EU Pay Transparency: Welche Pflichten jetzt auf Unternehmen zukommen

⏱️ Lesedauer: ca. 13 Minuten · 🗓️ Letztes Update: April 2025

Equal Pay wird Pflicht. Ab 2025 starten die ersten Reporting-Anforderungen der EU-Pay-Transparency-Richtlinie – und viele Unternehmen sind darauf nicht vorbereitet. 

Diese Seite gibt Ihnen einen kompakten Überblick über die neuen Pflichten, Fristen und Risiken. Und vor allem: darüber, wie Sie rechtzeitig die richtigen Antworten finden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Equal Pay Assessment Pflicht: Ab 5 % Gender Pay Gap droht die verpflichtende Überprüfung Ihrer Gehaltsstrukturen.
• Gehaltstransparenz wird zur Compliance-Frage: Reportingpflichten für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden – abgestuft nach Unternehmensgröße.
• Jobbewertung und Gehaltsbänder: Ohne nachvollziehbare Pay-Logik kein Equal Pay Nachweis.
• Reportingpflicht Gehalt: Jetzt Prozesse prüfen, um 2025 und 2027 souverän liefern zu können.
• Fairness als Führungsfrage: Transparenz stärkt Bindung und Vertrauen – nicht nur gegenüber Behörden, sondern vor allem im eigenen Team.

Was steckt hinter der EU-Pay-Transparency-Richtlinie?

Die Gehaltsfrage ist längst keine Privatsache mehr. Wer Mitarbeitende gewinnen und halten will, kommt um eine zentrale Anforderung nicht herum: Nachvollziehbare, faire und erklärbare Bezahlung. Genau hier setzt die EU-Pay-Transparency-Richtlinie an – und macht aus dem oft vagen Versprechen von Equal Pay eine konkrete Verpflichtung. 

Der Kerngedanke: Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit soll keine Auslegungssache sein, sondern überprüfbar, messbar und transparent.

Für viele Unternehmen heißt das: Sie werden ihre Gehaltsstrukturen nicht nur hinterfragen, sondern offenlegen müssen – spätestens wenn Mitarbeitende nachfragen oder der Gesetzgeber es verlangt. 

Wer zu große Unterschiede ohne objektive Begründung in Kauf nimmt, läuft künftig Gefahr, erklären zu müssen, warum.

Transparenz als Pflicht – und als Chance

Die neue EU-Richtlinie verpflichtet Unternehmen dazu, bestehende Gehaltsunterschiede sichtbar zu machen und Lohnlücken systematisch zu analysieren.
Betroffen sind dabei nicht nur klassische Bürojobs, sondern auch Produktions- und gewerbliche Bereiche, in denen viele Unternehmen ihre größten Gender Gaps finden. Die Richtlinie zielt auf mehr Fairness – aber sie zwingt Unternehmen auch, ihre eigene Logik hinter Vergütung und Bewertung sauber zu klären. 

Und genau das wird in vielen Fällen zum eigentlichen Problem: Denn Gehaltsspannen, Eingruppierungskriterien oder Karrierestufen sind oft historisch gewachsen, inkonsistent oder schlicht nie klar definiert worden.

Die EU will das ändern. 

Bis 2027 müssen Unternehmen (je nach Unternehmensgröße auch früher) in der Lage sein, Gender Pay Gaps offenzulegen, auf Anfrage Gehaltsauskünfte zu erteilen und – bei zu großer Lücke – ein sogenanntes Equal Pay Assessment durchzuführen.
Die genauen Anforderungen der Richtlinie können Sie hier nachlesen: EU-Richtlinie 2023/970 zur Lohntransparenz im Amtsblatt der Europäischen Union.

Das bedeutet: Die Zeit der freiwilligen Selbstverpflichtung ist vorbei. Wer bis 2027 nicht in der Lage ist, klare Antworten auf einfache Fragen zu geben – etwa „Wie bewerten wir eigentlich Arbeit?“ oder „Wie erklären wir unsere Gehaltsspannen?“ – riskiert nicht nur rechtliche Probleme, sondern auch Glaubwürdigkeit bei den eigenen Mitarbeitenden.

Wer ist von der EU-Pay-Transparency betroffen?

