Bieten Sie, wo es möglich ist, Ihre Unterstützung an, ohne übergriffig zu werden – immerhin geht es um das Privatleben des Mitarbeiters. Wenn die Fehlzeiten mit der Tätigkeit des Mitarbeiters oder mit betrieblichen Bedingungen zusammenhängen, dann stellen Sie die Richtigkeit sicher. Das können Sie zum Beispiel machen, indem Sie offen in Frage stellen, warum Kollegen im gleichen oder ähnlichen Tätigkeitsfeld weniger Fehlzeiten haben. Sind die Gründe nachvollziehbar, dann erkundigen Sie sich, welche Maßnahmen zur Verbesserung Ihr Gegenüber vorschlägt. Gehen Sie gemeinsam in die Lösungsfindung, aber werden Sie nicht zum Wortführer – lassen Sie den Mitarbeiter selbst Vorschläge machen und moderieren Sie durch den Prozess. Vereinbaren Sie zum Schluss möglichst konkrete Maßnahmen.

9. Schließen Sie das Gespräch positiv ab

Fassen Sie abschließend die wichtigsten Punkte des Gesprächs zusammen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie das gleiche Verständnis der nun zu erfolgenden Maßnahmen haben. Halten Sie alles auch schriftlich fest. 

Lassen Sie den Mitarbeiter nicht mit dem Gefühl aus dem Gespräch, dass er nun auf dem Prüfstand sei oder Konsequenzen zu erwarten habe – sondern viel mehr mit dem positiven Gefühl, dass seine Vorgesetzten sich um sein Wohlbefinden sorgen und an einer gemeinsamen Lösung interessiert sind.

10. Bleiben Sie in Kontakt

Legen Sie einen Kontrolltermin fest, in dem Sie sich erkundigen, wie es dem Mitarbeiter inzwischen geht und ob die abgestimmten Maßnahmen bereits greifen. Vielleicht bietet es sich an, einen regelmäßigen Jour fixe zu vereinbaren, um sich miteinander auszutauschen. Finden Sie eine für die jeweilige Situation passende Vereinbarung.

Fehlzeiten ansprechen: Die besten und schlechtesten Fragen

Im Fehlzeitengespräch gibt es ein paar Do’s und Dont’s, die Sie unbedingt beachten müssen, um ein konstruktives Gespräch zu führen und die Beziehung zu Ihrem Mitarbeiter zu stärken. Wir zeigen Ihnen ein paar Beispiele für gute und schlechte Fragen.

Was Sie fragen können:

Thema Arbeitsbelastung:

• "Gibt es Projekte oder Aufgaben, die Sie belasten?"
• "Wie empfinden Sie Ihre aktuelle Arbeitsbelastung?"

Thema Arbeitsorganisation:

• "Gibt es Veränderungen am Arbeitsplatz, die Sie als schwierig empfinden?"
• "Würde Ihnen eine bessere Organisation Ihrer Aufgaben helfen?"

Thema Gesundheit:

• "Wie geht es Ihnen gesundheitlich aktuell?"
• "Könnten wir als Unternehmen etwas tun, um Ihre Gesundheit zu fördern?"

Thema Rückkehr:

• "Fühlen Sie sich in der Lage, Ihre volle Arbeitsleistung wieder aufzunehmen?"
• "Sollten wir irgendwelche Einschränkungen berücksichtigen?"

Was Sie besser nicht fragen sollten:

• Diagnose: Mit Fragen nach einer spezifischen Krankheit greifen Sie in die Privatsphäre des Mitarbeiters ein – solche Fragen dürfen Sie aus Datenschutzgründen nicht stellen. Es gibt nur wenige Ausnahmen, die solche Fragen sogar erforderlich machen, wie die Gefährdung Dritter (z. B. Infektionsgefahr), bestimmte Berufe (z. B. Ärzte oder Piloten) oder wenn arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen (z.B.: Kündigung).
• Private Gründe: Gehen Sie sensibel mit Fragen nach privaten Problemen um. Da sie nicht direkt mit der Arbeit zusammenhängen, können indiskrete Fragen unangemessen sein und das Vertrauen des Mitarbeiters in Sie als Führungskraft untergraben. Entscheiden Sie im Einzelfall und je nach Verlauf des Gesprächs, ob eine Erkundigung passend oder unpassend ist.
• Beleidigende oder anklagende Fragen: Gehen Sie respektvoll mit Ihrem Gegenüber um und vermeiden Sie Fragen, die ihn in die Defensive drängen oder ihn für die Fehlzeiten verantwortlich machen. Fehlzeitengespräche können schnell den Eindruck erwecken, dass der Mitarbeiter des Arbeitszeitbetrugs angeklagt werden soll. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gegenüber schon früh merkt, dass Sie an einem lösungsorientierten Gespräch interessiert sind.

Was Fehlzeitengespräche von Krankenrückkehrgesprächen unterscheidet

Keine Frage, regelmäßige Mitarbeitergespräche gehören in den meisten Unternehmen zum festen Bestandteil eines jeden Personalmanagements. 

Es gibt jedoch unterschiedliche Anlässe und Ziele solcher Gespräche. Sind Mitarbeiter auffällig häufig oder längere Zeit erkrankt und Führungskräfte suchen aus diesem Grund das Gespräch mit ihnen, spricht man von Fehlzeitengesprächen oder Krankenrückkehrgesprächen. 

Diese beiden Begriffe werden häufig synonym verwendet und sind in der Tat nicht immer ganz trennscharf. Man kann aber wie folgt unterscheiden:

Krankenrückkehrgespräch: Wenn ein Arbeitnehmer mehrere Tage oder Wochen krankheitsbedingt gefehlt hat, kann ein Krankenrückkehrgespräch dem Arbeitgeber helfen zu verstehen, warum der Mitarbeiter abwesend war und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter wieder einsatzbereit ist. Sind die Ursachen für die Abwesenheit durch die Arbeit bedingt, kann ein Krankenrückkehrgespräch helfen, nötige Maßnahmen zu ergreifen, um künftige Fehlzeiten zu vermeiden. Krankenrückkehrgespräche sind nicht mit BEM-Gesprächen zu verwechseln, welche Teil des „Betrieblichen Eingliederungsmanagements“ und damit im Sozialgesetzbuch verankert sind.

Fehlzeitengespräch: Sind Arbeitnehmer häufig für kurze Zeit erkrankt, könnten Probleme am Arbeitsplatz der Grund sein. Dies sollte der Arbeitgeber unbedingt in einem Gespräch klären. Auch, wenn Mitarbeiter auffällig häufig zum Beispiel an Feiertagen oder kurz vor dem Wochenende erkranken, kann ein Fehlzeitengespräch Klarheit bringen und Missverständnisse vermeiden.

Egal, ob Krankenrückkehrgespräch oder Fehlzeitengespräch – für alle Unternehmen ist es im Sinne des Fehlzeitenmanagements empfehlenswert, diese Gespräche strukturiert und professionell begleitet einzuführen. Vorgesetzte müssen für diese Situationen geschult werden und die Führungsebene muss verstehen, aus welchen Gründen diese Art von Gesprächen für die Geschäftsziele relevant ist.