Die neue Richtlinie gilt für alle Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden. Doch auch wer knapp darunterliegt, sollte genauer hinsehen – spätestens, wenn Wachstum geplant ist oder die Gehaltsfrage ohnehin zum Thema wird. Denn Transparenzfragen machen nicht an Mitarbeitergrenzen halt.
Besonders in Unternehmen mit gewerblichen und produktionsnahen Bereichen sind Pay Gaps häufig größer, als es das Bauchgefühl vermuten lässt.

Betroffen sind nicht nur HR oder Compensation & Benefits. Auch Führungskräfte, die Gehaltsentscheidungen treffen oder verantworten, müssen künftig erklären können, warum vergleichbare Rollen unterschiedlich bezahlt werden. Genau hier wird aus einem Compliance-Thema schnell eine strategische Führungsfrage für die HR – und ein Hebel für nachhaltige Bindung und faire Entwicklungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen.

Welche Pflichten bringt die Richtlinie konkret mit sich?

Die Anforderungen der EU-Pay-Transparency-Richtlinie sind mehr als Reporting-Pflicht und Datenabgabe. Sie zielen auf den Kern Ihrer Vergütungslogik: Wie bewerten Sie Arbeit? Wie definieren Sie Gleichwertigkeit? Und wie stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse das auch abbilden?

Im Fokus stehen dabei vier zentrale Verpflichtungen:

Ab wann gelten die neuen Regeln?

Die EU-Pay-Transparency-Richtlinie ist beschlossen – und der Countdown läuft. Auch wenn viele Unternehmen das Thema aktuell noch zur Seite schieben, sind die ersten Fristen näher als gedacht. Die Umsetzung erfolgt gestaffelt nach Unternehmensgröße und beginnt schrittweise ab 2025. Spätestens 2027 müssen viele Unternehmen ihre Prozesse und Strukturen so angepasst haben, dass sie die Anforderungen rechtssicher erfüllen können.

Staffelung nach Unternehmensgröße: Wer muss wann liefern?

Unabhängig von den Reporting-Terminen gilt: Das Auskunftsrecht der Mitarbeitenden zu Gehaltsspannen greift sofort nach nationaler Umsetzung der Richtlinie – also deutlich früher als viele denken. Wer bei Gehaltsfragen künftig keine klaren Antworten liefern kann, wird angreifbar.

Die vollständigen Regelungen und den genauen Wortlaut der EU-Richtlinie finden Sie im Amtsblatt der Europäischen Union (EU 2023/970).

Was droht bei Verstößen gegen die EU-Pay-Transparency-Richtlinie?

Die Richtlinie setzt nicht nur auf Transparenz, sondern auch auf Konsequenz. Wer sich nicht an die neuen Vorgaben hält, muss mit klar definierten Sanktionen rechnen. Vor allem aber steigt der Druck von innen: Sobald Gehaltsunterschiede öffentlich werden, wird das Thema schnell zur Frage von Führung, Fairness und Glaubwürdigkeit.

Diese Risiken sollten Unternehmen kennen:

Die spannende Frage lautet also nicht: „Wie vermeiden wir Strafen?“ – sondern: „Wie schaffen wir Strukturen, die wir auch mit gutem Gefühl offenlegen können?“ 

Wer das frühzeitig klärt, reduziert nicht nur Risiken, sondern stärkt die eigene Arbeitgebermarke nachhaltig.

Warum es sich lohnt, jetzt zu starten – und nicht erst 2027

Viele Unternehmen werden versuchen, das Thema bis kurz vor Fristablauf auszusitzen. Das Problem daran: Wer Transparenz erst unter Druck schafft, produziert meist hektische Excel-Schlachten, Verteidigungsreden und unnötige Konflikte mit Mitarbeitenden und Betriebsräten. 

Der Unterschied zwischen einem echten Fairness-System und einer kurzfristigen Schadensbegrenzung liegt oft in der Frage, wann und wie Sie starten.

Ob als Teil einer datenbasierten HR-Strategie, als Basis für eine faire Entwicklungskultur oder als klare Antwort auf die steigenden Erwartungen der Mitarbeitenden: Wer Transparenz ernst nimmt, verschafft sich nicht nur Compliance, sondern echte Gestaltungskraft.